クラウドベースのファイル同期・共有サービスが数多く存在することは、ご存知でしょう。これらのサービスでは、ファイルをクラウドに保存し、デバイス間で同期したり、他のユーザーと共有したりできます。DropBox for Business、OneDrive、Box、Google Drive はいずれもビジネスレベルのファイル共有・同期ツールを提供していますが、Citrix ShareFile は、真のクライアント/サーバー環境で作業しているような感覚で使える初めてのツールです。ShareFile は、ファイル管理と変更権限の管理が必要な企業向けに設計されており、社外のユーザーとファイルを永続的または一時的に共有するためのオプションも提供しています。Citrix ShareFile は、これらすべての機能に加え、さらに多くの機能をシンプルかつ簡単に実現します。
Citrix ShareFileを無料でご利用いただくには、トライアルアカウントを作成してください。トライアルアカウントは、従業員5名をサポートする基本的なビジネスアカウントです。すべてのビジネスアカウントの基本アカウント数は5名ですが、従業員1名をサポートする個人アカウントオプションもご用意しています。アカウントの料金は、必要な機能の数とShareFileを使用する従業員数によって異なります。個人アカウントは月額16ドル、チームアカウントは5ユーザーで月額60ドルからで、追加ユーザー1名ごとに月額8ドルの追加料金がかかります。（Citrix ShareFileの料金に関する詳細は、Citrix ShareFileのサイトをご覧ください。）
Citrix ShareFileアカウントを作成すると、すべてのユーザーがファイルにアクセスするために使用する固有のURLが作成されます。会社名はsharefile.comドメインのサブドメインです。テスト用にCitrixが私のアカウントをセットアップしてくれたので、ドメインはjeffbattersby.sharefile.comでした。
Citrix ShareFile は、ファイル同期用のアプリに加えて、ファイルのアップロードと管理に使用できる Web ベースのインターフェイスを提供します。
ログインすると、個人用のファイル共有スペースに誘導され、管理者ユーザーとして、個人用フォルダーと共有フォルダーに加え、ユーザーアカウントとデータへのアクセスを管理するためのツールが表示されます。Webインターフェイスはドラッグアンドドロップ式なので、Finderからブラウザにファイルをドラッグするだけで、Citrix ShareFileストレージ領域にファイルを簡単に追加できます。当然のことながら、フォルダー構造にはサブフォルダーを含めることができ、作成したすべてのフォルダーにアップロードやダウンロードの通知アクションを追加できます。これにより、誰かがそのフォルダーにファイルをアップロードまたはダウンロードするたびに、メールメッセージが届きます。
Citrix ShareFileの主要機能の一つは、ユーザーを作成し、ファイルやフォルダへのアクセスを管理できることです。作成したユーザーには個人用フォルダと、アクセスを許可したフォルダに対するデフォルトの権限セットが付与されます。権限には、フォルダの作成、パスワードの変更、ファイルの削除などが含まれます。このアクセス権限は微調整が可能で、どのユーザーでもレポートや他のユーザーのファイルにアクセスしたり、ShareFileサイトの外観やブランドを変更したり、その他12項目ほどの設定を行ったりできます。
Citrix ShareFileのユーザー管理機能は優れており、非常に多機能ですが、グループを作成し、ユーザーをグループに所属させ、グループに基づいてフォルダーへのアクセス権限を付与する機能はありません。そのため、企業の成長に伴い、ユーザー管理が煩雑になる可能性があります。そこで、グループ配布リストと呼ばれる機能を作成することで、ファイルにファイルが追加されたときにユーザーに通知したり、グループに追加したりすることができます。
従業員に加えて、クライアントユーザーを作成することもできます。クライアントユーザーは、従業員ではないものの、特定のフォルダーへのアクセスを許可し、共同作業を行うユーザーです。クライアントユーザーは、フォルダーへのアクセスが制限されており、ShareFileの個人用ストレージスペースは利用できませんが、従業員ライセンスは消費しません。ShareFileクライアントは、適切に使用すれば、特定の従業員、非従業員、コンサルタントとの優れたファイルコラボレーションツールとして機能します。Citrix ShareFileには、RightSignatureと呼ばれる機能も用意されています。この機能を使用すると、ShareFileに保存されているドキュメントを、あらゆるデバイスを持つ誰にでも安全に送信し、デジタル署名を付けて返送することができます。
ShareFileアカウントへの接続には複数のオプションがあります。CitrixはiOS、Android、Mac OS、Windows向けのアプリを提供しています。前述の通り、Webブラウザを使用してフォルダを作成したりファイルを追加したりできるほか、Finderの「移動」＞「サーバーへ接続」メニューからFTPおよびWebDAV（https）ファイル共有に接続することも可能です。Citrix ShareFileには、ユーザーが編集中のファイルをチェックアウトできる機能も備わっており、チェックアウト中のファイルは他のユーザーが編集できないようになっています。これらの共有オプションを使用して、どのユーザーがどのファイルにアクセスしているかに関する情報は、Citrix ShareFileの優れたレポートツールを使ってダウンロードして閲覧できます。
Citrix ShareFile は、ユーザーを作成し、ShareFile に保存されているデータへのユーザーのアクセスを管理するための優れたツールを提供します。
結論
Citrix ShareFileには、多くの魅力があります。セットアップと使用が簡単で、優れたユーザー管理ツールが用意されており、社内インフラの外部にいるユーザーにフォルダーやドキュメントへの永続的または一時的なアクセスを許可できます。さらに、サーバーを保守することなく、クライアント/サーバー環境とファイル同期サービスの多くの利点を享受できます。Citrix ShareFileに欠けているのは優れたグループ管理ツールですが、これがCitrix ShareFileをファイルの安全な保存と共有に最適なツールにしている唯一の理由です。
