Filemakerのコンシューマ向けデータベースアプリケーションであるBento 4のリリースにより、印刷機能が大幅に強化され、アドレス帳などの特別な操作をすることなく、宛名ラベルの作成と印刷が可能になりました。しかし、Bentoはこれらの印刷タスクを、他のアプリケーションとはまったく異なる方法で処理します。
セットアップ:何らかのラベル ドキュメントを作成してからそのドキュメントにデータを結合する必要があるほとんどのデータベース アプリケーションとは異なり、Bento はアプリケーションの印刷ダイアログ内からレイアウトとデータの結合を処理します。
宛名ラベルの印刷
Bentoで「ファイル」→「印刷」を選択すると、「テーブル/フォームを印刷…」（Command-P）と「ラベルを印刷…」（Shift-Command-P）の2つのオプションが表示されます。後者を選択すると、通常の印刷オプションがすべて揃った印刷ダイアログが開きますが、「設定」、「レイアウト」、「外観」の3つのタブも表示され、Bentoでラベルを印刷するための設定を行うことができます。
ラベル印刷オプションを選択する前に、まずラベルに表示するデータが含まれている Bento コレクション (ライブラリの下) を選択する必要があります。
印刷ダイアログが開いたら、「設定」タブを選択すると、5つのテキストフィールドが表示されます。これらのフィールドには、独自のテキストを入力したり、Bentoデータベースからフィールドを追加したりできます。差し込みデータを追加するには、テキストフィールドの1つにカーソルを置き、「フィールドの挿入」ボタンを使用して、ラベルに表示したいフィールドを選択します。フィールドを追加する際は、フィールド間に必ずスペースを入れてください。
5つのフィールドのすぐ下に「住所ラベル」というチェックボックスがあります。Macのアドレスブックアプリのデータを表示するBentoコレクションをベースにしたコレクションを使用している場合、このボックスにチェックを入れると、ラベルに住所情報が自動的に挿入されます。チェックを入れると、「住所リスト」のプルダウンメニューから、連絡先の自宅住所、勤務先住所、またはその他の住所を使用するかを選択できます。また、ラベルに画像を追加したり、Bentoコレクションで選択した連絡先のみを印刷したりするオプションもあります。
レイアウト: Bento のレイアウト タブでは、定義済みの Avery または DYMO ラベルを選択できますが、必要な特定のラベルが Bento に用意されていない場合は、ここで独自のラベルを定義することもできます。
標準的なAveryラベルをお使いの場合、選択肢はシンプルで非常に明確です。お使いのラベルに対応するAveryラベル番号を探し、リストからその番号を選択してください。Bentoの利用可能なラベルリストにご希望のラベルがない場合は、「カスタム定義」を選択し、ラベルに付属の寸法に基づいて独自のテンプレートを作成できます。
「カスタム定義…」を選択した場合、まずカスタムラベルテンプレートの名前を作成し、次に8つのフィールドのいずれかに寸法を入力します。これらのフィールドは、ラベルの余白、ラベルの行数と列数、ラベル間のガター（余白）の有無を定義するために使用されます。寸法情報を入力すれば、作成したラベルはいつでも再利用できます。
外観： Bento の「外観」タブには、ラベルの印刷時の外観を変更するためのオプションがいくつか用意されています。フォント、フォントサイズ、色を調整できます。「ラベルの枠線を印刷」チェックボックスをオンにすると、各ラベルの周囲に薄いアウトラインが印刷され、カスタムラベルが期待どおりに印刷されることを確認できます。
フォームの印刷
フォームを印刷する場合でも、テーブルを印刷する場合でも、Bento では、印刷時のデータの表示方法に関する同じ一連のオプションが提供されます。これらのオプションのほとんどは、印刷されたデータが Bento データベースのスクリーンショットのように見えず、魅力的に見えるように設計されています。
「印刷」セクションでは、データベースで現在選択されているレコードのみを印刷するか、現在表示されているすべてのレコードを印刷するかを選択できます。また、テーブルではなくフォームを印刷する場合は、空白のフォームを印刷することもできます。また、フォームを印刷する場合は、1ページにつき1レコードのみを印刷するように選択できます。「ラベルを印刷」ボタンをクリックすると、テーブル/フォームの印刷ダイアログからラベルの印刷ダイアログに切り替わります。
印刷ダイアログの「オプション」セクションでは、印刷された文書の外観と、フォームや表と共に印刷されるメタデータ情報を指定します。「背景を印刷しない」オプションを選択すると、印刷されたフォームから背景色がすべて削除されます。これにより、フォームの見栄えが良くなるだけでなく、トナーやインクの使用量を大幅に節約できます。
「タイトルバナーを含める」を選択すると、印刷するすべてのレコードの上に、印刷するBentoコレクションの名前が表示されます。「ページ番号、日付、時刻を含める」を選択すると、印刷するすべてのページにフッターが追加され、選択した情報が挿入されます。「幅に合わせる」は表を印刷する場合にのみ使用できます。表の幅が縮小され、印刷ページが複数ページにまたがることはありません。「フィールドラベルと境界線を表示する」チェックボックスをオンにすると、Bentoデータベースで作業する際に、データの定義に役立つ名前と境界線を表示または非表示にできます。
Bento 4 の改良された印刷オプションにより、ラベル、表、フォームの印刷プロセスがさらに楽しくなり、情報から得られる出力がより見やすく、解釈しやすくなります。
[ジェフリー・バターズビーはMacworldの定期寄稿者です。ジェフリーの情報をもっと知りたい方は、ポッドキャスト「Revenge of the Fanboy!」とブログをご覧ください。 ]
