Google の無料 Gmail は、非常に便利で多くの便利な機能を提供しますが、Apple の Mail と連携して動作することはありません。
Gmailのクライアントとしてメールを使う際の最大の問題点は、ラベルです。これは、Googleが従来のメールフォルダに代わる機能です。メールや他の多くのクライアントのようにメッセージを単一のフォルダに分類するのではなく、Gmailでは基本的に、Flickrの写真やDeliciousのブックマークのように、複数の単語でメールにタグを付けることができます。メッセージには好きなだけラベルを付けることができ、Googleはアカウント内のすべてのメッセージをまとめる「すべてのメール」フォルダを作成するため、メール内でGmailを操作すると、すぐにぎこちなくなってしまいます。
たとえば、Gmail の受信トレイのメッセージに 3 つのラベルを適用した場合、そのメッセージを検索すると、メールでそのメッセージのコピーが 5 つ表示されます。前述のラベルの 3 つ、受信トレイから 1 つ、および [すべてのメール] フォルダから 1 つになります。
しかし、Googleとサードパーティは、IMAP機能のコントロールを強化したり、Gmailの生産性向上機能をメールで再現したりするなど、Gmailとメールのギャップを埋めようと努力してきました。ニーズによっては、Gmailとメールは実際には非常にうまく連携できます。その方法をご紹介します。
この記事では、読者がすでに Gmail アカウントを持っており、メールで適切に設定されており、両方についてある程度の知識があることを前提としています。
ステップ1: Gmailの高度な機能をオンにする
これまでしばらくの間、Gmail では、メールなどの外部クライアントが Gmail ラベルとやり取りする方法をより細かく制御できる、見落とされがちなオプションがいくつか提供されてきました。
これらのオプションを使い始めるには、Gmail設定の「Labs」タブに移動し、「IMAPの詳細設定」機能を有効にしてください。「変更を保存」をクリックすると、Gmailが自動的に更新され、受信トレイに戻ります。
ステップ2: ラベルをカスタマイズする
Gmailの設定に戻り、「ラベル」タブを開きます。これで、Gmailのラベルのほとんどをメールアプリ（これもフォルダとして）に表示するかどうかを制御できます。おそらく、「すべてのメール」ラベルは無効にしたいと思うでしょう。従来のメールクライアントでメッセージが重複する原因の大部分は、このラベルによるものです。
また、オフライン時に不要なラベルや、メールに不要な重複メッセージを作成する可能性のあるGmailルールのラベルは、自由に非表示にできます。メールから除外したラベルが付いたメッセージ（アーカイブ済みメッセージを含む）を検索するには、ブラウザでGmailにログインする必要がありますのでご注意ください。手順3に従って、メールでゴミ箱に入れたGmailメッセージを自動的にアーカイブする場合は、IMAPクライアントからGmailのゴミ箱ラベルを非表示にすることもできます。
ステップ3: IMAPアーカイブを有効にする
メール（および一般的なメールクライアント）からメッセージを削除すると、プログラムはそれらをゴミ箱フォルダに移動して処分します。ディスク容量が貴重で、メールプログラムやサービスが大量のメッセージを整理すると処理が遅くなる可能性があったかつては、この動作は理にかなったものでした。しかし、最近のMacの高速化、強力なサーバー、そして豊富なディスク容量（オンラインでも）のおかげで、Gmailはデフォルトで「アーカイブ」動作を選択するという異なるアプローチを採用しています。これにより、メッセージは受信トレイから移動されますが、完全に削除されるのではなく、検索可能な「すべてのメール」フォルダに残り、いざというときのために保存されます。
Mailを優れたGmailクライアントにしたいと考えているので、キーボードのDeleteキーを使ってGmailにメッセージをアーカイブするように設定できます。Gmailの「設定」から「転送とPOP/IMAP」タブを開き、「IMAPアクセス」セクションの「自動消去」設定を見つけます。これを「メッセージを自動的に消去しない」に切り替えます。次に、「最後に表示されたIMAPフォルダからメッセージが消去されたとき」を「メッセージをアーカイブする」に設定します。ページ下部で変更を保存してください。
