Appleのスプレッドシートプログラム「Numbers」の使い方を学ぶ

Numbersは単なるスプレッドシートアプリケーションではありません。Numbersのシートに配置できる表はスプレッドシートですが、シートには複数の表、グラフ、メディアを含めることができます。メディアには、写真、グラフィック、サウンドクリップ、ムービーなどがあります。Numbersを、データ分析を実行できる柔軟で拡張性の高いピンボードとして活用してみましょう。例えば、新しいビジネスアイデアをリサーチする際に、Webページやその他の書類からテキストや画像の情報をコピーし、テキストボックスまたは画像オブジェクトとしてNumbersに貼り付けることで、ピンボードを作成し、そこに表を追加して予算計画を作成できます。

ピンボードの活用例としては、学校の理科レポートなどがあり、実験の動画を添付できます。Pag​​esやKeynoteと同様に、Numbersにも旅行計画など、ピンボードに載せるトピックを提案するテンプレートが付属しています。

ピンボードの操作を容易にするために、ツールバーの下にあるオプションに注目してください。左側にはプラス記号があり、その下に現在のNumbers書類内のシート名が表示されます。プラス記号をクリックすると新しいシートが追加され、シートタブにカーソルを合わせるとメニュー記号が表示されます。この記号をクリックするとシートメニューが開き、シートの名前変更、複製、削除などの操作を実行できます。

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最初のヒントを踏まえて、シートに名前を付けることをお勧めします。これを試すには、「パーティープランナー」テンプレートから新しいスプレッドシートを開いてみましょう。Numbersで「ファイル」＞「新規」を選択し、テンプレート選択ウィンドウから「パーティープランナー」テンプレートを見つけて開きます。新しい書類が開き、「予算」、「ゲストリスト」、「ベンダー」、「ToDoリスト」の4つのシートが表示されます。「予算」シートは複数の表とグラフを含む唯一のシートで、「予算」と「ゲスト」という名前が付けられています。グラフは「予算概要」という名前です。

表とグラフの名前を変更できます。最初に作成されたときは、表 1、表 2、グラフ 1 などのデフォルト名が継承されます。表またはグラフの名前を変更するには、まずそれを選択し、フォーマット インスペクタを使用します。インスペクタはコンテキストを認識するため、表をクリックすると表タブが表示され、グラフを選択するとグラフタブが表示されます。それぞれのタブで、表名またはグラフのオプションを見つけ、タイトルが選択されていることを確認します。タイトルを選択すると、表またはグラフのラベルとしてそのタイトルが表示されます。そのラベルをダブルクリックすると、タイトルを変更できます。複数の表とグラフを含む高度なスプレッドシートを作成する場合は、シートの内容を説明する名前を付けることが不可欠です。

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スプレッドシートの黎明期、ぼんやりと焦点がぼやけていた頃は、ユーザーは複数の計算を 1 つのスプレッドシートに保存することがよくありました。この方法論は一部の学校で教えられていますが、本当に再評価する必要があります。複雑な計算を分割してデータを整理するには、複数のテーブルを 1 つのシートまたは複数のシートに配置する方が適切です。事業計画を例に挙げてみましょう。シンプルな事業予算には、収入、支出、キャッシュ フローの 1 つのテーブルがあるとします。そのテーブルの収入要素は、請求可能な時間の合計を示す別のテーブルにリンクできます。計算には、それぞれ異なる料金が請求されるチームのメンバーの合計請求可能時間を含めることができます。請求可能時間を別のテーブルとして分離すると、トラブルシューティングとデータ分析が容易になります。1 つのテーブルの結果は、セル参照を使用して他のテーブルに取り込むことができます。

セルを参照するには、そのセルがどの表に含まれているかに関係なく、参照先のデータを表示したいセルをクリックします。「=」記号を押すと、数式エディタが開きます。次に、参照したいセルをクリックします。このトピックを最大限に活用するには、相対セル参照と絶対セル参照の違いを理解する必要があります。これについては、後のスライドで説明します。

