Adobe InDesign を利用する大規模な出版物では、デザイナーと編集者が共同制作できる環境を実現するために、InDesign とワードプロセッサの補助ツールである InCopy を組み合わせることがよくあります。Macworld でもまさにそれを行っています。
InDesign と InCopy を併用することで、毎月印刷雑誌を制作する際にほぼペーパーレス化を実現できました。
しかし、時には作品を印刷する必要が生じ、InCopyの印刷ダイアログボックスを開く必要が出てきます。InCopyは、基本的な印刷機能以外にも多くの機能を備えています。
以下は、印刷機能でできることと、私たちが実際に使用している例です。現在InCopy CS4を使用していますが、印刷機能とダイアログボックスのオプションはCS5でもほぼ同じです。
レイアウトビューでの印刷
InCopyのプリントダイアログボックスでまず注目すべき点は、作業中のビューに応じて、デフォルトで異なるオプションが表示されることです。レイアウトビューでは、特定のオプションセットが表示されます。ゲラビューやストーリービューでは、異なるオプションセットが表示されます。
レイアウトビューで、Command+Pキーを押します（またはアプリケーションメニューからファイル→印刷を選択します）。表示されるダイアログボックスの最初のオプションは「プリンタ」で、印刷するプリンタを選択します。次のオプション「表示」では、レイアウトビューまたはゲラ＆ストーリービューのどちらを印刷するかを選択できます。
印刷オプションは、デフォルトで「印刷」コマンドを選択したときのビューに設定されますが、「表示」ポップアップメニューを使用していつでもビューを切り替えることができます。ただし、InCopy CS4 と CS5 の両方において、レイアウトビューから「印刷」コマンドを呼び出すときに「ゲラとストーリー」オプションにアクセスするには、ちょっとしたコツが必要でした。InCopy で「表示」ポップアップメニューをクリックしてもそのビューが表示されなかったからです。回避策としては、印刷ダイアログボックスをキャンセルして、ゲラまたはストーリービューに入り (それぞれ Command + G または Command + Option + G、あるいは左上のタブをクリックするだけ)、必要なビューを印刷します。または、ダイアログボックスをキャンセルして、ゲラまたはストーリービューに入り、次にレイアウトビューに戻り (Command + L)、Command + P を選択します。そうすると、レイアウトビューから呼び出したダイアログボックスに、InCopy によって魔法のように「ゲラとストーリー」オプションが表示されるようになります。理由は分かりませんが、ゲラビューまたはストーリービューから印刷コマンドを呼び出すと、すぐに表示メニューからレイアウトを選択できるため、バグのようです。
次のオプション（「部数」、「用紙サイズ」、「印刷の向き」）は説明の必要がないほど分かりやすく、CS5のダイアログボックスには「部単位で印刷」チェックボックスが追加されています。ページオプションもほとんど説明の必要がないほど分かりやすくなっています。全ページ印刷するか、特定のページ範囲を印刷するかを選択できるほか、プリンターの出力方法に応じて、逆順に印刷することもできます。
「拡大縮小」では、ページをさまざまな比率で印刷するように設定できます。私はほぼ常に、幅と高さを両方とも 100 パーセントに設定し、「縦横比を固定」項目を選択したままにしています。しかし、「サイズに合わせて拡大縮小」オプションを使用すると、いくつかのトリックを実行できます。たとえば、印刷物にファイル名と文書を印刷した日時の記録を含める場合は、「ページ情報を印刷」オプションを選択できます。ただし、幅と高さの両方で「拡大縮小」を 100 パーセントに設定し、「縦横比を固定」を有効にした状態で、「サイズに合わせて拡大縮小」も選択せずにこれを行うと、その情報は印刷されたページに表示されません。「縦横比を固定」の選択を解除して高さと幅を小さいパーセンテージに設定することもできますが、「縦横比を固定」を選択したまま「サイズに合わせて拡大縮小」オプションをクリックする方がはるかに簡単です。こうすることで、必要な情報がすべて含まれ、ページ出力の見栄えもバランスが取れたものになります。
「用紙サイズに合わせて拡大縮小」オプションを使用するもう一つの例は、タブロイドサイズの見開きページを印刷する必要があるのに、レターサイズの用紙しか手元にない場合です。この場合、「用紙サイズ」を「レター」に、「印刷の方向」を「横長」に、「拡大縮小」を「用紙サイズに合わせて拡大縮小」に設定します。そして、「見開きページを印刷」を選択します。これは、見開きページ全体を表示して、レイアウトの不規則性を確認するのに最適な方法です。
もう一つのオプションは「画像を印刷」ですが、これはデフォルトでオフになっています。画像を印刷するには、このオプションを選択するだけです。InCopyから印刷する際は、テキストを鮮明に表示し、アート要素を邪魔しないようにしたいので、画像を印刷しないようにしています。また、画像を印刷しないことでインクと印刷時間を節約できます。
ゲラとストーリービューでの印刷
ゲラビューとストーリービューでの印刷は、利用できるオプションがはるかに多いため、少し複雑です。このビューで印刷すると、プログラムのストーリービューやゲラビューと同じように、テキストがそのまま印刷されます。
印刷ダイアログボックスには、おなじみの「プリンター」、「表示部数」、「用紙サイズ」、「印刷の向き」、「逆順」オプションが引き続き表示されます。さらに、ゲラビューとストーリービューはストーリーごとに区切られているため、「ストーリー」オプションも表示されます。ここでは、すべてのストーリー、現在のストーリー、または展開されたすべてのストーリーを印刷するかを選択できます。
