DocMoto for Macレビュー：ネットワークベースのドキュメント管理ツールであらゆるものを追跡

医師、オフィスマネージャー、弁護士、プロジェクトマネージャー、エンジニア、不動産王、PR会社。どんなビジネスでも、規模が大きくなるにつれて、ドキュメントの追跡と管理は最大の課題の一つとなる可能性が高くなります。CHL SoftwareのDocMotoは、メールからOffice文書まで、組織で扱うあらゆるドキュメントを管理できるように設計されたサーバーベースのアプリケーションです。変更履歴の追跡、アクセス制御、変更履歴の維持、編集中のドキュメントのロックなど、あらゆる作業が一元管理され、整理され、簡単にアクセスできることを保証します。

DocMotoはクライアントサーバー型アプリケーションで、クラウドベースのホスト型サービスとして購入するか、独自のサーバーにインストールしてホストすることができます。クラウドベース版はCHL Softwareによってホストされ、同社のサーバーにバックアップされています。（補足：今回のレビューではクラウドベース版のみをテストしましたが、独自のサーバーの設定、管理、バックアップ以外に、両バージョンの動作に実質的な違いはありません。）

ドクモト1 — DocMoto のユーザーインターフェイスは Finder と同じように動作しますが、監査証跡と、編集中のファイルを管理するための優れたツールが備わっています。

DocoMotoのユーザー環境は、MacのFinderの代わりにFinder風のインターフェースで、書類の保存と管理に使用できます。アプリケーションを使用するには、まずDocMotoサーバーにアクセスし、ログイン用のユーザーアカウントを設定する必要があります。

DocMotoユーザーアカウントは、DocMotoサーバーに保存されているファイルやフォルダへのアクセスを管理するための強力なツールです。ユーザーの作成には、DocMoto内蔵のユーザーデータベースや、LDAPおよびOpen/Active Directoryサーバーとの統合など、複数のオプションがあります。ユーザー情報はこれらのデータベースから取得されますが、ユーザーアクセスの管理はDocMotoのユーザーとグループツールで行います。このツールは、多くのサーバーベースのファイルセキュリティツールと同様に機能します。

ドクモト2 — DocMoto のセキュリティ機能を使用すると、ファイルやフォルダーにアクセスできるユーザーおよびユーザーグループを簡単に管理できます。

DocMotoに保存されているファイルへのアクセス方法は、Finderでファイルを操作する方法と同じですが、一つだけ大きな違いがあります。DocMotoでファイルをダブルクリックすると、ファイルを表示用として開くのか、編集用として開くのかを尋ねられます。「表示」を選択するとファイルは読み取り専用文書として開き、「編集」を選択すると文書がチェックアウトされ、他のユーザーが編集できなくなります。他のユーザーは文書を閲覧できますが、チェックインするまで変更を加えることはできません。

DocMotoで保存できるファイルの種類には、事実上制限はありません。CHL Software社によると、サポートできないファイル形式は今のところ見つかっていないとのことです。唯一の制限はクライアント側にあり、編集にはMacに特定のファイル形式をサポートするアプリケーションがインストールされている必要があります。編集する文書をダブルクリックすると、適切なアプリケーションで文書が開きます。文書の編集が終わったら、保存して閉じ、再度チェックインします。文書を編集できるアプリがない場合は、AppleのLaunch Services機能がApp Storeで適切なアプリを案内します。

ドキュメントの編集が終わったら、ドキュメントを閉じて、DocMoto アプリを使ってチェックインします。ドキュメントをチェックインすると、タグ付け情報を追加したり、コメントを更新したり、他のユーザーが閲覧できるその他の有用な情報を提供したりできます。DocMoto はドキュメントの以前のすべてのバージョンのコピーを保持しており、Microsoft Office を使用している場合は、ドキュメントの異なるバージョンを比較して変更内容を確認できます。DocMoto は比較に Office の変更履歴機能を使用するため、他の種類のドキュメントではこの機能は使用できません。現在のバージョンのドキュメントが気に入らない場合は、以前のバージョンに簡単に置き換えることができます。

また、DocMoto が Maverick と Yosemite の自動保存機能を使用して保存されたドキュメントをどの程度適切に処理するかについても興味がありましたが、このアプリは自動保存されたドキュメントへの変更を問題なく処理することがわかりました。

DocMotoでは、ドキュメントを操作する方法が複数あります。FinderからDocMotoにドラッグして新しいドキュメントを追加したり、アプリ内からドキュメントをメールで送信したり、ユーザーにリンクをメールで送信してDocMoto環境から切り離して外部からドキュメントにアクセスできるようにしたりできます。また、ドキュメントやフォルダに通知を設定することで、ドキュメントが変更されたり、フォルダにファイルが追加されたりするたびに通知を受け取ることができます。いずれの場合も、ドキュメントとその操作内容に関する詳細な履歴が保持されます。

ドクモト3 — 他の人がファイルを編集していますか? DocMoto は追跡しているので、他の人がファイルを編集している間は誰も変更を加えることができません。

DocMotoには、フォルダテンプレートという非常に便利な機能があります。この機能を使うと、新規フォルダを作成すると、サブフォルダ、適切なタグ、権限が自動的に設定されます。この機能は非常に洗練されているにもかかわらず、使い方は簡単です。自動命名スキーマを作成でき、フォルダの作成方法が変更された場合、更新されたテンプレートを使用して以前に作成されたすべてのフォルダに、これらのテンプレートを遡及的に適用できます。

DocMoto には iPad 用のコンパニオンアプリもあり、デスクトップアプリと同じように機能するインターフェイスで、チェックイン/チェックアウト、ドキュメント編集、変更追跡などの DocMoto のすべての機能を提供します。