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Pages、Numbers、Keynote はすべてコンテキストを認識します。これらのアプリケーションは、ユーザーが何をしているのかを推測して支援しようとします。これは予測入力に少し似ており、多くの場合役立ちますが、時には面倒なこともあります。Pag​​es、Numbers、Keynote の表には、自動データ フォーマット機能が共通しています。セルに £ 記号が入力されると、アプリケーションは通貨の値を追加しようとしていると推測し、通貨記号に続く数値を適切にフォーマットします。ただし、たとえば市外局番が 01538 で始まる電話番号をセルに追加しようとしている場合、Numbers によってゼロが自動的に削除されることがあります。これは自動フォーマットが機能しているため、この場合はデータ フォーマットを手動で設定する必要があります。データ フォーマットを変更するには、必要なセルをクリックし、セル インスペクタでデータ フォーマットをテキストに変更します。

手動で設定したデータ書式を複数のセルに適用するには、書式をドラッグします。選択したセルにカーソルを合わせると、セルの境界線に黄色の円が表示されます。この黄色の円をドラッグすることで、行または列内の他のセルに書式を適用できます。

このドラッグ操作のもう一つの用途は、セルにデータを自動的に入力することです。7列以上の空白の表で、左端の1列目に「Monday」と入力します。そのセルをクリックし、カーソルをセルの上に置くと、セルの右端に黄色い円が表示されます。この円を右にドラッグすると、列に「Tuesday」、「Wednesday」、「Thursday」といった数字が自動的に入力されます。月、日付、その他の連続した数字についても、同様に入力できます。

NumbersはiPadやiPhoneだけでも使えますが、Mac版にはより多くの編集機能が搭載されています。Macでスプレッドシートのデザインを始めると、iOS版よりも多くの機能を追加でき、より簡単に編集できます。スプレッドシートをiOSデバイスに保存しておくと、ポータブルなデータ入力が簡単になります。最も簡単な方法はiCloudアカウントを使うことです。MacでNumbersのスプレッドシートをiCloudに保存し、iOSデバイスで同じ場所から開くことができます。

iOSデバイスでスプレッドシートを開いたら、読みやすさ、テキスト、セルのサイズを確認してください。セルをタップして編集できるようにする必要があります。セルが小さすぎると、タップミスや誤った選択といったイライラする状況に陥る可能性があります。MacとiOSの両方で設計上考慮すべきもう1つの点は、表のサイズに関係なく、ヘッダー行と列を常に表示しておくことです。これを行うには、必要な表を選択します。表インスペクタで、列と行に少なくとも1つのヘッダーがあることが表示されている必要があります。次に、行の参照ヘッダーをクリックして「ヘッダー行を固定」を選択します。列の参照ヘッダーでもこの操作を繰り返し、「ヘッダー列を固定」を選択します。

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OS XとiOSでNumbersが使えるのは、単なる便利さ以上のものです。iPadでのデータ入力にNumbersを使うだけでなく、ミニアプリのように動作するスプレッドシートを開発できます。確かに既製のアプリはたくさんありますが、例えば見積もりを作成するためのカスタム計算機が必要な場合、開発に特別なコーディングの知識は必要ありません。Numbersを使えば、使いやすく明確なユーザーインターフェースを作成できます。スプレッドシートの導入も簡単で、開発者ライセンスなどは必要ありません。

Numbers スプレッドシートをアプリのように動作させるには、インタラクティブなデータ形式を調べてください。これらにアクセスするには、任意の表のセルをクリックし、セル インスペクタにあるインタラクティブなデータ形式を確認します。チェックボックスと星評価は説明を要しません。ステッパーとスライダーを使用すると、値の範囲を固定できます。スライダーがプロジェクトの作業時間を表す場合は、0 から 100 の範囲に設定できます。ポップアップ メニューの作成は非常に便利です。仕事の見積もりの​​例では、カーテン メーカーが現場で顧客にコストを提示するための信頼性の高い計算機を必要としていると想像してください。すべて iPhone 上にあります。生地の種類用に 1 つのポップアップ メニューを作成し、生地の色用に別のポップアップ メニューを作成できます。これらのポップアップ値は、数式エディタを使用して数値に変換できます。

一部のMacプログラムでiPhoneからMacへ、またはその逆へ切り替える方法についてはこちらをご覧ください: Handoffを使用してiPhone、iPad、Macを切り替える方法

セルをクリックして「=」キーを押すと、数式エディタが開きます。デフォルトでは細い1本の線で表示されますが、縦横に伸縮できます。数式エディタを大きくすると、より大きな数式を入力したり分析したりしやすくなります。

