クリエイティブな方なら、メールに凝った署名をデザインすることを考えたことがあるかもしれません。署名は、メッセージ作成時に余分な手間をかけずに、またメールのファイルサイズを増やすことなく、ちょっとした個性を表現できる絶好の機会です。（受信者はきっと喜ぶでしょう！）さらに、署名によってメールはより個性的になり、受信者が印刷すれば名刺のような役割を果たします。
秘訣は、電子メールの一般的な仕組みと、テキストの書式設定を使用して自分のアイデンティティを表現する方法について少し知っておくことです。
電子メールは元々テキストのみの媒体であり、古い電子メールプログラムの中には、画像や色、さらには特定のフォントの表示機能が制限されているものもあります。さらに、ユーザーの中には、電子メールクライアントの設定でテキストのみの表示にしている人もいます。ここで言うテキストのみとは、オペレーティングシステムの標準フォントで、12ポイントの黒文字で表示されることを意味します。
メールの署名を作成する際には、この点に留意することが重要です。ほとんどの人は署名の内容をすべて見ることができますが、そうでない人も少なくありません。誰もが高速インターネットを利用できるわけではありませんし、メールクライアントのグラフィックの自動ダウンロード機能をオフにしている人も少なくありません。つまり、署名にグラフィック（例えば、署名のスキャン画像）を使用した場合、受信者の一定割合は署名を見ることができません。代わりに、署名の前後のテキストだけが表示されてしまいます。もちろん、これはあなたの意図した通りではありません。
署名欄にテキストを使用する重要な理由は他にもいくつかあります。例えば、Appleのメールアプリケーションとテキストエディットはどちらも、メールアドレス、電話番号、郵送先住所を自動的に認識し、アドレス帳に追加することができます。これらの情報をグラフィックで表示すると、Appleが提供するこの便利な機能が失われます。
したがって、重要な情報をグラフィックのみの形式で含めないことを強くお勧めします。メッセージが適切に受信されないだけでなく、グラフィックのファイルサイズが低速インターネットユーザーを苛立たせる可能性があります。
嬉しいことに、署名のテキストをフォント、フォントサイズ、間隔、色でフォーマットするだけで、非常にクリエイティブなデザインにすることができます。また、任意のフォントの記号を使って、装飾的な区切り線やシンプルなグラフィック処理を施すこともできます。
これは、サイズ、色、トラッキング、特殊文字を使用した、非常にシンプルですが効果的な署名の優れた例です。
スーザンは賢明にもVerdanaをフォントに選びました。VerdanaはMac OS XとWindowsの両方に搭載されているからです。署名には、受信者があなたの作成したものを正確に理解できる可能性を高めるために、基本的なクロスプラットフォームのシステムフォントのみを使用することをお勧めします。Verdana、Arial、Times New Romanなどが好例です。（一般的なクロスプラットフォームフォントの完全なリストはこちらです。）
電子メールには「トラッキング」（文字間の間隔を空けること）という概念がないため、上記の例では各文字間にスペースが空けられており、姓と名の間にも余分なスペースが空けられています。名前は12ポイントのVerdana Regularで書式設定され、オレンジ色で表示されています。破線も同様に書式設定されていますが、17ポイントとより太いサイズになっています。より太い線にしたい場合は、Verdana Boldを使用できます。電話番号は12ポイントの黒のVerdana Regularで書式設定され、箇条書きも12ポイントのVerdana Regularで、薄紫色で表示されています。
このデザインの利点は、電子メールの受信者がすべての書式設定をオフにしている場合でも、署名行が適切に縮小され、それでも魅力的なものになることです。
以下は、さまざまなサイズとスタイルの Times New Roman を使用し、各行の前に複数のスペースを入れて中央揃えにし、項目間に縦線を入れ、色を巧みに使用した良い例です。
この例では、署名はかなり適切に劣化していますが、名前のポイント サイズが大きいため、文字の行が完全に揃っていません。
上記の例では、1つのフォントだけで非常に効果的に使用されています。複数のフォントを使用する場合は、選択肢を2つに絞ることをお勧めします。署名の各部分を区別するには、フォントを追加するよりも、色とサイズで区別する方が効果的です。以下は、会社名にVerdana、その他すべてにArialという2つのフォントを、複数の色とサイズで使用した例です。
2行目では、サービスの順序を示すために、色付きの山括弧が巧みに使われていることに注目してください。また、重要度の低い情報は文字サイズを小さくするのではなく、黒ではなく灰色でシンプルに表示していることにも注目してください。最も重要な情報（電話番号、メールアドレス、ウェブサイト）は、灰色ではなく黒で表示されています。
場合によっては、「グリーン」供給会社からのこの例のように、色だけが必要なこともあります。
ジョンは自分の名前を 16 ポイントの Verdana でフォーマットし、タイトルを 12 ポイント、その他すべてを 13 ポイントにしました。
受信者が Mac を使用していることが確実な場合は、次のような方法を試してください。
ここでは、AppleロゴはLucida Grandeフォント（Macユーザーなら誰でも持っているフォント）で、その他はすべてArialの通常フォントまたはイタリック体で表示されています。また、他のテキストと区別するために、各行はスペースバーを数回タップすることでインセットされています。
最後に検討すべきデザイン上の選択肢は、アスタリスク、ピリオド、キャレット、バー、括弧といった非テキスト文字の使用です。文字間にスペースを入れても入れなくても構いません。これらの文字はすべてのフォントに存在するため、どのフォントでも安全に使用できます。
記号の列全体に色を適用したり、他の記号すべてに色を適用したりと、自由に試してみてください。ただし、これらの記号を使用する際は注意してください。署名が1980年代のASCIIアートのように見えてしまうのを避けたいからです。
実線が必要な場合は、このように下線文字を連続して使用してみてください。
ご覧のとおり、グラフィックファイルを配置しなくても、魅力的な署名欄を作成するためのオプションはたくさんあります。唯一の制限は、あなたの想像力と、フォント、サイズ、色、特殊文字などを試してみる意欲だけです。
[ Jay J. Nelson は、グラフィック デザイン ニュースのエグゼクティブ サマリーであるDesign Tools Monthlyの編集者兼発行者です 。 ]
