IntuitのQuickBooksを使いたい（または使わなければならない）Macユーザーには、Mac版、Windows版、Webアプリ版など、豊富な選択肢があります。おそらく、これらの選択肢のうちの一つが当然の選択肢として思い浮かぶでしょう。しかし、最近私が発見したように、最も分かりにくい解決策こそが、時に最善の解決策となるのです。
妻と私は二人ともプロのライターです。数ヶ月前、会計士のアドバイスを受け、小さな会社を法人として再編しました。私たちは、多大な経済的・法的メリットと引き換えに、相当量の事務手続きの増加を覚悟することに同意しました。
会計士は QuickBooks が大好きです (著者はそうでなくても)
会計士は、財務記録を簡単に閲覧・更新できるように、QuickBooksを使うことを強く勧めてきました。しかし、Mac版のQuickBooksとQuickenはどちらもWindows版に比べて何年も遅れており、高額な年次アップデートでも重要な機能が追加されることは稀だと感じています。最近、Intuitが税務申告を複雑にするために何百万ドルものロビー活動を費やしていたことも知りました。不安はありましたが、会計士の不満を解消するためにQuickBooksを使うことにしました。
当初はMac版のQuickBooks 2013 ( )を購入しようと思っていたのですが、 Macworld
のレビューを読んで、このアプリのデータファイルがクロスプラットフォーム対応していないことを知りました。つまり、Windowsユーザーである会計士とデータを共有したい場合、まずはデータをWindows版QuickBooksの形式でバックアップし、そのファイルを送信して、会計士が「復元」できるようにする必要があるのです。会計士がファイルの処理を終えたら、そのファイルを私に送り返してくれるので、私はそれを再インポートすることになります。しかし、その間、会社のデータに変更を加えることはできません。Windows版QuickBooksとは異なり、Mac版QuickBooksには会計士の変更内容を既存のファイルにマージする機能がないためです。うーん。
まあ、Windows版を買えばいいか、と思った。VMware Fusion ( )のおかげでMacでWindows 7が使えるんだから
。でも、「購入」ボタンをクリックする前に、ライセンスに関する細かい文字を見て、考えが変わった。
QuickBooks 2013のMac版とWindows版は、シングルユーザーライセンスが250ドルと同額です。しかし、私たちは2人のユーザーを使うことになります。妻と私はそれぞれ別のコンピューターで、時には同時にQuickBooksを使う必要があるからです。ライセンスを共有することが技術的に可能かどうかは別として、私は法律の文言に従うことにします。つまり、将来のアップグレード費用を除けば、500ドルを支払う必要があったのです。
オンラインでファイル形式の弱点を克服する
その後、QuickBooksのウェブサイトで別の選択肢に気づきました。QuickBooks Onlineです。これは基本的にQuickBooksのほとんどの機能をWebアプリにまとめたものです。Windowsソフトウェアを操作したり、ファイルのエクスポートやインポートをしたりする必要がなくなり、会計士もWeb経由でデータにアクセスできるようになります。
Webアプリはデスクトップアプリに比べてインターフェースが使いにくいのが一般的ですが、今回は価格が決め手となりました。QuickBooks Onlineの価格は、必要な機能に応じて月額13ドルから79ドルです。私は月額27ドルのQuickBooks Essentialsプランを選びましたが、経理担当者のおかげで年間で月額20ドル強の割引料金で利用できました。これは複数のユーザーを同時に利用できる最も安価なプランでした。つまり、3ユーザー分の年間サービス料金を支払えば、Mac版またはWindows版の2ユーザーライセンスを購入する費用の半額以下で済みます。（まだ必要になったことはありませんが、iPad版QuickBooks Online ( )を使ってアカウントにアクセスすることもできます。）
QuickBooks Onlineには必要な機能がすべて揃っていますが、完全に順調というわけではありません。現在愛用しているブラウザ、Google Chromeでは少し扱いにくい点があります。例えば、Chromeでポップアップウィンドウを開くように設定しても、ほとんどのウィンドウが小さすぎて、手動でサイズを変更しなければなりません。小切手の印刷はできますが、全体の配置調整しかできず、個々のフォーム要素の位置を調整することはできません。中には、小切手用紙上で正しく整列しないものもあります。しかし、全体的にはオンライン版で問題ありません。
時にはMacアプリが最適な選択肢ではないこともある
2013年にもなって、異なるプラットフォームで異なるファイル形式を使うことさえ考えなければならないなんて、信じられません。Macネイティブアプリ、Windowsネイティブアプリ、Webアプリという3つの選択肢がある中で、Mac版QuickBooksが私のビジネスにとって最悪の選択だったことにも驚きです。しかし、帳簿はきちんと整理され、会計士も満足しています。そして、Macに最適なツールはMacアプリではないこともあると学びました。