この例ではIFクエリが使用されています。式は次のように入力されています。

=( IF(F2= “赤”, 10, IF(F2= “緑”, 8, IF(F2= “青”, 9,))))

スクリーンショットではセル F2 が選択されており、数式エディタで F2 というラベルが付けられるのではなく、ヘッダーの Colour と Curtain 1 から名前が作成されますが、参照されるセルは F2 です。

簡単に言えば、この数式は、セル F2 に「Red」という単語が含まれている場合は値 10 を返す、というものです。カーテン デザイナーの例を参考にすると、これは布地の色を、赤の場合は 1 メートルあたり 10 ポンド、緑の場合は 8 ポンドといった金額に変換するために使用できます。

この式で赤、緑、青を誤って入力するとエラーが返されるため、色や生地などにポップアップ メニューを使用することが重要です。

数式エディタを開くと、インスペクタが関数ブラウザに切り替わり、エンジニアリング、財務、統計などの分野別にグループ化された関数が一覧表示されます。ブラウザには、関数の使用方法を説明するために、様々な数式における例も表示されます。

Numbersはデフォルトで相対セル参照を使用します。図では、数式はカーテン1の行と色列を参照しています。Totaliser表の列Aにデータを入力するには、ドラッグ操作を使用しました。これにより、カーテン計算ツールの「色」列のセル参照がTotaliserの列Aに自動的に入力されました。この列では、デフォルトの相対参照が機能します。

しかし、スクリーンショットでは、合計計算の1行目でドラッグ操作が行われていることが示されています。この操作により、数式は「色」列の右側にある実際には存在しない2列を参照するため、エラーが発生します。この問題を回避するには、セルの参照形式を変更できます。数式が設定されているセルをクリックし、もう一度クリックすると、数式エディタが開きます。参照されているセルは、ひし形の要素で表示されます。これらのひし形の要素をクリックすると、セルの参照方法のオプションが表示されます。

複数のテーブルを使用していて、1 つのテーブルで 2 番目のテーブルで使用される合計を生成する場合、セル参照を変更することが不可欠になることがよくあります。

以前のヒントでは、iOSデバイスで適切に表示されるようにスプレッドシートを設計できるとご紹介しました。これにより、iPadやiPhoneでのデータ入力が容易になります。iOS版Numbersには、iPadでセルや表のサイズを気にする必要のない便利なフォームオプションがあります。フォームを使用する前に、表に名前を付けておくと便利です。

iOS版Numbersでは、名、姓、住所、電話番号などのヘッダー行が設定された表を含むシートが少なくとも1つ必要です。iOS画面の左上には「+」記号があります。タップすると、「新規シート」または「新規フォーム」を作成するオプションが表示されます。後者を選択すると、フォームに使用する表を選択する新しい画面が表示されます。そこで、表に名前を付けることをお勧めします。

フォームビューでは、エントリの追加や変更がシンプルかつ明確に行えます。インタラクティブなデータ形式に対応しているため、作成したポップアップメニューやスライダーも自由に使用できます。

iOS 版 Numbers について詳しく知るには、コーチング ヒントをオンにしてみてください。コーチング ヒントは、iOS 画面の右上にある疑問符をタップすると表示されます。

スプレッドシート内の情報は、商業的に機密情報であったり、氏名や住所が記載されていてデータ保護の対象となるなど、保護が必要となることがよくあります。これらはかなり広範囲にわたるトピックになる可能性がありますが、Numbersの観点から見ると、パスワード保護を適用することは良い考えであり、適切な注意を払っていることを示すことになります。パスワード保護のプロセスは、PagesとKeynoteで同じです。OS X版Numbersでは、「ファイル」＞「パスワードを設定」を選択し、必要なフィールドにパスワードを入力してください。

パスワードのヒントを追加するのは良いアイデアですが、セキュリティを強化するために、キーチェーンにパスワードを記憶させないようにしてください。そうしないと、MacでもiOSデバイスでも、スプレッドシートを開くたびにパスワードを入力する必要が生じます。スプレッドシートを開くたびにパスワードを入力するのは面倒に思えるかもしれませんが、iPadのように公共の場で使用されるデバイスでは、追加の保護層として支払うべき小さな代償です。