バーチャルタイムクロックのレビュー：従業員の勤務時間を追跡する

タイムレコーダーは、パンチカードと、出勤・退勤の記録を待つ従業員の列を特徴としており、現代の産業革命を象徴するほぼ普遍的な存在です。物理的な紙であるパンチカードは今でも広く使用されていますが、ご想像のとおり、従業員の勤務時間管理においては、デジタルタイムレコーダーの方がより柔軟に対応できます。Redcort Softwareの Virtual TimeClockアプリファミリーは、数名のユーザーがいる単一のオフィスから、国内または世界中の複数の拠点にオフィスを構える大企業まで、様々な環境で時間をデジタルで追跡するためのソリューションを提供します。

Virtual TimeClockには、Basic Edition、Pro Edition、Network Editionの3つのバージョンがあります。各バージョンはMacとPCの両方で利用可能で、アプリケーションのネットワークバージョンを使用すると、MacとPCのクライアントを、サーバーがMacとPCのどちらで実行されているかに関係なく接続できます。Pro EditionとNetwork Editionはほぼ同じ機能を提供しますが、Basic Editionは他の2つのバージョンにある機能のかなり限定されたサブセットを提供します。

RedcortのBasicプログラムは99ドルで、ニーズが限られ従業員数が少ない小規模オフィスに最適です。ただし、機能が大幅に削減されているため、完璧なタイムレコーダーに必要な機能をすべて備えているとは限りません。Virtual TimeClock Basicは1台のコンピューターにインストールでき、管理者1名と最大3名の従業員をサポートします。Basic版のレポートはタイムシートのみで、給与計算に使用できます。3名を超えるユーザーを追加しようとすると、続行するにはVirtual TimeClock Proへのアップグレードが必要であることを示すメッセージが表示されます。

このアップグレードオファーは、よくある宣伝文句とは違います。195ドルのVirtual TimeClock Proは、どの見積もりを見ても、より安価な3ユーザー対応の兄弟製品よりもはるかに優れています。Virtual TimeClock Proも1台のコンピューターでしか実行できず、従業員がログインできるのもそのコンピューターのみとなりますが、ユーザー数無制限、自動バックアップ、Paychex、ADP、QuickBooksなど複数の給与計算システムとの連携、シフト管理、豊富なレポート、部門別サポート、そして従業員が上司や他の従業員とコミュニケーションを取るための組み込みメッセージングシステムなど、豊富なオプションを備えています。

Virtual TimeClock にユーザーを追加するには、2 つのオプションがあります。アプリケーションのユーザー入力ツールを使用して各ユーザーを手動で入力するか、QuickBooks .iif ファイルまたは適切にフォーマットされた CSV ファイルからユーザーをインポートすることができます。手動データ入力に関して、いくつか奇妙な点を発見しました。まず、新しいユーザー名を入力する際、タブ移動時にイニシャル フィールドが 3 番目に表示されることです。これは理解できますが、タッチタイピングで画面を見ていないときには予期せぬことです。さらに、イニシャル フィールドには複数のイニシャルを入力できるため、混乱を招きます。また、Return キーを押しても新しいレコードが作成されず、新しい空白のユーザー画面が開かないため、キーボードからマウスまたはトラックパッドに手を移動する必要があります。この動作を変更するための設定があると便利です。

Virtual TimeClockのネットワークエディション（価格は295ドルから）は、Virtual TimeClock Proと全く同じですが、WAN、LAN上の任意のワークステーション、さらにはインターネット経由で遠隔地からでもユーザーがアクセスできます。このアプリケーションを使用するにはVirtual TimeClockサーバーをセットアップする必要がありますが、サーバーソフトウェアが動作するMacまたはPCである必要はありません。ネットワーク上で動作し、利用可能なコンピューターが必要です。Virtual TimeClockサーバーは、ログインウィンドウが表示されている場合でもバックグラウンドで実行されるシステムデーモンを使用するため、このコンピューターにログインする必要はありません。

サーバーには2種類のクライアントが接続します。1つはユーザーが出勤時に打刻するシンプルなタイムレコーダーで、もう1つはタイムレコーダーがユーザーに情報を表示する方法やログイン方法をリモートで管理できる管理アプリです。社内ネットワーク内でのアクセスはシームレスに機能しますが、インターネットベースのアクセスはより困難になる可能性があります。外部アドレスから内部アドレスにマッピングされたポートが必ず必要になり、固定の外部IPアドレスを使用するか、DynなどのダイナミックDNSサービスを使用する必要があります。これらが準備されれば、インターネット経由でのタイムレコーダーへのアクセスはシームレスになります。

Virtual TimeClockアプリ全般に関して、セキュリティ面で大きな懸念が一つあります。これは数年前のレビューでも触れましたが、パスコードのセキュリティが十分ではありません。Virtual TimeClockはPINとパスワードを使ってユーザーを認証します。そのため、パスコードを作成または変更する際に、既に誰かが使用しているパスコードを使用するとエラーメッセージが表示され、システムが不正アクセスされる可能性があります。これはVirtual TimeClockの次期バージョンで必ず改善されるべきです。

結論

セキュリティ上の懸念はさておき、Virtual TimeClockアプリケーションファミリーは、従業員の勤務時間を追跡するための優れた方法を提供します。プロ版には優れたレポートツールが備わっており、ほぼすべての給与計算サービスへのエクスポート、そしてネットワークベースのタイムクロックオプションも備えているため、Virtual TimeClockは優れた時間管理ツールです。