Evernote ( ) をご存知の方は 、メモ、PDF、画像、その他あらゆるデータを保存・整理できるアプリ兼Webサービスであることをご存知でしょう。しかし、Evernoteがビジネスでどれほど便利で多用途に活用できるかについては、あまりご存知ないかもしれません。ここでは、私がEvernoteをワークフローに取り入れている方法をいくつかご紹介します。
私のデータはどこにでも
普段はプレーンテキストを好みますが、書式付きの文書が必要な時もあります。そんな時は、ノートパソコンのEvernote Macクライアントを使ってリッチテキストノートを作成できます。入力すると、EvernoteアプリがEvernoteサーバーと同期します。（MacBookにもローカルコピーが保存されます。）
画像、PDF、音声メモ、モバイルデバイス（またはMacのiSightカメラ）の写真も同様です。Evernoteにインポートすれば、すべてクラウドに同期されます。ブラウザプラグインのおかげで、EvernoteはWebからコンテンツをクリッピングするのにも最適です。クリッピングしたコンテンツも同期されます。
様々なデータがEvernoteサーバーにアップロードされると、iMac、iPad、オフィスのWindows PCなど、他のEvernote対応デバイスに同期されます。Android、Blackberry、Windows Phone 7、WebOS用のEvernoteクライアントもあります。また、ほとんどの標準的なWebブラウザを使ってオンラインでEvernoteデータにアクセスできます。
すべてが1か所に
Evernote で私が好きなもう一つのことは、プロジェクトごとにデータを整理することです。
例えば、仕事で出張するたびに、その旅行専用のEvernoteプロジェクトを作成します。そこには、旅程表、搭乗券と空港シャトルのチケットのPDF画像、訪問先の地図（画像）、そして事前にメモしたリッチテキストファイルなど、様々な情報が入ったメモを保存しています。これらの情報をすべて1つのプロジェクトフォルダにまとめておくことで、旅行中も簡単にアクセスできます。
Evernote プレミアムアカウント（月額 5 ドルまたは年額 45 ドル）を持っているので、プロジェクトフォルダのローカルコピーを iPad や iPhone にダウンロードして、インターネットに接続できないときでもアクセスできます。また、旅行中は、Evernote iPhone アプリ ( ) を使って、レシートや名刺など、保存しておきたい紙類の写真を撮って、旅行フォルダに保存しておくこともできます。
特定のプロジェクト用のフォルダを設定することに加えて、個々のクライアント用、セールスリード用、またはさまざまな形式で情報を収集する必要があるほとんどすべてのもの用のフォルダを作成することもできます。
注：プレミアムアカウントでは、データのローカルコピーをダウンロードできるだけでなく、他にも便利な機能が追加されます。PDFのOCR処理（後ほど詳しく説明します）が可能になります。また、月間アップロード容量の上限が60MBから1GBに引き上げられ、より大きなファイル（25MBから50MB）をサポートし、メモのバージョン管理機能も利用できます。
OCRを簡単に
Evernote は単にデータを保存するだけでなく、場合によってはデータを改善することができます。具体的には、Evernote が画像ファイルをインポートする際に、画像内のテキストをスキャンし、そのテキストを画像ファイルのインデックスに追加します。これは非常に強力なツールです。
例えば、私は紅茶マニアです。美味しい紅茶を見つけると、そのラベルの写真を撮ってEvernoteに保存します。Evernoteのサーバーはアップロードされた画像を分析し、認識できるテキストを保存します。つまり、後でEvernoteで検索するとmonkey picked oolong、紅茶のラベルの写真が表示されるのです。たとえ自分でその単語を入力したわけでもないのに。
この機能の生産的な活用方法は数多く考えられます。中でも、名刺の加工とインデックス作成は最も分かりやすい例です。プレミアムアカウントをお持ちの場合は、アップロードされたPDFファイルの光学式文字認識（OCR）も実行できます。PDFが広く普及していることを考えると、これは生産性を大幅に向上させる可能性があります。
ビジネスに役立つもう一つの機能は、Evernote が基本的なコラボレーションと共有ツールを提供していることです。具体的には、ノートブックを特定のユーザーと共有するか、インターネット全体と共有するかを選択できます。これは、他の Evernote ユーザーと共同作業する場合に特に便利です。これらの共有ツールは特別なものではなく、変更履歴の追跡やファイルの監査証跡の保存機能はありません。しかし、シンプルなプロジェクトであれば、役立つツールとなるでしょう。
いくつかの注意点
Evernoteにデータを取り込むのは簡単ですが、取り出すのはそれほど簡単ではありません。JPG や PNG ファイルは Evernote アプリから Mac のデスクトップにドラッグできます。しかし、PDF ファイルの場合はそうはいきません。PDF ファイルの場合は、OS X に標準搭載されている PDF 出力機能を使うのが最善の回避策です。Evernote からリッチテキスト形式のメモを Mac のワードプロセッサにコピー＆ペーストすると、フォーマットが保持されない可能性があります。こうしたデータエクスポートの制限を致命的だと感じるユーザーもいれば、全く問題なく使えるユーザーもいます。
セキュリティについても考慮する必要があります。特定のデータをローカルのみに保存するように指定することもできますが、Evernoteの真のメリットはクラウドストレージにあります。しかし、機密データを扱う場合は、クラウドに保存するのは賢明ではない、あるいは許容されない場合もあります。テキストノートの一部を選択して暗号化したり、プレミアムユーザーはアップロード前にファイル全体を暗号化したりできます。しかし、いずれにせよEvernoteはクラウドストレージであり、ある程度のリスクを伴います。
とはいえ、Evernote は本当に便利なビジネスツールになり得ると思っています。私はEvernoteの使い方については比較的保守的で、例えばタグ付けや検索機能もフル活用していません。（このアプリの機能について詳しく知りたい方は、ブレット・ケリー著の25ドルの電子書籍『Evernote Essentials』がおすすめです。）それでも、出張時にはEvernoteは欠かせないツールです。よく使う画像やファイルに素早くアクセスしたり、もちろんお茶のカタログを作成したりするのに便利です。