すべてのストーリーを印刷することを選択したものの、一部のストーリーが折りたたまれていても問題ありません。ストーリーは展開されているかのように印刷されます。ただし、現在選択されているストーリーを印刷する場合、そのストーリーが折りたたまれていると、InCopy は、選択されているにもかかわらず、印刷する前にストーリーを展開するように促すメッセージを表示します。展開されているすべてのストーリーを印刷することを選択した場合、実際にそのように実行され、現在展開されているストーリーのみが印刷されます。
「オプション」では、現在のゲラ設定を選択したり、上書きしたりできます。現在の設定を維持すると、ゲラまたはストーリービューで現在設定されているフォントサイズでストーリーが印刷されます。私はゲラの設定を非常に大きなフォントサイズに設定しているので、画面上でストーリーを目に負担をかけずに見ることができ、印刷時には現在の設定を上書きしています。そうしないと、印刷されるページ数が多くなりすぎてしまうからです。
フォントサイズの変更以外にも、ニーズに合わせて他のオプションを選択できます。段落スタイル、インラインノート（すべて印刷するか、表示されているものだけ印刷するかを選択でき、ノートの背景色も表示できます）、変更履歴（すべて印刷するか、表示されているものだけ印刷するかを選択でき、ノートの背景色も表示できます）を印刷できます。
次のオプション「正確な行末を印刷」では、ページ上のストーリー ラインの表示を制御できます。すべての行を印刷することも、特定の範囲の行 (たとえば 5 行から 25 行) だけを印刷することも、行番号を印刷することもできます。印刷の列幅を設定するには、「ページ全体に印刷 (複数の列を使用)」オプションを選択します。たとえば、「テキストの列の幅」オプションを特定の幅に設定すると、段落スタイルを表示する列 (印刷するように選択している場合) はその幅で印刷されます。したがって、長いスタイル名を表示したい場合は、「テキストの列の幅」を 3 インチに設定して、完全なスタイル名を表示するためのスペースを列に確保することができます (このオプションでは、インチ、センチメートル、ミリメートル、パイカ、ポイントなど、さまざまな単位で計測単位を設定できます)。このようにドキュメントで使用されているスタイルを確認できると便利です。たとえば、ファイル全体で正しいスタイルが使用されているかどうかをすばやく確認できます。
ダイアログボックスの下部には、「ページ情報の印刷」と「ストーリー情報の印刷」の2つのオプションがあります。「ページ情報の印刷」については既に説明しました。「ストーリー情報の印刷」では、ストーリーのタイトルだけでなく、ストーリーの作者と説明も印刷されます（この情報は、アイテムの「コンテンツ情報」ダイアログボックス（「ファイル」->「コンテンツファイル情報」）で事前に設定しておく必要があります）。
InCopyでは印刷設定も保存できるので、印刷するたびに印刷メニューの複雑な設定をいちいち確認したくない方に最適です。「設定を保存」を選択するだけで、InCopyが設定を記憶します。印刷設定を保存すると、現在印刷中の文書だけでなく、InCopyから印刷するすべてのファイルに対してその設定が保存されます。
InCopyのプリントダイアログボックスからは、Mac OS Xの一般的なプリントダイアログボックスにもアクセスできます。「設定」をクリックすると、OSのプリントダイアログボックスが表示されます。ここでは、両面印刷を選択したり、用紙処理、画質、レイアウト（例えば、複数ページを1枚の用紙に印刷するなど）のオプションを設定できます。このダイアログボックスが表示される前に、InCopyのプリントダイアログボックスで設定できる項目がある場合は、印刷の競合を避けるため、そちらで設定する必要があるという警告が表示されます。この警告を今後表示しないように設定することもできます。
PDFへの印刷
バージョン管理や編集者や著者とのレイアウトの共有のため、PDF 形式で保存することはよくありますが、私はいつも InCopy の書き出し機能を使ってファイルを PDF に書き出します ([ファイル] > [書き出し]、または Command + E キー)。これは、InCopy でレイアウト ビューまたはゲラとストーリー ビューの PDF を作成する最も簡単な方法です。Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) では、Snow Leopard のセキュリティ機能によって Adobe PDF プリンターが無効になっているため、Adobe PDF プリンターは使用できません。Adobe Acrobat 9.1 Pro では、Adobe PDF プリンターが削除され、新しく「Adobe PDF として保存」コマンドが追加されています。Snow Leopard で以前のバージョンの Adobe Acrobat を使用しているお客様は、Adobe PDF プリンターを使用できません。この問題に関する詳しい説明は、InDesign Secrets Web サイトをご覧ください。
「書き出し」コマンドを実行すると、書き出しダイアログボックスが表示され、ファイルの保存場所と名前の選択を求められます。保存先を選択し、「形式」ポップアップメニューが「Adobe PDF」（デフォルト）になっていることを確認して、「保存」をクリックします。PDF 書き出しダイアログボックスが開き、書き出し元のビューに応じたオプションが表示されます。メモ、変更履歴（ゲラとストーリーのみ）、ページ情報などを含めることができます。「セキュリティ設定」ボタンをクリックすると、文書を開くためのパスワードや、共同作業者が権限やパスワードを変更するためのパスワードを設定できます。また、文書の権限も設定できます。閲覧者が文書を印刷または変更できるかどうか、PDF からコンテンツをコピーできるかどうか、コメントやフォームフィールドを追加または変更できるかどうかを決定します。
InCopyには、編集長、コピーエディター、ライター、校正者のほぼあらゆるニーズに対応できる多彩な印刷オプションが備わっています。次回InCopyから印刷する際は、ぜひこれらのオプションをいくつかお試しください。そうすることで、より効率的で、あなたの出版物に適した新しい作業方法が見つかるかもしれません。
