Automatorは、OS Xの新機能の中で私のお気に入りの一つです。技術に詳しくないユーザーでも、一見複雑に見えるプログラムを作成して、日常的なタスクを処理できます。さらに、これらの新しいプログラムは、FinderのAutomatorのコンテクストメニューに「名前を付けて保存」するだけで簡単に追加でき、究極のパワーツールの始まりとなります。そのため、今日の記事を含め、このブログではAutomator関連のヒントをいくつかご紹介する予定です。
例えば、複数のクライアントから様々なプロジェクトファイルを受け取るビジネスで働いているとします。日中にファイルが届くと、名前と日付が付けられ、各プロジェクトに連番が振られたフォルダシステムを使って、ファイルを追跡します。
- クライアントABC | 2005-09-15_1
- クライアントABC | 2005-09-15_2
- クライアントABC | 2005-09-15_3
- クライアント DEF | 2005-09-15_1
- クライアント DEF | 2005-09-14_1
- 等…
さらに顧客を区別するために、Finderのラベルを使って上位7つの顧客を色分けしています（7色あります）。システムはうまく機能していますが、フォルダの作成には時間がかかります。Automatorを使えば、この作業はほぼ簡単に行えます。
Automator（アプリケーションフォルダ内）を起動し、「ライブラリ」列の「Finder」エントリをクリックします。Finderを選択した状態で、「アクション」列から以下のエントリをそれぞれ右側の作業領域にドラッグし、上から下の順番に配置します。
- 新しいフォルダ
- Finder項目の名前を変更する
- Finder 項目の名前を変更します — はい、2 回ドラッグします。
- ラベルファインダーアイテム
これで、特定のクライアント向けのAutomatorアクションのシェルが完成しました。各コマンドの機能と、特定のクライアント向けの設定をカスタマイズする方法を以下に示します。ここでは、上記のような名前のフォルダを作成するために必要な設定を使用します。異なる命名規則を使用する場合は、必要に応じて各値を変更してください。
ステップ1：新しいフォルダ
このアクションはFinderに新しいフォルダを作成します。「名前」フィールドに、フォルダに付けたい名前を入力します。私の場合は「Client ABC |」と入力しました。パイプ（縦棒）の後にスペースを入れないことに注意してください。「場所」ポップアップで、新しいフォルダの保存場所を指定します。残念ながら、Automatorには「現在のフォルダ内」という場所のオプションがないため、あらかじめ定義された保存場所から選択するか、「その他」で特定の場所を選択する必要があります。私はデスクトップに設定したままにしました。こうすることで、完成したフォルダを目的の場所にドラッグするだけで簡単に移動できます。
編集内容が適用された完了したアクションはこのように表示されます。
ステップ2: Finder項目の名前を変更する
この最初の名前変更アクションは、作成した新しいフォルダに日付を追加するために使用されます。最初のポップアップを「日付または時刻を追加」に設定し、残りの値を以下のように設定します。
「フォーマット」ポップアップで「年」が先頭になっていることを確認してください。これにより、Finder がこれらの項目を日付順に正しく並べ替えるようになります。この設定を行うと、フォルダの名前に「YYYY-MM-DD」が追加されます。
ステップ3: Finder項目の名前を変更する
この「名前変更」アクションの2回目の実行により、フォルダ名にプロジェクト番号が追加されます。ここでは実際には2つの選択肢があります。上記で示したようにフォルダに名前を付けることもできます。これは最初は問題なく動作します。しかし、新しいフォルダを別の場所に移動する場合、後々フォルダ名の重複問題が発生する可能性があります。例えば、「#1」フォルダを作成し、それを元の場所に移動してから、スクリプトを再度実行します。そうすると、別の「#1」フォルダが作成されます。これを移動しようとすると、Finderは重複していると通知します。しかし、すべてのクライアントフォルダを作成したフォルダにそのまま残す場合は、この方法で問題なく、最も読みやすくなります。このアクションで連番を使用するように設定する方法は次のとおりです。
これにより、フォルダー名の末尾に「_n」が付けられます。「n」は数字のシーケンス番号です。
目的に合わせて、各フォルダ名の末尾に一意の値を追加することにしました。しかし、その数値が一意であることをどうやって確認するのでしょうか？答えは簡単です。Automatorを使えば、午前0時からの秒数を名前に追加できます。こうすることで、完成したフォルダを任意の場所に移動でき、名前の重複を心配する必要がなくなります。連番ではなく秒数を追加するには、最初のポップアップで「日付または時刻を追加」を選択し、その他の値については以下の設定を使用します。
これにより、名前に「_nnnnn」が追加されたフォルダーが作成されます。ここで、「nnnnn」は午前 0 時からの秒数です。
ステップ4：ラベルファインダーアイテム
これはとても簡単です。特定のクライアントに関連付けたい色を選択するだけです。色を選択すると、そのラベルが付いた新しいフォルダが作成されます。
アクションのテスト
ここで、作成したアクションと、私が作成したアクションのスクリーンショットを比較してみましょう。両者は全く同じか、ファイル名やフォーマットなど、変更した部分のみが異なるはずです。準備が整ったら、「実行」ボタンをクリックしてください。結果は、指定した場所に名前とラベルが付けられたフォルダに保存されます。
アクションを活用する
このアクションを活用する最も良い方法は、Finderプラグインとして保存することです。「ファイル」→「プラグインとして保存」を選択し、プラグインに名前を付けます（例えば「クライアントABCフォルダ」）。保存後、FinderでControlキーを押しながらクリックし、ポップアップメニューから「Automator：クライアントABCフォルダ」を選択すると、スクリプトで指定した場所にクライアントABC用の新規フォルダが即座に作成されます。ポップアップメニューを使えば、急いでいる時でも簡単に任意の数のフォルダを作成できます。
でも、ABCクライアントだけで済ませる必要はありません。他のクライアントでも必要に応じてアクションを変更し（例えば、最後の項目のラベルの色を変えるなど）、それぞれの変更バージョンをFinderプラグインとして保存しましょう。これで、使いやすくいつでも使える7つのコマンドを使って、特別な名前とラベルが付いたフォルダを作成できるようになりました。
この例のシナリオは少し不自然に見えるかもしれませんが、それはそれで構いません。Automatorを使えば、自分だけのFinderフォルダを簡単に作成できるという大きなメリットがあります。名前の変更やラベル付けを試してみると、実際のワークフローのニーズに関わらず、強力な時間節約ツールがすぐに使えることに気づくでしょう。
