メールをシンプルに

メール管理が完璧にできている方、つまり受信トレイが普段は空で、新しいメッセージの整理も簡単で、毎日受信するメールの数や長年保存してきたメールの数について全く不安を感じていない方は、この記事を読むのをやめていただいても大丈夫です。そうでない方には、メールの使い勝手をシンプルにするヒントをいくつかご紹介します。

アカウントを統合する

AppleのメールやMicrosoft Outlookなど、ほとんどのメールクライアントは、必要な数のアカウントをいくつでも扱えます。もちろん、仕事用と個人用のアカウントを分けておく必要がある場合も少なくありません。しかし、iCloud、Gmail、Yahoo!、AOL、ISPなどのメールアカウントは本当に必要でしょうか？ 1つのアカウントだけをメインのアカウントとして選び、他のすべてのサービスからそのメインのアドレスにメールを転送するように設定すれば、メール管理を簡素化できます（そうすれば、全員にアドレス変更通知を送る手間が省けます）。

こうすることで、Webブラウザでメールをチェックしている場合でも、すべてのメッセージを同じ場所で確認できます。メールクライアントの負荷が軽減され、応答性が向上するだけでなく、モバイルデバイスのバッテリー消費量も削減され、ネットワーク帯域幅も多少は節約できる可能性があります。

メールボックスを整理する

以前は保存したメールを整理するために何百、そして数十個のメールボックスを使っていましたが、今では1桁まで減らしています。個別のメールボックス（Gmailではラベル）は整理整頓に便利な場合もありますが、検索機能とスマートメールボックス（または保存した検索）を組み合わせることで、同じ目的を達成できる場合がよくあります。また、メッセージをどこに保存するか、保存したメッセージをどこで探すかなど、それほど深く考える必要がなくなるため、時間と精神的なエネルギーを節約できます。

読んだメッセージをすべてアーカイブメールボックスにまとめて、受信トレイから削除したいようにすることを推奨する人もいます。私はそこまではしません。特定のカテゴリのメッセージは、一般のメッセージとは分けて保存しておいた方が見つけやすいからです。メールボックスの数が少ないほど、特にiOSデバイスでは整理がはるかに簡単になります。

必要な情報を素早く見つけられるように、メールボックスは必要最低限​​に抑えることを目標にしましょう。例えば、私の場合は残り少ないメールボックスの中に「旅行」用（iPhoneでフライトの旅程やホテル情報などを簡単に見つけられるように）と「お金」用（領収書や税金関連の書類をすべて一か所にまとめられるように）が1つずつあります。友人や家族からのメッセージは検索やスマートメールボックスを使えば簡単に見つけられるので、個別のメールボックスはもう用意していません。

メッセージを確認する頻度を減らす（または増やす）

メールチェックの頻度を減らし、例えば1日に1、2回にして、残りの時間はメールクライアントを閉じておくことを勧める人が多いようです。そうすることで、気が散ることがなくなります。気質によっては、まさにこれが最適な選択かもしれませんし、緊急性の高いメールをあまり受け取らないのであれば、試してみる価値はあるでしょう。

しかし、私にとって最良の選択はその逆、つまりメールをもっと頻繁にチェックすることでした。1日に1、2回しかチェックしないと、山積みのメッセージに圧倒されてしまうので、デスクにいる間はメールクライアントを開いたままにしておき、デスクにいない時はiPhoneやiPadで定期的にチェックし、届いたほとんどのメッセージに返信したり、処理したりしています。こうすることで、受信トレイに数通以上のメールが溜まることはほとんどなくなり、精神衛生上も良くなります。

受信トレイ管理を再考する

受信メールを処理する私のテクニックは、私にとって非常に効果的です（「受信トレイを空にする」を参照）。しかし、これはあくまで一つのアプローチに過ぎず、全く異なる方法の方が自分に合っているかもしれません。以前も書いたように、メールが手に負えないと感じるのは、メール全般やメールクライアントのせいではないと認識することが、最初の重要なステップです。何がうまくいかないのかを振り返り、良いテクニックが見つかるまで試してみてください。

確かに、Sanebox（2年間のサブスクリプションで49～469ドル）やC-Command SoftwareのSpamSieve（30ドル）など、面倒な作業を一部代行してくれる製品やサービスを活用するのも良いでしょう。メールクライアントを変えたり、技術的な変更を加えることも有効かもしれません。しかし、これらの方法を使っても、返信メールを丁寧に作成したり、受信メールについて考える必要を完全になくしたりすることはできません。受信トレイ管理の一部には、必ず手作業が必要なのです。

そうは言っても、いくつかの簡単なヒントを提供できます。

サーバーサイドフィルタリングを活用する： Gmail、iCloud、その他多くのメールプロバイダでは、サーバー上でルールやフィルタを設定でき、特定の条件に一致するメッセージをファイルに保存、削除、さらには定型返信を送信できます。Macのメールクライアントでも同様の機能がありますが、サーバーサイドルールを利用することで、モバイルデバイスでも事前フィルタリングの恩恵を受けることができます。

Deleteキーを愛用する習慣を身につけよう：私は長年、受信メールをほぼすべて保存する習慣がありましたが、それらのファイルは容量を消費し、バックアップ、ディスク修復、新しいMacへの移行といった作業に時間を浪費してしまいます。さらに、優れた検索ツールを使っていても、大量のファイルがあると、探し出すのが難しくなります。そこで、反射的にDeleteキーを押す前に、半秒ほど時間を取って、このメールをもう一度参照するかどうかを考え、もし参照しない場合は削除して、S/N比を少しでも改善するようにしています。

過去は過去として残す：すでに保存している何万、何十万ものメッセージも、削除すべきでしょうか？私の場合、答えはノーです。一つ一つについてじっくり考え、削除するか残すかを決めなければならないとなると、節約できる時間よりもはるかに多くの時間を費やしてしまうからです。数百件を一気に削除できるなら、例えば、あるメーリングリストからのメッセージがすべてどこかのWebアーカイブにも保存されている場合などは、それはそれで良いのですが、そうでなければ、選択的に削除するのは時間の有効な使い方とは言えません。

ローカルにアーカイブする：しかし、すべてのメッセージをメールクライアントとIMAPサーバーに残しておく必要があるのか​​という疑問は当然あります。おそらくそうではありません。Pubblogの100ドルのMailSteward Pro（）や、より安価な50ドルのMailSteward、25ドルのMailSteward Liteなどのアプリを使えば、古いメッセージをローカルにアーカイブし、メールクライアントがサーバーとの同期に費やす時間（およびサーバーのストレージ容量の節約）を削減できます。