Appleの最も魅力的なアプリケーションといえば、アドレスブックを思い浮かべる人はほとんどいないでしょう。iLifeやiWorkのような魅力的な機能を備えているとは言えません。しかし、AppleのメールやiCal、そしてiOSデバイスとの密接な連携により、アドレスブックは実は最も頻繁に使用するアプリケーションの一つです。これらのヒントとコツを活用して、アドレスブックを使う時間をより生産的に活用しましょう。
1. iPhoneまたはiPadのアドレスを整理する
iPhone、iPod touch、iPadに連絡先を同期できることはご存知でしょうが、必ずしもすべてを同期する必要はないでしょう。そもそも、iPhoneに全員の住所を登録しておく必要があるでしょうか？必要な連絡先だけをiOSデバイスに同期する方法をご紹介します。
メールアドレスと電話番号の両方を持つ連絡先だけをiPhoneに同期すると便利だと分かりました。そのためには、アドレスブックを開き、「ファイル」→「新規スマートグループ」を選択し、表示されるシートで「メールアドレスが設定されている」と「電話番号が設定されている」という2つの条件を作成します。シート上部のポップアップメニューから「すべて」を選択すると、ルールは「以下のすべての条件に一致するカードを含む」になります。「OK」をクリックしてシートを閉じ、グループを作成します。
これで、メールアドレスと電話番号の両方を持つ連絡先だけを含むスマートグループが作成されました。ただし、スマートグループはiOSデバイスに同期できないため、まだ完了ではありません。スマートグループ内のすべての連絡先を選択します。「ファイル」メニューから「選択範囲から新規グループを作成」を選択します。これで、これらの連絡先から標準の（つまりスマートではない）グループが作成されます。iTunesで、iOSデバイスに連絡先を同期した際に作成したこの新しいグループを選択します。
2. 連絡先を整理する
アドレス帳を開いて、同じ連絡先のエントリが複数見つかった場合は、整理しましょう。整理するには、「カード」→「重複を検索」を選択してください。アドレス帳はまさにその通りに処理を行い、検索後に、重複するカードとエントリがいくつ見つかったかを示すシートを作成します。そのシートの「結合」ボタンをクリックすると、重複したカードとエントリを結合できます。オプションで、名前が同じで情報が異なるカードを結合することもできます。
3. 適切なメールアドレスを適切なタイミングで使用する
例えば、あなたが会社で働いていて、限られた数の同僚と親しい関係を築いているとします。その関係性から、仕事では会社のメールアドレスを、勤務時間外にはプライベートのメールアドレスを使用しています。アドレスブックを使えば、状況に応じてどちらのアドレスにも簡単にメッセージを送信できます。このように機能します。
仕事仲間を含むグループを作成し、「ソーシャルワーカー」などと名前を付けます。グループを選択し、「編集」→「配布リストの編集」を選択します。表示される配布リストウィンドウに、選択したグループとグループ内の各メンバーの名前が表示されます。メンバー名リストの横にある列ヘッダーに「メール」と表示されているはずです（表示されていない場合は、ヘッダーをクリックして「メール」を選択してください）。各メンバーのプライベートアドレスを見つけてクリックすると、太字になります。これで、このグループにメッセージを送信する際のデフォルトのアドレスになります。完了したら「OK」をクリックします。
次に、普段仕事でこれらの人に連絡する際に使用するグループ（「すべての連絡先」など）を選択します。同じ友達を探し、仕事用のメールアドレスをクリックして太字にします。これで、これが仕事用の連絡用のデフォルトのアドレスになります。
このグループの人々に社交的な招待状を送りたい場合は、「ソーシャルワーカー」グループに送信してください。招待状は、勤務先アドレスではなく個人アドレスに送信されます。そうでない場合は、勤務先グループから選択してください。
同じ手法で、デフォルトの電話番号と住所を設定できます。配布リストウィンドウのメールヘッダーから「電話番号」または「住所」を選択するだけです。
アドレス帳では、連絡先を共有したりバックアップしたりする方法が複数用意されています。例えば、すべての連絡先を簡単にバックアップしたい場合は、「ファイル」→「エクスポート」→「アドレス帳アーカイブ」を選択します。すると、まさにその名の通り、すべての連絡先がアーカイブ化されます。このアーカイブは、「ファイル」→「インポート」コマンドを使って、別のアドレス帳（例えば、ノートパソコンや職場のパソコンなど）にインポートできます。
単一の連絡先、複数の連絡先、そして単一または複数の連絡先グループを簡単にコピーできます。コピーするには、アドレス帳で連絡先を選択し、デスクトップにドラッグします。コピーされたアイテムはvCardファイルに変換され、現在販売されているすべての連絡先管理アプリケーションと互換性があります。（「一般的に」としたのは、複数の連絡先を含むvCardをサポートしていないアプリケーションもあるためです。）
5. 誕生日の挨拶を自動的に送信する
友達、家族、仲間を大切に思っていても、大切な誕生日を忘れてしまうことはよくあることです。アドレスブック、メール、Automatorを使えば、もうタイミングよく誕生日のお祝いを送れなくて困ることはありません。
アドレス帳を起動し、「アドレス帳」→「環境設定」を選択します。表示されたウィンドウの上部にある「テンプレート」項目をクリックし、「フィールドを追加」ポップアップメニューをクリックして、表示されるリストから「誕生日」オプションを有効にします。次に、連絡先を順に確認します。各カードの下部にある「編集」ボタンをクリックして、誕生日を追加していきます。
Automator（/アプリケーション/ユーティリティにあります）を起動し、表示されるテンプレートシートで「iCalアラーム」を選択し、「選択」ボタンをクリックします。「連絡先」の見出しの下に「誕生日の人を検索」アクションと「メール」の見出しの下に「誕生日のメッセージを送る」アクションを含むワークフローを作成します。「誕生日の人を検索」アクションでは、適切な期間（例えば「今週」）を選択します。「誕生日のメッセージを送る」アクションには、誕生日メッセージ（例えば「おめでとうございます。素敵な誕生日をお過ごしください！」）を入力します。必要に応じて、「受信者ごとにランダム画像を表示」オプションを有効にします。
ワークフローを保存し、名前を付けます。するとiCalが開き、Automatorカレンダー（まだ作成されていない場合）が作成され、誕生日のお祝いイベントが作成されます。このイベントを適切な日時（例えば月曜日の午前9時）に移動したり、繰り返しイベントに設定したりできます。例えば、ワークフローで今後1週間の誕生日を検索する場合は、イベントを週に1回繰り返すように設定できます。
これはiCalの誕生日カレンダー（iCalの「一般」環境設定でオンにできるオプションのカレンダー）とは異なることにご注意ください。ワークフローによって生成されたイベントは、誕生日カレンダーではなくAutomatorカレンダーに表示されます。
イベントがトリガーされると、Appleのメールアプリで各受信者宛てに新しいメッセージが作成されます。件名は「Greetings from Yourname」、Dear Nameofrecipient の挨拶、「Send Birthday Greetings」アクションで入力したメッセージ、そして同じアクションで選択した画像が含まれます。これらのメッセージは下書きとして作成されます。送信するだけで完了です。
