Microsoft Excel 2011 には多くの新機能が搭載されていますが、特に 3 つの領域は時間をかけて学習する価値があります。
1. テーマとセルスタイルでスプレッドシートを美しく整える
見栄えの良いスプレッドシートは、ユーザーがデータをじっくりと眺める可能性を高めます。密接に関連する2つの機能を使えば、最小限の作業でスプレッドシートを魅力的に見せることができます。
テーマテーマを使用すると、マウスを数回クリックするだけでワークシート全体の外観を変更できます。新しいテーマを選択すると、色、フォント、効果がすべて切り替わります。
ワークシートのテーマを変更するには、まず変更内容を保存してください（保存しておけば、必要に応じて簡単に元の状態に戻すことができます）。次に、リボンが表示されていることを確認し（「表示」→「リボン」）、リボンの「ホーム」ボタンをクリックし、「テーマ」ボタンをクリックして利用可能なテーマを表示します。
ワークシートの外観を変更するには、新しいテーマを選択してください。テーマ選択画面の下部にある「テーマを保存」オプションを使用して、独自のテーマを保存することもできます。これは、ワークシートのフォントや色の設定が必須となる企業環境の方に最適です。これらのフォントと色を使ってカスタムテーマを作成すれば、準備完了です。
セルスタイルセルスタイルはテーマと密接に関連していますが、ワークシートレベルではなくセルレベルで機能します。テーマと同様に、セルスタイルはリボンの「ホーム」タブにあります。セルまたはセル範囲をハイライト表示し、「スタイル」をクリックすると、いくつかの定義済みスタイルを含むドロップダウンパネルが表示されます。
例えば、不確かなデータ範囲があり、後で確認したい場合は、「セルをチェック」スタイルを選択すると、該当するセルが白地にグレーの二重線で表示されます。また、「メモ」スタイルを選択すると、選択範囲が黄色の付箋のように表示されます。テーマと同様に、独自のセルスタイルを定義して保存することもできるので、どのセルにも簡単に自分だけのスタイルを適用できます。
2. スパークラインはトレンドの追跡に役立ちます
Excel 2011のスパークラインを使えば、1つのセルを見るだけでデータの傾向を簡単に把握できます。例えば、営業担当者別、製品別、月別の売上推移を追跡するワークシートを考えてみましょう。製品と営業担当者の数が少ないと、膨大な数の数字が表示され、誰が最も優秀な営業担当者なのかを見極めるのは困難です。
スパークラインは、データ範囲のグラフを1つのセルに表示することでこの問題を解決し、データを視覚的に表現します。一目で、どの営業担当者が好調で、どの営業担当者が不調かが一目瞭然になります。
スパークラインを作成するには、グラフを表示したいセル（通常はグラフ化するデータに近いセル）を選択し、「挿入」→「スパークライン」を選択します。グラフ化するデータ範囲を選択し、「OK」をクリックします。選択したセルにスパークラインが表示されます。
3. 条件付き書式で重要な値を明らかにする
Excel 2011で大幅に改善された条件付き書式機能は、データの傾向や重要な値を明らかにするのに非常に役立つツールです。以前も条件付き書式で同様のことは可能でしたが、最大限に活用するにはかなりの労力が必要でした。Excel 2011には、マウスを数回クリックするだけで使用できる、定義済みの条件付き書式が多数用意されています。
まず、分析したいデータ範囲を選択し、「書式」→「条件付き書式」を選択します。「ルールの管理」ウィンドウが表示されます。画面下部のプラス記号をクリックすると、選択した範囲に新しいルールを追加できます。「新しい書式ルール」ウィンドウが開き、ここでルールを定義します。
「スタイル」ポップアップを使用して、適用する書式設定の種類を選択します。「2色スケール」と「3色スケール」のオプションでは、指定した条件とセルの値の比較に基づいてセルの色が変更されます。「データバー」では、各セルの値の背後に小さな棒グラフが表示されます。「アイコンセット」では、条件に基づいてセルにアイコンが挿入されます。「クラシック」では、一意の値または重複値のみの書式設定、上限値と下限値、平均値の上または下の値、数式に基づく書式設定など、5つの追加書式から選択できます。
たとえば、売上スプレッドシートのデータを使用すると、パーセンタイルに対するパフォーマンスを示す 4 レベルのアイコン セットを簡単に追加できます。色付きのドットにより、どの数値が良好で、どの数値が悪いかが一目瞭然になります。
スプレッドシートをよく使う方なら、これらの機能を知っておくと便利です。作業が格段に楽になり、他の人に提供する情報も格段に使いやすくなります。テーマ、セルスタイル、スパークライン、条件付き書式を組み合わせることで、読みやすく、解釈しやすいワークシートを作成できます。
Macworld のシニア寄稿者である Rob Griffiths 氏は Many Tricks の司会者です。
