Appleのメールアプリには、意外と知られていない便利な機能がいくつも隠されています。これらの見落とされがちな機能を活用することで、時間と労力を節約し、相手とタイムリーに繋がる可能性を高めることができます。
グループに効率的にメールを送信する
同じグループの人（例えば、クラスの生徒全員や部署の同僚全員など）に頻繁にメールを送信する場合、毎回アドレスを再入力（またはコピー＆ペースト）する必要はありません。Mailにはグループ宛てのメッセージ送信用のショートカットがありますが、Mailアプリ自体ではグループを設定できないため、見落としがちです。Mailアプリは、代わりに別のアドレスブックアプリケーションで定義したグループを使用します。
グループを作成するには、アドレスブック（/アプリケーション内）を開き、グループ列と名前列が表示されていることを確認してください（表示されていない場合は、「表示」->「カードと列」を選択してください）。まだカードを作成していない場合は、定期的にメールを送信したい相手ごとにカードを作成してください（「ファイル」->「新規カード」）。（メールアプリでは、メッセージを選択し、「メッセージ」->「送信者をアドレスブックに追加」を選択するか、Command+Shift+Yキーを押すことで、簡単に作成できます。）
すべてのカードを作成したら、アドレス帳で「ファイル」→「新規グループ」を選択し、グループ名を入力してReturnキーを押します。次に、グループリストの一番上にある「すべての連絡先」を選択します。グループに追加したい連絡先ごとに、名前を選択し、グループ名の上にドラッグします。（連続する複数の名前を選択するにはShiftキーを押しながらクリックし、連続しない複数の名前を選択するにはCommandキーを押しながらクリックします。）
メールに戻り、グループ宛てにメッセージを送信するには、宛先、Cc、またはBccのいずれかのアドレス欄にグループ名を入力します。入力を開始すると、メールがグループ名の自動補完機能を提案します。Tabキーを押して候補を受け入れます。グループ名ではなく個々のアドレスをすべて表示したい場合は、「メール」->「環境設定」を選択し、「作成」をクリックして「グループに送信する際にメンバーのアドレスをすべて表示」を選択します。受信者全員が他の受信者全員に返信できるようにしたい場合は、「宛先」または「Cc」欄にグループアドレスを入力し、「メンバーのアドレスをすべて表示」が有効になっていることを確認してください。受信者のアドレスを非表示にしたい場合は、「Bcc」欄にグループアドレスを入力します（表示されていない場合は、「表示」->「Bccアドレス欄」を選択してください）。
適切なアドレスにメッセージを送信する
先ほど説明したようにグループを作成したとします。しかし、グループメンバーの中には複数のメールアドレス（例えば、職場のアドレスと自宅のアドレス）を持っている人がいます。グループアドレスを使用する場合、メッセージが各メンバーの正しいアドレスに確実に届くようにするにはどうすればよいでしょうか？その答えは配布リストです。配布リストは、各メンバーが所属するグループごとに、どのアドレスを使用するかを指定します。
配布リストを変更するには、アドレスブックを開き、「編集」->「配布リストを編集」を選択します。左側のリストでグループを選択すると、ウィンドウの右側にグループメンバー全員とそのアドレスが表示されます。このグループ内の各メンバーにMailが使用しているアドレスが太字で表示されます。グループメンバーのアドレスを変更するには、そのアドレスを選択します。また、グループメンバー全員に特定のアドレスカテゴリ（例えば、自宅住所のみ、勤務先住所のみなど）を使用するように切り替えるには、左上隅の「すべてのラベルを変更」ポップアップメニューからカテゴリを選択します。
メッセージを優先する
特に重要なメッセージ（「15分以内にファイルが必要です！」など）を受信者の受信トレイで目立たせたい場合は、「高優先度」としてマークできます。一方、重要でないメッセージ（「休憩室に無料のブラウニーがあります」など）を目立たせたい場合は、「低優先度」としてマークできます。電子メールクライアントによって優先度の表示方法は若干異なります。メールクライアントでは、「フラグ」列が表示されている場合（「表示」→「列」→「フラグ」）、高優先度メッセージには2つの感嘆符（!!）が表示され、低優先度メッセージにはハイフン（-）が表示されます。
送信メッセージの優先度を変更する前に、優先度メニューを表示する必要があります。すべての新規メッセージにこのメニューを表示するには、新規メッセージウィンドウを開き、メッセージヘッダーの左下隅にある小さなポップアップメニューをクリックして、「カスタマイズ」を選択します。ウィンドウが切り替わり、新規メッセージウィンドウの表示に関するすべてのオプションが表示されます。「優先度」ポップアップメニュー（感嘆符付き）の横にあるチェックボックスをオンにし、「OK」をクリックします。これで、新しく追加されたメニューから「低優先度」、「標準優先度」、「高優先度」を選択できるようになります。
複数のメールボックスを一度に表示する
Mailのサイドバーで任意のメールボックスを選択してその内容を表示できますが、複数のメールボックスを同時に選択してすべての内容を表示できることに気づいていない人も多いようです。OS Xのほとんどのリスト表示と同様に、連続したメールボックスを選択するにはShiftキーを押しながらクリックし、連続していないメールボックスを選択するにはCommandキーを押しながらクリックします。
この機能は、メッセージのスレッド表示（「表示」→「スレッドで整理」）と組み合わせると特に便利です。例えば、受信トレイと送信済みメールボックスを一緒に選択し、スレッド表示を使って自分と相手との会話の流れ全体を確認できます。このテクニックは検索にも使えます。複数のメールボックスを選択し、「検索」フィールドに検索語を入力して「選択したメールボックス」をクリックすると、選択したメールボックス内だけを検索できます。
上級寄稿者の Joe Kissell 氏は、TidBits の上級編集者であり、『Mac Security Bible』(Wiley、2010 年) の著者です。
