読者のポール・クランブレットさんは、分かち合い方が分からない人たちに困惑しています。彼はこう書いています。
限られた友人グループとファイルを共有するためにDropboxフォルダを使用しています。Dropboxの使い方を友人グループに説明しようと試みたのですが、必ず誰かがフォルダからファイルを全部ドラッグしてしまい、他のメンバーはアクセスできなくなってしまいます。「コピー」と「移動」の違いを理解していない人によってファイルが削除されるのを防ぐ方法はあるでしょうか？
同感です。Dropboxはファイル共有の素晴らしい方法ですが、共有フォルダからファイルをドラッグすると、そのフォルダに関係するすべてのユーザーのファイルも削除されることを理解していない人が多すぎます。いくつかアイデアをご提案します。一つはソーシャル面、もう一つは技術的な面です。
ソーシャルなアイデアとしては、フォルダを共有しているユーザーに、ファイルを移動するのではなくコピーする必要があるという注意喚起をもう一度行うというものがあります。Macユーザーには、必要なファイルを選択し、Mac上の別の場所にドラッグする際にOptionキーを押したままにするよう伝えています。これでファイルのコピーが作成されます。Windowsユーザーの場合は、Controlキーを押しながらドラッグしてください。
でも、忘れてしまう人が多いんです。だから、この共有フォルダ内に「これらのファイルを*コピー*してください」という新しいフォルダを追加で作成します。これは、フォルダにアクセスした人への、あまり優しくないリマインダーとして機能します。
このグループのメンバーにどうしてもトレーニングができない場合は、別の方法があります。そのメンバーの現在のフォルダ共有権限を取り消し、代わりにリンクを共有するという方法です。例えば、こんな感じです。
Mac で Dropbox フォルダを開き、共有フォルダを見つけて右クリックします。表示されるメニューから [ Dropbox リンクを共有]を選択します。フォルダへのリンクが Mac のクリップボードに追加されます。次に、フォルダを共有したい相手にこのリンクをメールで送信します。相手がリンクをダブルクリックすると、デフォルトのブラウザが開き、フォルダの内容が表示されます。相手は、項目をクリックし、その項目のページが読み込まれるのを待ってから、ページのダウンロード ボタンをクリックするだけで、フォルダ内の任意のものをダウンロードできます。あるいは、フォルダのすべてのコンテンツをダウンロードしたい場合は、ページ上部にある Dropbox のツール アイコンをクリックし、[.zip としてダウンロード]を選択します。フォルダ内のすべてのものがコンピュータにダウンロードされます。
この仕組みの利点は、すべてのアイテムが共有フォルダ内に残ることです。欠点は、他のユーザーがフォルダにアイテムを追加できないことです。フォルダの内容のコピーしか作成できません。さて、ここでソーシャルの話に戻ります。
もし誰かが「お願いです、お願いです、あのフォルダに何か追加させてください！いい子にしますから！」とあなたに連絡してきたら、それを良い教訓として、そして願わくば学べた教訓として記録することができます。
