個人情報管理用のデータベースが必要で、FileMaker Pro や FileMaker Pro Advanced ( 、2005年12月 ) に何百ドルも払うのは気が進まない、という場合は、70ドルの iList Data が解決策になるかもしれません。10種類のテンプレートが用意されており、ほとんどのユーザーのニーズに対応できますが、注意が必要です。このプログラムには、FileMaker にあるようなグラフィカルな機能の多くが欠けています。そのため、テンプレートとは全く異なるデータベースを作成したい場合は、データベースの基本概念を理解し、スクリプト作成をためらわずに実行できる必要があります。
このプログラムは主に教育者向けに設計されており（テンプレートのうち2つは学校向け）、個人または小規模オフィス/ホームオフィスでの使用も可能です。iList Dataはシングルユーザー専用で、90ドルのiList Studioはマルチユーザー向けのアプリケーションです。
データベースの構築
iList Dataのテンプレートは、典型的なアプリケーションを幅広く網羅しています。連絡先、予定、タスク、売上/注文管理、生徒の成績、CD/DVDの在庫管理といったモデルデータベースも用意されています。データ収集用に設計されたアンケートテンプレートは興味深いものです。
データベースを一から設計したい場合は、「新規カスタムデータベース」を選択し、ダイアログボックスにテーブル名とフィールド名を入力します。テーブル名はダブルクリックするだけで簡単に編集でき、バージョン3.2以降ではフィールドタイプも変更できます。そのため、例えばデフォルトのテキストではなく数値など、フィールドに格納するデータを指定するのを忘れた場合でも、後から簡単に変更できます。
プリセットのフィールド名やプロパティ（読み取り専用かパスワード保護かなど）の変更は比較的簡単ですが、属性へのアクセスには別のメニューからアクセスする必要があります。例えば、フィールド名は「管理」メニューから変更しますが、フィールドのプロパティや外観の変更は「編集」メニューのコマンドから行います。
残念ながら、個々のデータベースの外観をカスタマイズすることはできません。フォントや文字サイズなどの外観設定は、すべてのデータベースとテーブルに適用されます。ビューセット機能を使えば、フィールドの幅、背景色、画面に表示されるフィールドなど、ある程度のカスタマイズは可能ですが、データベースごとにメインウィンドウの外観を変更できる機能があればなお良いでしょう。さらに、ウィンドウセット機能を使えば、ウィンドウのサイズや位置の様々な配置を保存できます。これは、一部のプログラムで異なるワークスペースを保存するのと似ています。
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| iList Data 3.2 の Find Relational コマンドを使用すると、複数のテーブルから検索に含めるフィールドを選択できます。 |
テーブルとフィールドを作成するためのダイアログボックスとテキスト入力方法は、最初は簡単です。バージョン3.2には、リレーショナルデータベース（複数の相互に関連するテーブルを持つデータベース）の設定を容易にする新機能が追加されました。「新しいフィールド」ダイアログボックスをCtrlキーを押しながらクリックすると、他のテーブルのフィールド名のリストがポップアップ表示され、その中から1つを選択できます。
データを見つける
iList Dataの検索機能はFileMakerの検索機能よりもシンプルですが、動作はFileMakerと似ています。「検索」メニューでは、単純な検索から複雑なクエリまで設定できます。複雑なクエリを作成するには、「リレーショナル検索」または「SQL検索」ダイアログボックスを使用してステートメントを作成する必要があります。これらのボックスでは、利用可能な検索フィールドを選択したり、ステートメントで使用できる演算子（「等しい」、「より大きい」、「類似」など）を確認したりできます。クエリの作成中にダイアログボックス内で例を確認できるので、非常に便利です。
メニューバーの「ブックマーク」ボタンをクリックすると、検索内容が保存されます。検索結果は、「戻る」または「進む」ボタンをクリックして別のビューを表示したり、別の検索を開始したりするまで、「レコードリスト」ウィンドウに表示されています。このウィンドウに「結果をクリア」または「表に戻る」ボタンがあれば、メインのレコードセットに戻りやすくなります。また、レコードリストでレコードを並べ替えるだけでなく、フィルタリングする機能があればさらに良かったと思います。「検索」メニューのコマンドを使って検索範囲を絞り込んだり拡張したりできますが、これらの機能はもっと使いやすくなっていた方が望ましいでしょう。
レコードの単純な検索では、iList Data は自動的にフラグメントを検索しません。そのため、CD データベースからアルバム名の一部しか覚えていない場合は、検索語のフラグメントを % 記号で囲む必要があります（例：%Nothing Left to Lose%）。
データ入力
iList Dataのデフォルトビューであるレコードリストビューでデータを入力するのが最も簡単です。ただし、フィールドをインライン編集できるように設定しておく必要があります。こうすることで、行をクリックするだけでデータの入力を開始でき、ダブルクリックしてレコード編集ウィンドウを開く必要がなくなります。しかし残念ながら、テンプレートでは、フィールドはデフォルトでこのように設定されていません。インライン編集が便利なフィールドでさえも設定されていません。そのため、「表示」メニューを開いて編集可能に設定する必要があります。
レコード編集ウィンドウ（典型的なデータ入力画面）には、レコード間を移動するための矢印がありません。また、「新規レコード」ボタンもありません。ただし、設定により、「作成」ボタンをクリックするとアクティブなレコードのコピーが生成され、それを編集できるようになります。
輸入と輸出
iList Dataは区切りテキストファイルをインポートできますが、.csvファイル（表形式のエクスポートによく使用されるファイル形式）はインポートできません。例えば、Excelで保存した情報をiList Dataにインポートしたい場合は、まず区切りテキストファイルとして保存する必要があります。他のデータベースプログラムでは.csv、.xls、XMLなどの形式をインポートできますが、iList Dataではインポートできません。
iList Data のファイルパスのインポート機能を使用すると、ドキュメント、写真、または音楽ファイルをカタログ化し、メニューコマンドから起動できます。画像データベーステンプレートは、ファイルパスの使用方法の良い例です。写真のカタログを作成するには、画像テンプレートから新しいデータベースを作成し、「パス：インポート」を選択します。iList Data は、指定したすべての画像のレコードを自動的に設定するため、インポートする画像パスを具体的に絞り込むことができます。バージョン 3.2 以降では、レコード内の画像のサムネイルをインポートして表示できます。特定のレコードの「起動パス」を選択すると、画像がデフォルトの画像ビューア（プレビューや iPhoto など）で開きます。
このプログラムのレポート公開機能は、無駄を省いたシンプルなものです。レコードリストとレポートをテキストまたはPDF形式で保存したり、レコードリストをMicrosoft ExcelやWordに送信したりできます。FileMakerのように高度な書式設定のレポートを作成したり、HTML形式で公開したりすることはできませんが、Wordでスタイル付き文書を作成し、iListデータレポートをデータソースとしてWordの結合機能を使用することは可能です。
レポートは、検索クエリを作成するのとほぼ同じ方法で、レポート パレットに小さなスクリプトを記述して作成します。
Macworldの購入アドバイス
データベースに不慣れな方でも、iList Data 3.2ならすぐに使い始めることができ、テンプレートのカスタマイズも比較的簡単です。しかし、インターフェースの制限が生産性を阻害する要因となっています。もしあなたがDIY派で、必要最低限の作業しか必要としないのであれば、iList Dataを使えば、自分にぴったりのパーソナルデータベースを構築できるでしょう。
[ レベッカ・フリードは、Macのハードウェアとソフトウェアを扱うフリーランスライターです。PC WorldでMacに関する記事を定期的に執筆しています。 ]
