Macの専門家が連絡先をどう扱うか

かつて人々は文字通り個人用の電話帳を持っていました。友人や家族の名前、電話番号、住所を走り書きする帳面です。まさに暗黒時代でした。

2014年の今、そんな時代遅れの面倒な作業はもう必要ありません。MacとiOSデバイスはすべての連絡先を自動的に同期し、昔のノートにどんなに鋭い2番鉛筆で書いても読み切れなかったほどのデータを保管できます。連絡先情報を扱う方法はたくさんあるので、あなたはどれを選びますか？

Appleの専門家であるグレン・フライシュマン氏、ジョン・モルツ氏、ジェイミー・ニューベリー氏、デビッド・スパークス氏、そしてマルコ・タビニ氏に、連絡先の整理方法について話を聞きました。結論としては、誰もがロロデキシカルデータの整理方法に満足しているわけではないものの、「十分に機能している」方法は数多くあるということです。

連絡先管理において、アドレス帳に登録されているすべてのアドレスにすべてのデバイスからアクセスできることは最優先事項です。連絡先の同期は非常に重要です。

オプションはいくつかあります。たとえば、iCloud を使用して Apple デバイス (iPhone、Mac、iPad) 間で連絡先を同期できます。また、Google や Microsoft Exchange などのサービスを使用して同期することもできます (特に、Apple 以外のデバイスと連絡先を同期する必要がある場合や、iCloud の信頼性に疑問がある場合)。

私が話を聞いた5人の専門家は皆、連絡先の同期にiCloudを使っていました。私は唯一、Googleの同期に頼っている例外的な存在です。しかし、少なくとも時折iCloudに頼る姿勢は、せいぜい熱意に欠けているように思えました。

Macworldのシニア寄稿者であるグレン・フライシュマン氏は、iCloudへの依存は「自分が愚かだった。信用すべきではない」と述べた。しかし、もう一人の寄稿者であるマルコ・タビニ氏は、「今のところ、iCloudはすべてを同期させ、紛失から守るという素晴らしい仕事をしている」と述べている。

Macworldの寄稿者であり、Mac Power Usersポッドキャストの共同ホストでもあるDavid Sparks氏は、iCloudを使い続けている。その理由は「Microsoft Exchangeはちょっと不安定なんです。Palm Pilot時代の連絡先の同期がひどかったのを覚えているのも、iCloudを使い続けている理由の一つだと思います。あのプラットフォームでは、理由もなく連絡先のコピーがランダムに複数作成されていたんです」とのこと。Sparks氏は現在、トラブルに遭遇すると、5ドルのアプリ「Contacts Cleaner」を使って重複を削除し、その他の問題を解決している。

私が話を聞いたMacエキスパートは皆、連絡先の整理にMacとiOSのApple純正連絡先アプリを頼りにしていました。繰り返しになりますが、私は唯一の例外で、Web上のGoogleの（ひどい）連絡先管理ツールに固執しています。これは主に惰性によるものです。iCloudが登場する前からGoogleの連絡先管理ツールを使い始めていて、なかなか切り替えることができなかったのです。

講演者、ライター、ポッドキャストホストとして活躍するジェイミー・ニューベリーさんは、連絡先アプリだけでなく、ウェブサービスとアプリ「Sincerely」を使って郵送先住所を管理しています。彼女がこのサービスを気に入っている理由の一つは、パソコンやiOSデバイスから実際に郵便物を送るのが簡単で、住所管理に重宝している点です。

弁護士でもあるスパークス氏は、時折、連絡先以外のものへの移行を検討する。「顧客や弁護士、そして日々の仕事で関わるすべての人との電話をすべてオンライン顧客関係管理ソフトで管理したいという思いが、実はあるんです。でも、今はシンプルに、Appleの連絡先アプリを使って、個人のiCloudの連絡先とオフィスのExchangeベースの連絡先リストを同期しています。」

それでも、スパークス氏はAppleの連絡先アプリで連絡先を追加したり編集したりするのは好きではない。「操作を始めるのにマウスクリックが多すぎるんです」。連絡先はAppleのアプリに保存しているものの、無料（アプリ内課金あり）のCobookアプリも使っている。「こちらの方がずっと高速で、常にメニューバーに常駐しています」

Sparksの推薦を受けて検討したCobookは、Facebook、Google、Twitterなど、様々な場所から連絡先データを統合できます（無料）。連絡先アプリ（通常はiCloudアカウントに保存されています）に保存されているアドレスでも、Googleの連絡先でも利用できます。Cobookで連絡先データを更新すると、連絡先アプリを使うよりも手順がはるかに少なく、変更内容はどのサービスを使っていてもすぐに同期されます。

Tabini 氏は、連絡先の追加に iPhone の連絡先アプリを使用していますが、Mac のデータベースに新しいエントリを追加するときは、実際には Apple のメール アプリを使用しています。「メールのデータ検出機能はほとんどの場合うまく機能することが分かりました。少なくとも手動で行う場合と比べると、新しい連絡先の追加がかなり便利になります。」

OS X と iOS はどちらも、電子メール、メッセージ、メール、または AirDrop を通じて連絡先情報を簡単に共有できるようにすることを目指しており、これは従来の名刺の代わりに情報を誰かに渡す必要がある場合に特に便利です。

タビニさんはヒントを教えてくれました。「自分の連絡先を必ず登録しておきましょう。メールアドレス、住所、電話番号など、最新の情報をすべて登録しておけば、すぐに他の人と共有できます。…連絡先をあれこれ探す手間をかけずに、いつでも誰かに情報を渡すことができるので、とても便利です。電話番号を教えてしまうなんて、最悪です。」

しかし、ほとんどの専門家は機能の共有についてはあまり関心を示しませんでした。フライシュマン氏とニューベリー氏はどちらも、連絡先情報を他人と共有していないと述べています。モルツ氏は、「妻と連絡先を共有することはありますが、通常は連絡先カードをメールで送っています」と述べています。

スパークスは「誰かをぶつけたことは一度もない」と付け加えた。

連絡先を管理し、最新の状態に保ち、間違いを起こさないようにするには、手間がかかります。そして、連絡先をきちんと整理するには、さらに多くの手間がかかります。

「私は連絡先管理が下手なんです」とフライシュマン氏は自身の連絡先管理について語った。ニューベリー氏も、少し表現を変えながら、同様の感想を述べた。

しかし、スパークス氏は連絡先を整理するためのヒントをいくつか提供してくれました。中でも最も重要なのは、「メモ」フィールド（Cobookと連絡先の両方からアクセスできます）を有効活用することです。

「他のどこにも収まらないデータをたくさんそこに追加しています」と彼は言う。「レックスのお気に入りのスターバックスのドリンクを保存したり、一緒にプロジェクトに取り組んでいる場合は、二人で交わした重要な会話のリストを保存したりします。」

スパークス氏は、素早く検索するために、メモ欄に「基本的なタグ」と呼ぶものも使っています。例えば、#referral や #holidaycard などです。こうすることで、必要な時に、そのタグが付いたすべての連絡先を素早く簡単に検索できます。「連絡先グループを追加しても同じことができるのは分かっていますが、グループの数は最小限に抑えるようにしています。そのため、いくつかのタグで連絡先を検索すれば十分です。」

苦情部門

私が話を聞いた専門家の何人かは、Appleのエコシステムにおける連絡先管理について、いくつか不満を漏らした。「私にとって最大の問題はOS Xの連絡先インターフェースです」とスパークス氏は述べた。「10.9 Mavericksでは改善されましたが、それでも電話番号を変更するにはマウスクリックが多すぎます。」

Sparks 氏はまた、連絡先機能が複数の連絡先を 1 人の人物にまとめようとしすぎるという問題にも遭遇しました。これは、Sparks 氏が同じ名前の人物を複数知っているという稀なケースで発生し、「これは決してうまくいきません」と述べています。

フライシュマン氏は、「昔のNow Up-To-Date/Now Calendarのように、連絡先、カレンダー、ToDoの連携が優れているようなアプリが今あればいいのにと思います。あのシステムはひどい出来だったにもかかわらず、実際には全てがスムーズに連携していました」と語った。彼は「BusyCalのような、GoogleやiCloudなどを自動的に取り込み、同期してくれる、しかもイベントや連絡先情報を他の人と共有する方法を自分でコントロールできるようなアプリ」を切望している。

それで私たちは何を学んだのでしょうか?

5人のエキスパートのうち、iCloudとの同期で問題に遭遇した人は誰もいません。これは良い兆候です。興味深いことに、Apple純正アプリは、他の多くのアプリと同様に、複数のソースからの連絡先データの処理に非常に優れています。そのため、Googleベースの連絡先同期アプリを使用している私でも、Appleのアプリ（そして今ではCobookも！）を使ってアドレス帳を管理できます。

話を聞いた人たちから得た最良のアドバイスは、連絡先の管理には一貫したアプローチが必要だということです。連絡先の同期に問題を抱える友人から、例えばiPhoneの連絡先の一部しかMacに表示されないといった話を時々聞きます。たいていの場合、彼らは知らないうちに複数の方法で同時に連絡先を同期しているのです。一部の連絡先はGoogleに、他の連絡先はiCloudに、そして残りの連絡先はデバイス本体にのみ保存しているのです。

連絡先を予測通りに表示するには、どこに保存しているかを把握しておく必要があります。独自のデータベースを作成せず、既存のアドレス帳をより効率的に利用できるCobookのような代替アプリを検討してみてください。また、Macの連絡先アプリから連絡先を追加するのは、クリック操作が多すぎるため、可能な限り避けてください。