Evernoteは、領収書から税務書類まで、あらゆる書類を保管するペーパーレスなファイルキャビネットになっています。中でも最も頻繁に使うのは、携帯電話やケーブルテレビ、その他の口座の月々の明細書です。
以前は、明細書が郵送で届き、頼りになるScanSnapでスキャンしてEvernoteに保存していました。今ではほとんどの明細書がオンラインで入手できるので、紙の明細書を使わずに済みます。代わりに、明細書をダウンロードして、適切なタグを付けて適切なEvernoteノートブックにインポートします。その後、元の明細書は削除します。
このプロセスは必ずしも難しいわけではありませんが、面倒で繰り返しの多い作業です。毎月6枚ほどの明細書を受け取ることを考えれば、なぜこのプロセスを自動化することにしたのかは容易に理解できます。
その自動化の鍵となるのが、指定されたフォルダーのセットを監視し、定義したルールに基づいてそれらのフォルダー内のファイルに対してアクションを実行できるユーティリティおよびシステム環境設定パネルである Hazel です。
仕組みを説明するために、Hazel と Evernote を使用して毎月のケーブルテレビ料金を自動的に記録する方法を説明します。
識別して名前を変更する
このプロセスは、ケーブル会社のサイトから請求書のPDFをダウンロードフォルダにダウンロードすることから始まります。この部分はまだ手作業ですが、書類に直接関わるのはこれで最後です。
ダウンロードフォルダを監視し、ケーブルテレビの請求書を探すHazelルールを設定しています。Hazelルールは、適用対象となるドキュメントに固有の条件に基づいて動作させる必要があります。今回は、HazelのSourceURL/Address条件を使用します。Cox Cableの請求書は、私がcox.netから定期的にダウンロードする唯一のドキュメントなので、sourceURL/Addressに「」が含まれるドキュメントを検索することからルールを開始しますcox.net。Hazelに識別させたいドキュメントの固有の条件を見つけるには、ある程度の試行錯誤が必要になるかもしれませんが、通常は何らかの条件を見つけることができます。
Hazel が Cox Cable からの請求書を見つけたら、ドキュメントの名前を変更し、特定のタグが付いた特定の Evernote ノートブックにインポートし、最後に元のドキュメントを削除するという 3 つの操作を実行してほしいです。
ケーブルテレビ料金の請求書の条件に合致する文書に対して、Hazelが最初に行うアクションは名前の変更です。新しいファイル名の最初の部分は、ファイルがダウンロードされた日付に基づいています。これは、明細書自体と同じ月である可能性が高いです。日付はYYYY.MM、コンピュータで扱いやすく、簡単に並べ替えられるように、必要に応じて先頭にゼロを付けてフォーマットします。ケーブルテレビ料金のような月次明細書の場合、日付は重要ではないため、通常は含めませんDD。
ファイル名の2番目の部分には説明が含まれています。ケーブルテレビの請求書の場合、説明は非常にシンプルです。2013年3月のケーブルテレビの請求書の名前は です2013.03 COX.pdf。
HazelのAppleScript
ファイル名を変更したら、次のステップは、Evernote内のStatementsノートブックにファイルをインポートし、タグを適用することです。この処理には、AppleScriptを少し使用します。Hazel内では、ファイル名を変更した後、次のアクションとして「AppleScriptを実行」を選択します。適切なAppleScriptをHazelルールに埋め込むか、既存のスクリプトにリンクすることができます。HazelのStatementルールに埋め込むスクリプトのテンプレートは次のとおりです。
アプリケーション「Evernote」を起動して、ファイルtheFileノートブック{"ノートブック名"}からノートを作成してください。タグ{"タグ1", "タグ2", "タグ3", "タグ4"}end tell(注意:createからまでのすべてを"tag 4"}1 行に記述してください。)
それぞれのステートメントについて、 などを実際に適用したいノートブック名とタグに置き換えますNotebook Name。tag1（タグを使用しない場合は、スクリプトの該当部分を削除しても構いません。）このスクリプトの文字列を忘れたり、誤入力したりすることが多いので、ノートブック名とタグを入力するためのフィールドを備えた TextExpander スニペットを作成し、スクリプトをその場で設定できるようにしました。スクリプトが完成し、次のアクションに進む準備ができたら、Hazel 内のコンパイルボタンをクリックします。
最後のステップ
多くの場合、次のステップはHazelに元のPDFステートメントを削除させることです。しかし、場合によっては、まず他の操作を実行しなければならないこともあります。
例えば、私の雇用主は携帯電話の費用を払い戻してくれます。そこで、携帯電話の明細書に関連付けられたHazelルールに、Automatorアクションを実行するステップを追加しました。このアクションは、会計担当者宛のメールにファイルを添付し、短いメッセージを添えて送信します。（まず、Get Selected Finder ItemsアクションはHazelで作業中のドキュメントを取得します。次に、New Mail Messageファイルを添付したメールを生成します。メールアドレスと件名、メッセージ、送信元のアカウントなど、必要な情報を入力します。）
全ての作業が終わったら、Hazelでの最後の操作は、ダウンロードした元のファイルを削除することです。既にEvernoteに保存してあるので、重複したPDFファイルがダウンロードフォルダを散らかすのは避けたいです。Hazel内の移動アクションを使い、保存先として「ゴミ箱」を選択します。
ドキュメントを Evernote に安全に保存しておけば、さまざまな Mac、iOS デバイス、Web で簡単に参照でき、紙を扱ったり、サービス プロバイダーにコピーを保管してもらったりすることなく、いつでも取り出すことができます。
Evernoteを使用していない場合でも、Hazelはダウンロードした文書を自動的に名前変更して適切なフォルダに保存することで、管理を手助けしてくれます。同様に、ダウンロードではなくスキャンしている場合は、このワークフローを調整して、スキャンした文書のフォルダを監視するようにできます。Hazelルールの基本構造を設定したら、それを複製して、あらゆる種類の文書の条件を調整できます。
