私は長い間、ビジネス会計パッケージと連携できる優れた時間管理アプリを探していました。FreshBooks を実際に使ってみてからかなり時間が経ちましたが、優れた時間管理機能が組み込まれており、ビジネス会計機能も向上し続けています。
私にとっては（本当に！お金を払って使っています）、MarketcircleのBillings Proは、これまで使ってきた時間管理・請求書作成ソフトウェアの中で最高のものです。しかし、これは会計パッケージではないので、収入と支出を追跡するにはQuickBooks Onlineにお金を払わなければなりません。また、請求書を重複して作成する必要があり、1つはBillings Proから送信し、もう1つは会計用のQuickBooks Onlineから送信しています。
最近、QuickBooks OnlineとXeroと連携するオンラインタイムカードアプリ「TSheets」を試してみる機会がありましたが、本当に素晴らしいです。優れた時間管理とタイムカード管理機能に加え、多数の連携機能により非常に多用途に使えます。
ウェブ時間
TSheets（1ユーザー無料、複数ユーザー向けの価格と手数料あり）は、Redcort SoftwareのVirtual TimeClockに似たWebベースのタイムレコーダーアプリケーションで、従業員がオフィスで働いているか現場で働いているかに関係なく、従業員の勤務時間を追跡するのに役立ちます。TSheetsは、ブラウザは搭載しているもののアプリをダウンロードできないMac、PC、その他のポータブルデバイス向けにブラウザベースのクライアントを提供しています。
iOSおよびAndroidデバイス向けのスタンドアロンアプリ（タブレットデバイスをログイン用のキオスクとして利用することもできます）があり、テキスト、Twitter、電話による出勤記録のオプションが用意されています。iOSおよびAndroidアプリは、出勤中の従業員のリアルタイムの位置情報追跡機能も提供します（出勤していない従業員の位置情報追跡は行いません）。これにより、現場従業員が申告した場所にいるかどうかを確認したり、特定の場所に派遣するのに最適な現場従業員を特定したりする際に役立ちます。
管理の観点から見ると、TSheetsは従業員のスケジュール管理、残業管理、タイムカードの承認のための優れたツールを提供しています。管理者と従業員は、実際の労働時間を反映するようにタイムカードを調整できますが、TSheetsは労働省の基準に準拠した監査証跡を保持しているため、変更内容はすべて追跡され、何らかの紛争が発生した場合に利用できます。残業時間を管理する必要がある場合は、従業員が残業している際に管理者にアラートメッセージを送信するTSheetsアドインをインストールできます。
TSheets には、管理者が従業員のスケジュールを作成したり、スケジュールを簡単に調整したりできるアドインも用意されています。これは、通常の 9 時から 5 時までの勤務時間ではなく、全員がいつ出勤して仕事の準備をする必要があるかを把握する必要があるレストランなどのビジネスにとって特に便利です。
会計業務をオンライン化
TSheetsの強力な機能の一つは、QuickBooks OnlineやXeroなどのオンライン会計パッケージとの連携です。TSheetsは、これらの会計パッケージから顧客情報や仕事情報などの情報を自動的にインポートし、従業員がそれらの情報をタイムカードにリンクできるようにします。これらの連携はうまく機能しますが、現時点では、勤務時間を承認してから、選択したオンライン会計パッケージにデータをエクスポートする必要があります。
年末までにリリース予定のTSheetsとQuickBooks Onlineの連携デモを見ました。この新しい連携により、QuickBooks Online内でタイムシートの承認とTSheetsの操作が可能になり、2つのオンラインインターフェースを行き来することなく、統一されたエクスペリエンスを実現できます。これらのオンライン会計アプリケーションをどちらも使用していない場合は、タイムシートデータをエクスポートし、生成されたファイルを会計アプリや給与計算サービスにインポートできます。
悲しいトロンボーン
TSheetsは大好きですし、多くの会計・勤怠管理アプリケーションと同様に、TSheetsもシンプルさが足りないと感じることがあります。企業によっては、特定のプロジェクトで働いた時間を追跡し、請求書を発行できることが本当に重要な場合もあります。TSheetsとQuickBooks Onlineを併用すると、QuickBooksの給与計算サービスを利用することが前提となるため、給与計算の設定が完了するまでは請求処理は行われません。私は試していませんが、Xeroなら給与計算サービスがなくても時間ベースの請求が可能になるようです。
これらの会計パッケージのいずれも使用しない場合、TSheets はニーズに合う基本的な請求書アドインを提供しますが、TSheets は会計パッケージではないため、会計には TSheets に加えて何かが必要になります。