これで、メールからメッセージ（重複しているすべてのラベル/フォルダを含む）を削除するたびに、そのメッセージは大容量の Gmail アカウントにアーカイブされ、後で必要になったときにオンラインで検索できるようになります。
ステップ4: メール設定を微調整する
Gmailの設定が完了したら、メールの設定を調整して最適な動作を実現しましょう。「メール」→「設定」を開き、Gmailアカウントを選択します。「メールボックスの動作」タブをクリックして、以下の操作を行います。
- 下書きを Web 上の Gmail でアクセスできるようにするには、「下書きメッセージをサーバー上に保存」を有効にします。
- 「送信済みメッセージをサーバーに保存」がオンになっていること、および「送信済みメッセージを削除するタイミング」ポップアップ メニューが「しない」に設定されていることを確認します。
- 「削除済みメッセージをゴミ箱に移動する」を有効にし、「削除済みメッセージをサーバーに保存する」は無効にします。これは、手順3で設定した機能の残り半分です。メールアプリはMacにローカルに保存される独自の「ゴミ箱」フォルダを作成しますが、ウェブ版Gmailではメッセージはアーカイブされ、検索可能になります。設定ウィンドウを閉じ、「保存」をクリックして変更を確定します。
- メールアプリのサイドバーでGmailフォルダを探し、[Gmail]というフォルダを展開し、「下書き」サブフォルダを選択します。次に、「メールボックス」→「このメールボックスの用途」→「下書き」を選択します。
- [Gmail] -> 送信済みメールサブフォルダを選択し、メールボックス -> このメールボックスの使用 -> 送信済みメールを選択します。
- 最後に、[Gmail] -> スパムサブフォルダを選択し、「メールボックス」 -> 「このメールボックスの用途」 -> 「迷惑メール」を選択します。この最後の3つの操作により、これらの種類のメッセージをどのフォルダに保存するかについて、メールとGmailで共通の認識が保たれます。複数のMacをお使いの場合は、それぞれのMacでメールアプリでこれらの操作を必ず実行してください。
Gmail アカウントとメールは、電子メールの処理方法が異なるにもかかわらず、ほぼ同時に機能するようになっているはずです。
Gmail のメリットの一つは、キーボードの生産性を重視していることです。マウスを使わずに、メッセージにラベルを付けたり、アーカイブしたり、削除したり、ラベル間を移動したりと、すべて簡単に操作できます。メールでも同じような整理機能を使いたいなら、Indev Software の 25 ドルの Mail Act-On プラグイン ( ) を試してみてください。Mail Act-On を使えば、メールのほぼすべての操作をキーボードショートカットでカスタマイズできます。1 つまたは複数のメッセージを選択して、後で見返す際に目立つように色付きのラベルを付けたり、メッセージをフォルダに移動したり、複数のメッセージに対して AppleScript を実行したり、これらはすべてキーボードの 1 回のキー操作で行えます。
Mail Act-Onは、Indev Softwareの他のプラグインの一つである30ドルのMailTags（ ）とも連携し、メールにタグやプロジェクト管理ツールを適用できます。ただし、複数のMacを使用する場合、GmailとMail Act-Onには重要な制限が1つあります。他の多くのIMAPメールサービスとは異なり、Gmailはこれらのタグをサーバーに同期しないため、他のMacからはアクセスできません。あるMacでMail Act-Onのタグをメッセージに適用し、別のMacでそのタグを検索しても、一致するものは見つかりません。
メールとGmailは完璧に相性が良いとは言えませんが、少し設定すればうまく連携できます。オフラインでもメールにアクセスしたい場合や、メールとMac OS Xの他の機能との連携の利点を活用したい場合、あるいは複数のアカウントやサービスを管理する必要がある場合でも、Gmailを仕事やプライベートのあらゆる場面に最小限の手間で組み込むことができます。
Gmail のゴミ箱ラベルの説明を追加するために、太平洋標準時午後 1 時 13 分に更新されました。
