OS Xに付属するメールクライアント、Apple Mailは、何百万人ものMacユーザーのニーズに応えています。しかし、長年使っていると、Mailの検索機能では、今すぐ必要な6年前のメッセージを簡単に見つけられなくなることがあります。また、ほぼすべてのメールクライアントは、数ギガバイトのメッセージと添付ファイルが蓄積されることで、パフォーマンスが低下するという問題に悩まされています。
MailSteward Proは、この両方の問題を解決する製品です。MailSteward Proの主な機能は、Apple Mailのファイル構造を読み取り、メッセージと添付ファイルを独自のデータベースにコピーすることです。強力な検索機能を使えば、数万件ものメールの中から目的のメッセージを簡単に見つけることができます。また、メールは検索可能なアーカイブに移動されるため、Mailから削除することでデータベースを縮小し、速度をある程度回復させることができます。
MailSteward Proは、時間と労力を投資することでその効果を発揮します。MailSteward Proの最大の柔軟性の一つは、初心者にとってはフラストレーションの原因となる可能性があります。まず、Apple Mailからコピーしたメッセージを保存するためのMySQLデータベースをセットアップする必要があるのです。コンピュータサイエンスの学位は必要ありませんが、無料のMySQLサーバー製品をダウンロード、インストール、設定するのに数時間かかることを覚悟しておいてください。MailSteward Proのドキュメントには、この点に関する優れたガイダンスが掲載されています。セットアップが完了すれば、リレーショナルデータベースにメールを保存するという、幅広い可能性が手に入ります。
SQLサーバーの設定と管理に頭が真っ白になる方は、よりシンプルなMailSteward（Pro版なし）をご検討ください。この50ドルのバージョンは、独自のSQLデータベースを構築・管理します。ただし、シンプルさのメリットは柔軟性を犠牲にすることです。MailSteward Proのデータベースはネットワーク上の複数のユーザーがアクセスでき、MailSteward Proアプリケーションと同じコンピュータ上に配置する必要はありません。バックエンドのデータストレージはありますが、2つのバージョンは同一です。
MailSteward Pro に何をいつインポートするかは、設定ダイアログボックスのタブで設定できます。「アカウント」タブには Apple Mail で設定されているメールアカウントが表示され、MailSteward Pro にアーカイブするアカウントを選択できます。このタブの「メールボックス」ビューにはメールボックスの階層全体が表示されるため、より集中的にインポートできます。タブ下部のチェックボックスをオンにすると、MailSteward Pro は選択したメッセージをコピー後に Mail から削除します。MailSteward Pro はメッセージを Apple Mail に戻すことができないため、このチェックボックスは慎重に使用してください。
スケジュールタブは、新着メールメッセージの取り込みを自動化するために使用されます。MailStewardProは、1時間ごとから1年ごとまでの任意の間隔で新着メッセージを取得できます。スケジュールを実行するためにMailSteward Proアプリケーションを開いたままにする必要はありませんが、処理を正常に実行するにはMySQLサーバーとデータベースにアクセスできる必要があります。
MailSteward Pro は、メールをアーカイブする際に、タグ（1～2語のテキスト説明）を自動的に適用できます。設定ダイアログボックスの「タグルール」タブでは、適用するタグを定義するための構造が用意されています。例えば、いとこのメールアドレスから届いたメッセージには、「家族」カテゴリと「いとこ」というキーワードが自動的にタグ付けされます。家族メンバーそれぞれに適切なキーワードを割り当てるタグルールを設定すれば、いとこ全員からのメッセージを一度に検索するのが非常に簡単になります。
私のテストでは、MailSteward Proは1秒あたり約8通のメッセージをコピーしていましたが、添付ファイルを含めず、タグルールも適用していませんでした。オプションや設定に関わらず、最初の大規模なバックアップは夜間に実行するのが賢明でしょう。
MailSteward Pro のシステムにデータが蓄積されると、閲覧と検索が可能になります。メッセージビューアウィンドウは機能的ですが、特に魅力的ではありません。上部のツールバーには、メッセージの検索と操作のためのボタンとメニューがあります。ツールバーのすぐ下には、検索条件に一致するメールの一覧が表示されます。メッセージを選択すると、その内容と添付ファイルが一覧のすぐ下のウィンドウペインに表示されます。全体的に非常にすっきりとしていて分かりやすいですが、ユーザーインターフェースの専門家というよりは、非常に有能なエンジニアによって設計されたような印象を受けます。
ツールバーの「印刷」、「保存」、「削除」、「エクスポート」ボタンはそれぞれ、考え抜かれた選択肢を提供しています。ほとんどのアクションは、選択したメッセージ、現在のリストに表示されているメッセージ、またはデータベース全体のすべてのメッセージに適用できます。MailSteward Proの検索機能と組み合わせれば、例えば2009年第3四半期に特定のベンダーから受け取ったすべての請求書を検索して印刷することも可能です。ツールバーには、Apple Mailで新しい送信メッセージを作成するための「返信」ボタンと「転送」ボタンも搭載されています。これは、アプリケーション間でコピー＆ペーストする手間を省く便利なショートカットです。
結論
MailSteward Proは、廃車置き場の自動車粉砕機のように、効率性に優れた専用ダイナモです。見た目で購入するのではなく、大量のメールメッセージを処理するなら、そのモンスターを巧みに制御してくれるでしょう。個人ユーザーは、非Pro版を半額で購入できます。非Pro版では、非公開データベースで同等の機能を提供します。
