Microsoft Outlook 2011 ( ) は、単にEntourage 2008のメールソフトを、洗練された新しいデザインで再パッケージしただけのものではありません。統合された受信トレイからクイックルックのサポートまで、見た目だけでなく、内部にも多くの改良が施されています。しかし、デザインが一新されたにもかかわらず、MicrosoftはEntourageをパワーユーザー向けツールにしてきた多くの特典やショートカットをしっかりと維持しています。見逃していたかもしれない、いくつかの注目機能をご紹介します。
1. キーボードショートカットに精通する
Entourageと同様に、Outlookではキーボードから直接多くのオプションにアクセスできます。一部のキーボードショートカットは変更されています（Outlook 2011のキーボードショートカットのチートシートをご覧ください）。しかし、多くのショートカットは変更されていません。例えば、Shift + Command + Oキーを押すと、未読メッセージを素早く表示できます。以下の便利なショートカットをぜひ活用してください。
メッセージにフラグを付けるメール リストからメッセージを選択したら、Control + 1 から Control + 4 を押すと、今日、明日、今週、または来週のフォローアップとしてフラグを付けることができます。
表示パネルの表示/非表示を切り替えるCommand キー + (バックスラッシュ) を押すと、メッセージ リストの右側の表示パネルの表示/非表示を切り替えることができます。Command キー + Shift キー + (バックスラッシュ) を押すと、メッセージ リストの下にある表示パネルの表示/非表示を切り替えることができます。
送信ショートカットメッセージに返信するには、メッセージリストでメッセージを選択し、Command + R キーを押します。メッセージを転送するには、Command + J キーを押します。メッセージの作成が完了したら、Command + Return キーを押して送信します。
2. ゴミはスケジュールに従って捨てる
メールアカウントの容量制限超過の警告に悩まされていませんか？Outlookに任せれば、ゴミ箱を空にできます。「ツール」→「スケジュール実行」→「スケジュール編集」で、Outlookの「削除済みアイテム」フォルダを空にするタイミングを指定できます。1時間ごと、毎週、あるいはプログラム終了時など、自由に設定できます。
3. カスタムカレンダー
誰もが9時から5時まで働いているわけではありません。「環境設定」→「カレンダー」で、勤務曜日と勤務時間を指定できます。また、次の休日がいつになるかを知っておくと便利ですので、Outlookは米国およびその他の国の祝日をカレンダーに自動的に追加します。この機能は「ファイル」→「インポート」にあり、表示されるリストから「祝日」を選択するだけです。
Outlook 2011の新機能として、メールで届いた招待状のメッセージ本文の横に、招待状の日時がカレンダーに表示されるようになりました。招待された会議が先週設定した計画会議と重なるかどうか、あるいは出席できるかどうかが一目でわかります。
4. 内蔵タイピングアシスタント
Wordで入力ミスを修正してくれるオートコレクト機能は、Outlookでも時間を節約できます。オートコレクトのデータベースを編集することで、短い文字の組み合わせを指定して、自動的に完全な単語に展開できます。用語リストに追加するには、「環境設定」→「オートコレクト」に進みます（Entourage 2008では、「ツール」→「オートコレクト」にありました）。重要な研究概要で「キルギスタン」を50回も入力しなければならないのが面倒なら、「kyr」から自動的に展開するように設定しましょう。この裏技は、あなたの正気を保つだけでなく、手根管症候群の危険性も回避できるかもしれません。
5. あなたの秘密のアイデンティティ
Entourage 2008では、複数のユーザーアカウントを切り替えることができます（「Entourage」→「ユーザーアカウントの切り替え」）。これにより、個人的なやり取りと仕事のメッセージやメモを分けて管理できます。Outlook 2011でも同様のことが可能ですが、Entourageではプログラム内でユーザーアカウントを切り替えることができますが、Outlookでは少し手順が複雑です。/Applications/Microsoft Office 2011/Office フォルダにあるMicrosoftデータベースユーティリティを開く必要があります。Outlookを開く前にOptionキーを押したままにしておくと、データベースユーティリティに直接アクセスできます。データベースユーティリティでは、Entourageと同じように、ユーザーアカウントの作成、名前変更、削除、切り替えが可能です。
ネイサン・アルダーマンは、バージニア州アレクサンドリア在住の作家、編集者、そして文書の熱心な読者です。
