世界が急速に他のコミュニケーション手段（テキスト、インスタントメッセージ、ソーシャルネットワーキングサービスなど）に移行しているにもかかわらず、私たちは依然としてメールに依存しています。メールの重要性と、この技術が誕生して以来の長い歴史を考えると、多くの人がメールの送受信やフィルタリングに関して依然として問題を抱えているのは驚くべきことです。そこで、これらの問題のいくつかを解決してみましょう。
恥ずかしいメッセージの取り違えを避ける
成功への道に大きな落とし穴を生じさせる要因の一つは、相手を間違えて辛辣なメッセージを送ってしまうことです。例えば、上司と問題を抱えているとします。同僚にメールで不満を訴えた際、自動入力機能によって宛先欄に本来の受信者の名前（ジェーン・スミス）ではなく上司の名前（ジェーン・ジョーンズ）が入力されていることにうっかり気づき、何の気なしに「送信」ボタンを押してしまったとします。もし以下の予防策を講じていれば、今頃は机を片付けているようなこともなかったでしょう。
コツは、連絡先アプリケーション（OS X Lion以前をお使いの場合はアドレスブック）を開き、「カード」→「フィールドを追加」→「テンプレートを編集」を選択することです。表示されるテンプレートウィンドウで、「フィールドを追加」ポップアップメニューをクリックし、「ニックネーム」を選択してテンプレートウィンドウを閉じます。上司の連絡先エントリを選択し、ページ下部の「編集」ボタンをクリックします。ニックネームフィールドに「Boss」と入力し、上司の姓名を削除して「完了」をクリックします。
メールに戻り、「ウィンドウ」→「過去の宛先」を選択し、リストから上司の名前を選択して削除します。これで、Apple Mailが上司の名前を自動入力しなくなります。これで、上司にメッセージを送信する際は、「宛先」欄に上司の名前ではなく「上司」と入力するだけで済みます。メッセージは正しい受信者に届き、あなたは仕事を続けることができます。
すべてのデバイスで同じメッセージを見る
私たちがもう90年代に生きているわけではないことを示す一つの手がかりは、オフィスや書斎に設置された1台のコンピューターからではなく、職場のコンピューター、自宅のコンピューター、iPhone、iPad、iPod touchなど、多数のデバイスからメールにアクセスしていることです。そして、あるデバイスではメールが見つかるのに、別のデバイスでは見つからないという状況ほどイライラするものはありません。同様に、あるデバイスで削除したメールが、別のデバイスではどうしても再び現れるという状況に遭遇することもあるでしょう。
この問題に対処する最も簡単な方法は、お持ちの POP (Post Office Protocol) メール アカウントから IMAP (Internet Message Access Protocol) アカウントに移行することです。この 2 つのアカウントの主な違いは、IMAP アカウントでは、メールの削除やメッセージのフォルダーへの移動など、1 つのデバイスで行った変更が他のデバイスにも反映されることです。そのため、たとえば、iPhone で Joe からのメッセージを削除した場合、Mac のメール クライアントでそのアカウントにアクセスしても、Joe からのメッセージは表示されません。これは、すでに処理済みだからです。一方、POP アカウントでは、メールをデバイスにダウンロードした後に管理します。この場合、メッセージを削除しても、そのデバイス上でのみ削除され、別のデバイスでメールを表示すると、メッセージはそのまま残ります。
最近では、デフォルトでIMAPアカウントを作成しないということはほぼ不可能です。iCloud、Gmail、Yahoo!メールに登録すると、IMAPアカウントが作成されます（ただし、GmailのPOPアカウントは無料で作成でき、Yahoo!メールは年間20ドルのMail Plusサービスに加入すれば作成できます）。多くのISPもIMAPアカウントをデフォルトとして提供しています。ただし、長年同じメールアカウントを使用している場合は、まだPOPを使用している可能性があります。その場合は、POPメールアカウントをIMAPに変更するためのヒントをご覧いただくか、ISPにお問い合わせください。
スパムから身を守る
迷惑メールも昔からある問題ですが、複数のデバイスでメールを受信するようになったことで、問題はさらに複雑になっています。ほとんどのMac用メールクライアントには、何らかのスパムフィルタリング機能が組み込まれていますが、そのフィルタリング機能が不十分な場合は、C-commandの30ドルのSpamSieveを使えば、迷惑メール問題の大半を解決できます。一方、iOSデバイスには多様なメッセージフィルタリング機能がないため、Macは完璧にクリーンなのに、iPhoneは迷惑メールだらけになってしまうという事態になりかねません。
この問題を解決する最も効果的な方法は、先ほど説明したように、IMAP アカウントを設定することです。Gmail、iCloud、Yahoo には、堅牢なサーバー側スパム フィルタリング機能があります (残念ながら AOL にはこの機能がありません)。これらのサービスでは、ユーザーが目にする前に迷惑メールが受信トレイから削除されます。ただし、メッセージが完全に消えるわけではありません (これは良いことです。誤って識別されたメッセージを自分の許可なく消去されてしまうのは避けたいからです)。メッセージは、iOS デバイスからメール アプリを起動し、アカウント領域までスクロールダウンしてアカウント (Gmail など) をタップし、迷惑メール フィルタまたはスパム フィルタをタップすることでアクセスできる迷惑メール フォルダまたはスパム フォルダに移動されます。これらのメッセージを確認したら、他のメッセージと同様に削除できます。
メッセージを返送しない
スパムメールを減らすのに役立たない方法の一つが、送信者にメッセージを返送することです。かつてMacのメールアプリケーションには、送信者にメッセージを返す「バウンス」コマンドがあり、送信先のアカウントが非アクティブであることを示す、一見正当な内容のテキストを添えていました。しかし、この機能は削除されました。スパマーは巧妙に、本当の返信先アドレスをメッセージに書き込まないからです。メッセージをバウンスすると、偽のアドレスに送信されるか、さらに悪いことに、スパマーによってアドレスを偽装された哀れな人に送信されることになります。最近では、バウンス送信は問題を悪化させるだけです。絶対にやめてください。
古いメッセージをアーカイブしてメールを高速化
数年分のメールを持ち歩いていると、メールクライアントの動作が遅くなったり、時々クラッシュしたりすることがあります。メールアプリケーションは比較的堅牢ですが、何ギガバイトものメッセージと添付ファイルを管理するとなると、どんなに高性能なアプリケーションでも動作が不安定になることがあります。メールクライアントを快適に動作させるには、不要なファイルを削除しましょう。
これは、重要なメールを完全にゴミ箱に捨てるという意味ではありません。メールプログラムから取り出してアーカイブに保存し、必要に応じて後でアクセスできるようにするだけです。Apple Mailでは、メールボックスまたはフォルダをControlキーを押しながらクリックし、「メールボックスのエクスポート」を選択します。プログラムがそのメールボックス内のメッセージから作成するアーカイブの保存先を選択します。Mailがアーカイブを作成したら、メールボックスまたはメールボックス内のメッセージを選択して削除します。
この手順はMicrosoft Outlookでより簡単に実行できます。アーカイブしたいメールボックスを選択し、デスクトップにドラッグするだけで、そのメールボックスのメッセージを含むmboxファイルが作成されます。その後、Outlook内でそのメールボックスの内容を削除します。
古いメールを別のアプリに保存する
アーカイブしたメールについて言えば、たった1通のメッセージを読むためだけに何千ものメッセージをインポートするのは、あまり意味がありません。そうすると、せっかく整理したメールクライアントがさらに散らかってしまいます。AppleのTextEditなどのテキストエディタでmboxファイルを読むこともできますが、もっと良い方法があります。別のメールクライアントを使ってアーカイブしたメールを読むのです。
この目的には、Mozilla Thunderbird をお勧めします。これは無料であり、アドオンを使用して mbox ファイルをインポートできるためです。
Thunderbirdをダウンロードしてインストールします。「ツール」メニューから「アドオン」を選択します。アドオンの検索フィールドに「ImportExportTools」と入力します。表示されるアドオンの横にある「インストール」ボタンをクリックします。Thunderbirdがアドオンをダウンロードしてインストールします。「今すぐ再起動」リンクをクリックして、Thunderbirdを再起動します。
「ツール」メニューから「インポート/エクスポート/ツール」→「mboxファイルのインポート」を選択します。表示されるシートで、「1つ以上のmboxファイルを直接インポート」オプションが有効になっていることを確認し、「OK」をクリックします。表示されるナビゲーションウィンドウで、アーカイブされたメールのmboxファイルを探し、「開く」ボタンをクリックし、その中にある「mbox」というファイルを見つけて、もう一度「開く」をクリックします。mboxの内容がThunderbirdに追加されます。
これで、古いメールを読みたい時は、Thunderbird を起動してそのまま使えます。いつも使っているメールクライアントもきっと役に立ちます。
