水曜日に報じられた通り、Intuitの中小企業向け財務管理アプリケーション「QuickBooks」の最新バージョンでは、4つの主要な新機能と50以上の機能強化や改良が行われました。QuickBooks for Mac 2012は今月末までリリース予定ではありませんが、私はこれらの機能を実際に試用し、アップデートの第一印象を少しまとめることができました。
再設計されたフォーム
QuickBooks 2012の新しいフォームインターフェースは、見積書、請求書、顧客データの操作方法を徹底的に再設計したようです。これらのフォームへのデータ入力方法は以前のバージョンと同じですが、印刷、メール送信、フォームのプレビューなどの機能に素早くアクセスできる新しいボタンがいくつか追加されています。
また、2 つの新しいサイドバーがあり、1 つには作成したすべての請求書または見積書のリストが表示され、もう 1 つにはメイン ウィンドウに現在請求書または見積書が表示されている顧客のアカウント情報が表示されます。
請求書サイドバーに表示される情報は、Spotlightのような検索フィールドで絞り込むことができ、サイドバーの各エントリには、請求書の支払期限が過ぎていることを知らせる視覚的なヒントが表示されます。アカウント情報サイドバーには、顧客の電話番号とメールアドレス、現在の未払い残高、最近の顧客取引リストが表示されます。Intuitは、OS Xの印刷ダイアログに標準装備されている印刷プレビューオプションを使用せずにフォームをプレビューできる新しいボタンも追加しました。
これらはすべてアプリケーションへの優れた追加機能であり、アプリケーションの多くのモジュール間を移動することなく、顧客およびベンダーの情報に簡単にアクセスできるようになります。
より優れた検索ツール
Finder、メール、iTunes、その他のMac OS対応アプリケーションと同様に、QuickBooksにも高度な検索機能が搭載され、非常に具体的な条件に基づいて取引やその他の財務情報を検索できるようになりました。この種の検索ツールを提供する他のアプリケーションと同様に、検索クエリの対象データは入力に応じて更新され、特定のフィールドのデータをフィルタリングすることでデータを微調整することもできます。検索クエリを作成したら、後で再利用できるように検索を保存することもできます。ただし、重要な点として、QuickBooksには以前から、取引を検索するための非常に高度ではあるものの使いにくいツールが搭載されていました。このツールは廃止されたわけではなく、新しい検索インターフェースからボタンをクリックするだけで利用できます。
請求書の進捗状況、見栄えの良いレポート
QuickBooks 2012で特に気に入っている新機能の一つは、進捗請求書の作成機能です。以前のバージョンのQuickBooksでは、部分的な請求書の管理が困難でした。多くの場合、完了した作業の一部について請求書を発行したい場合は、スプレッドシートなどの元帳システムを使って、作業のどの部分が完了したか、そのうちのどの部分が既に請求済みかを追跡し、完了した部分について請求する必要がありました。
QuickBooksの新バージョンでは、進捗請求書の発行機能が強化され、部分的な請求書の追跡にサードパーティ製アプリケーションを使用する必要がなくなります。進捗請求書を作成する際には、完了した作業の一定割合に基づいて請求するか、請求したい項目のみを選択するか、請求書の特定の項目に対して割合または金額を選択することもできます。
QuickBooks 2012のグラフとレポートは大幅に改善され、長年続いてきたOS X以前のデザインから脱却しました。レポートのデータは、追加の設定なしでAppleのNumbersやMicrosoftのExcelにエクスポートでき、そこでデータを調整して、PagesやWordなどのアプリケーションで作成した印刷レポートに追加できます。
より良い銀行業務
実際に動作しているのを見たことはあるものの、まだ個人的に試す機会がなかった機能の一つが、Intuitが数年前にMint.comを買収した際に獲得した自動分類ツールです。Mintと同様に、QuickBooksも銀行からインポートした取引データを取得し、取引がどこでどの金融機関と行われたかを把握し、受取人の名前を自動的に変更して、取引を分かりやすく分類できるようになりました。ユーザーによる操作はほとんど不要です。これはMint.comの機能の中でも私のお気に入りの一つで、もしMintで同じように動作すれば、銀行データをインポートする人にとって大きな時間節約になるはずです。なぜなら、多くの銀行はATMからの引き出しやチェーン店での購入に奇妙な命名規則を使用しているからです。
第一印象
アップデートされたQuickBooksが期待通りの性能を備えているかどうかはまだ分かりませんが、以前のバージョンとは異なり、QuickBooks 2012は単なる外観の変更以上のものになっているようです。新しいフォームインターフェースは気に入っていますし、新しいスマート検索機能により、多くの企業が必要とするような便利なカスタム検索をユーザーがより簡単に作成できるようになると思います。
これが、あらゆる中小企業がビジネスを運営するために必要なアプリケーションとなるかどうかに繋がるかどうかはまだ分かりませんが、QuickBooks 2012 が実際に何を提供してくれるのかを詳しく調べるのが楽しみです。
[ジェフリー・バターズビーはMacworldの定期寄稿者で、QuickBooks 2011のレビューも執筆しています。ジェフリーの情報は、ポッドキャスト「Revenge of the Fanboy」とブログでさらに詳しく知ることができます。 ]
