昨今、メールは私たちの仕事に欠かせないものとなっており、メッセージの流れに少しでも支障が出ると、一日が台無しになってしまうことがあります。ごちゃごちゃと音を立てる受信トレイや、どうしても送信できない添付ファイルに我慢する必要はありません。よくあるイライラに対処する方法をご紹介します。
どこからでもメール
外出中は、普段利用しているインターネットサービスプロバイダー経由でメールを送信できません。外出先からメールを送信できるサービスはありますか？
多くのISPは、スパマー対策として、ユーザーのコンピュータがISPのネットワークに接続されていない場合、送信メールサーバー経由でのメール送信をブロックしています。これを回避する方法の一つは、SMTP.com、DynDNS.com、DNSExit.comなどのメールリレーサービスに料金を支払い、旅行中に送信メールサーバーを使用する方法です。どのメールプログラムやデバイスでも使用でき、メールはいつものメールアカウントから送信されているように見えます。また、リレーサービスを利用すれば、代替の送信メールポートを提供することで、ポート25（通常の送信メールポート）のトラフィックをブロックするネットワークを回避することもできます。料金はサービスによって異なりますが、ほとんどのリレーサービスは年間15ドルから30ドルです。
無料のGoogle Gmailアカウントをお持ちの場合は、Gmailから送信されるメールに通常の送信元メールアドレスを使用するように設定することもできます。そうすれば、どのWebブラウザからでもメールを送信できます。年間20ドルのYahoo Mail Plusでもこのオプションが利用可能です。
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| 過去のメッセージを検索 受信トレイが乱雑でうんざりしているけれど、役に立つかもしれない古いメッセージを手放したくない、そんなことはありませんか？MailStewardを使えば、Mail、Entourage、その他ほとんどのメールプログラムからメッセージを簡単にアーカイブし、取得できます。さらに、アーカイブしたメッセージの属性を1つ以上指定して、超高速検索を実行できます。 |
受信トレイを整理する
受信トレイに7,000件以上のメールが入っています。メールソフトの動作がおかしくなってしまい、削除するのも面倒です。これらのメッセージをアーカイブして、後で検索できるようにする良い方法はないでしょうか？
一つのフォルダに大量のメッセージを保存すると、メールソフトの動作が遅くなることがあります。この問題を解決する一つの方法は、メールアーカイブソフト（「Search Your Past」を参照）を試すことです。このソフトは、AppleのMail、Microsoft Entourage（Microsoft Office 2004に付属、499ドル）、その他標準の.mboxファイルをエクスポートできるプログラムなど、ほとんどのMacメールソフトで動作します。
これらのプログラムを使えば、古いメールをメインのメールプログラムから削除しながらも、必要な時にアーカイブを素早く検索できます。PubblogのMailSteward 3.8（30ドル）、Moth SoftwareのMail Archiver X（35ドル）、ManyBasesのFastMailBase（97ドル）などをチェックしてみてください。これらのプログラムのデモ版をダウンロードして、自分に最適なものを見つけてみてください。節約派の方は、「The Miser's Archive」で別のアーカイブのアイデアを探してみてください。
膨張し続ける添付ファイルを縮小する
メールに大きなファイルを添付する際は、受信者のメールゲートウェイを通過できるサイズにすることを常に心がけています。しかし、実際に送信してみると、添付ファイルが大きくなりすぎて受信者のISPに拒否されてしまいます。なぜ添付ファイルが大きくなってしまうのでしょうか？
添付ファイルは、インターネット経由で送信するためにメールソフトがテキスト形式にエンコードするため、サイズが大きくなります。このような形式には、MIMEやAppleDoubleなどがあります。通常、受信者のメールソフトは自動的にファイルを元の形式に戻しますが、メッセージが大きすぎる場合、一部のISPでは受信を拒否することがあります。
一つの解決策（小さいファイルを送信する以外）は、メールに添付する前にファイルを圧縮することです。Finderでファイルを選択し、「ファイル」→「 ファイル名のアーカイブを作成」を選択してください。Finder がZIPアーカイブを作成します。このファイルは、ほとんどの場合、元のファイルよりもかなり小さくなります。ZIPアーカイブを送信してください。
ただし、アーカイブファイルのサイズを確認してください。メールゲートウェイが受け入れ可能な最大サイズに近い場合、メールがバウンスされる可能性があります（MIMEエンコードされるとアーカイブファイルのサイズが大きくなるため）。その場合は、ファイルを小さなファイルに分割するか、共有iDiskに保存して相手がダウンロードできるようにするなど、別の方法でファイルを配信してください。
メール詐欺を避ける
PayPalや銀行を名乗る企業から、個人情報を要求するメールが頻繁に届きます。どれが本物でどれが偽物か、どうすれば見分けられますか？
これらのメールは どれも正当なものではなく、フィッシング詐欺師によるものだ と考えた方が良いでしょう。 フィッシング詐欺師は、本物に見えるメッセージを送信して、実際には銀行やその他のサービスを装ったウェブサイトに誘導する詐欺師です。彼らの目的は、ユーザー名、パスワード、社会保障番号、金融情報を入力させることです。そして、詐欺師はあなたの実際の金融口座にログインし、そこから金を盗み出します。
正規の企業は、メールで個人情報や金融情報を要求することはありません。せいぜい、例えば有効期限が迫っているクレジットカード情報を更新するために企業サイトにログインするように求められる程度で、メール本文にサイトへのリンクは記載されません。
フィッシング詐欺師の標的になりにくいために、いくつか対策を講じましょう。ユーザー情報の更新を求めるメールには注意してください。おそらく偽物です。フィッシング詐欺のメッセージにはスペルミスがあったり、アカウントをすぐに更新しないと会社がアカウントを停止すると書かれたりすることがあります。
金融機関のウェブサイトにアクセスする際に、メール内のリンクをクリックすることは絶対に避けてください。必ず新しいブラウザウィンドウを開き、ウェブアドレスを手動で入力してください。メール内のリンクをクリックする場合は、ブラウザに表示されるアドレスがメール内のアドレスと一致していることを確認してください。フィッシング詐欺師はHTMLメールを利用して、正規のアドレスに誘導する偽のリンクを作成しますが、実際には別のアドレスに誘導されます。メールをプレーンテキスト形式で表示すると（「メール」アプリで「表示」→「メッセージ」→「ソースコード」を選択）、リンクの実際のリンク先が分かります。例えば、Amazon.comを装ったフィッシングメールには、次のようなリンクが含まれていました。
www.amazon.com/exec/obidos/account-access-login/ref=/index
かぎ括弧内のアドレスを見れば、送信元がAmazonではないことがわかります。最後に、PayPalなどの企業から送られる正規のメールは、ユーザー名で宛名が付けられます。もし「PayPal会員様」のようなメールが届いたら、それは偽物です。
Gmailの3つの素晴らしいヒント
GoogleのGmailやYahoo!メールなどの無料メールサービスは、普段使っているメールソフトの負担を軽減し、普段は難しい作業も効率化してくれます。私はGmailを愛用しています。追加料金なしで、記事執筆時点で2.5GBという大容量のストレージを利用できるからです。
1. メーリングリストを高速検索する 参考資料として保存しておきたい便利な情報が掲載されているメーリングリストをいくつか登録しています。使い慣れた高速なGoogle検索エンジンを使ってメッセージを検索できるよう、リスト専用の新しいGmailアドレスを作成しました。
2. 受信メールをどこからでも閲覧 オフィスのMacではMicrosoft Entourageが常時起動していますが、自宅から新着メールを確認したいこともよくあります。そこで、Entourageのメールルールを設定して、受信メールをすべてGmailアカウントに自動的にリダイレクトするようにしました。（リダイレクトされたメールは、転送元アドレスから送信されたように見える転送メールとは異なり、元の送信者からのメールのように見えます。）つまり、MacでもWindowsでも、インターネットに接続されたどのコンピューターからでもGmailアカウントにログインして、オフィスのEntourageに届いたメールをすべて閲覧できるのです。また、Gmailの「差出人」欄には任意のメールアドレスを使用できるため、オフィスにいないことを相手に知られずにメッセージに返信できます。
3. メールアカウントを共有する 妻と一緒に本を書くこともありますが、その本には読者からの質問やコメント用のメールアドレスが付けられています。それらのメッセージは、共有しているGmailアカウントに自動的に転送されます。こうすることで、読者からのメールを二人とも確認でき、どちらかが返信できるようになります。
守銭奴のアーカイブ
確かに、アーカイブユーティリティは高速で便利ですが、 メールの過負荷を解決するために有料版を購入する必要はありません 。代わりに、無料のメールクライアントに古いメッセージを保存しましょう。（私はMozilla Thunderbirdを推奨します。）
ほとんどのメールクライアントは、メッセージを標準の.mbox形式で保存します。しかし、AppleのMailはそうではありません。Mail 2.0メッセージを変換するには、CosmicSoftのemlx to mbox Converter（無料[寄付受付]）を使用してください。ユーティリティとMail 2.0を起動します。アーカイブするMailメールボックスを選択し、デスクトップにドラッグします。メールボックス（実際にはmboxフォルダです）を開き、中のMessagesフォルダを開くと、中のメッセージ（.emlxファイル）が表示されます。それらを選択してemlx to mbox Converterのウィンドウにドラッグすると、ユーティリティのリストにファイルが追加されます。「Save Mbox」をクリックします。
Thunderbirdをダウンロードし、ユーザーアカウントを作成します。プログラムを終了し、 ユーザーフォルダ （/Library/Thunderbird/Profiles/defaultprofile/Mail/Local Folders）に移動します。emlx to mbox Converterによって作成されたmboxフォルダを開き、古いメッセージを含む.mboxファイルをこのLocal Foldersフォルダにドラッグします。Thunderbirdを起動し、Thunderbirdのフォルダリストでアーカイブ済みのエントリを選択します。 —Christopher Breen
[ 長年 Macworld に 寄稿している Tom Negrino は、電子メール メッセージを整理し、アーカイブ化し、整理整頓しています。 ]
