オフィスを支配する

文書やプレゼンテーションで同じロゴを使いたいですか？よく使うテキストや画像は、Microsoft Office 2004のスクラップブックに保存しましょう。WordまたはExcelでは、「表示」→「ツールボックス」を選択し、パレットの左上にあるアイコンをクリックするとスクラップブックが表示されます。EntourageまたはPowerPointでは、「ツール」→「スクラップブック」を選択します。文書内のテキストや画像を選択し、「スクラップブック」パレットの「追加」をクリックすると、スクラップブックにアイテムを追加できます。Office文書にアイテムを貼り付けるには、スクラップブックでアイテムを選択し、「貼り付け」をクリックします。—Kirk McElhearn

貼り付けたテキストを一致させる

WebページからWordにテキストを貼り付ける際、貼り付けたテキストを文書内のテキストと一致させたい場合が多いでしょう。Word Xでは、「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択し、「書式なしテキスト」を選択して「OK」をクリックします。これでテキストは書式設定なしで貼り付けられ、貼り付けた場所の書式が反映されます。Word 2004をお使いの場合は、テキストを貼り付けた後、貼り付けたテキストの下に表示される「貼り付けのオプション」ボタン（クリップボードのようなボタン）をクリックします。表示されたメニューから「貼り付け先の書式に合わせる」を選択します。—KM

ドキュメント画像を保存する

Word 2004文書に他の場所で使用したいグラフィックが含まれている場合、画像をデスクトップやフォルダにドラッグできますが、画像クリッピングとして保存されるため、共有しにくいです。代わりに、文書内の画像をCtrlキーを押しながらクリックし、コンテキストメニューから「図として保存」を選択し、「形式」メニューからファイル形式を選択してください。—KM

Excelに任せましょう

簡単なデータ入力 Excelで標準的なデータ系列を入力する必要はありません。最初の数項目を入力し、選択してドラッグするだけで、Excelが残りのデータ系列を自動的に入力します。

Excelで標準的なデータのリストを入力する代わりに、オートフィル機能を使って空白を埋めましょう。最初の2つのエントリを連続したセルに入力します。例えば、

1月

そして

2月

入力したセルを選択し、クリックしてカーソルを選択範囲の右下に移動します。カーソルがハンドルに変わったら、下（または横）にドラッグします。ツールチップに、一連のデータの次のエントリが表示されます。最後まで到達したら、マウスボタンを放すとセルにデータが入力されます（「データ入力の簡単化」を参照）。より複雑なパターンでも試してみてください。—KM

Keynote 3でOffice数式を使用する

Apple Keynote 3のプレゼンテーションに複雑な数式を入れたいですか？Officeをお持ちなら、Microsoft数式エディタ（Officeのインストールオプションの1つ）が便利です。Wordを開き、「挿入」→「オブジェクト」を選択し、表示されるダイアログボックスから「Microsoft数式」を選択してください。数式エディタが開きます。エディタのツールを使って数式を入力し、数式らしい機能を追加しましょう。数式を選択してコピーし、Keynoteのスライドに貼り付けます。サイズ調整可能なグラフィックとして表示されます。—Tom Negrino

彼らを魅了する

従来のレーザーポインターは、The Omni GroupのOmniDazzle（15ドル）と比べると見劣りします。OmniDazzleを使えば、PowerPoint 2004またはKeynote 3のプレゼンテーション中に画面を拡大表示したり、ハイライトしたり、注釈を付けたりできます（「フォーカスイン」を参照）。Keynote 3以降でOmniDazzleを有効にするには、Keynoteのスライドショー環境設定パネルを開き、 「Exposé、Dashboard、その他のアプリケーションに画面の使用を許可」オプションと「マウスの動きに合わせてポインターを表示」オプションの両方をオンにし てください。OmniDazzleのハードウェア要件については、こちらをご覧ください。—TN

Keynoteのムービーコントロールを非表示にする

The Omni GroupのOmniDazzleをPowerPointまたはKeynoteと組み合わせることで、プレゼンテーションの効果をさらに高めることができます 。このユーティリティを使えば、画面の一部を強調表示し、残りの部分を暗くすることで、ポイントを強調することができます。

Keynote 3のスライドにQuickTimeムービーがある場合、マウスを動かすとムービーコントローラーが表示されます。ムービーを一時停止したいときに便利ですが、邪魔になることもあります。コントローラーが表示されないようにするには、現在のマスタースライドをコピーし、ムービーを 通常のスライドではなくマスタースライドに配置 します。キーボードでムービーを操作することもできます。Jキーで巻き戻し、Lキーで早送り、Kキーで再生または一時停止できます。—TN

箇条書きを超えて

私が今まで見た中で最高のPowerPointプレゼンテーションは、箇条書きが一つもありませんでした。それは、 『Understanding Comics』 （Perennial Currents、1994年）の著者、スコット・マクラウドによるものでした。この素晴らしい本は、PowerPointやKeynoteを含むあらゆる形式のビジュアルコミュニケーションを理解するのに役立ちます。しかも、ほとんどがコミック形式で書かれています！これは本当に素晴らしいです。クリフ・アトキンソンのブログ「Beyond Bullets」も大好きです。—TN

複数の検査ツールを同時に使用する

AppleのPagesやKeynoteをお使いの方なら、インスペクタパレットの重要性をご存知でしょう。テキスト、画像、レイアウト、グラフなどの設定にアクセスできます。しかし、プログラムのツールバーにあるインスペクタボタンをクリックしても、表示または非表示になるインスペクタウィンドウは1つだけです。複数のインスペクタパレットを開くには、「表示」→「新規インスペクタ」を必要な回数だけ選択してください。—KM

コントロールページのテンプレート選択

デフォルトでは、Pages 2 を起動したとき、または新規文書を作成したとき（「ファイル」→「新規」）に、テンプレート選択ダイアログボックスが表示されます。Pag​​es の環境設定（「Pages」→「環境設定」）を使用すると、常に「空白」テンプレート（または他のテンプレート）を使用するように設定できます。テンプレート選択ダイアログボックスを再度表示するには、Option キーを押しながら「ファイル」→「新規」を選択してください。—KM

カウントアップ

Appleのテキストエディットで、作成中の文書の単語数をカウントしてくれないことにがっかりしているなら、ポール・ゴーマン氏の無料アプリ「NanoCount」が気分を良くしてくれるでしょう。この小さなプログラムは、アクティブなテキストエディット文書（Mac OS X 10.2以降）の単語数をカウントし、指定した頻度で更新します。（11月の全国小説執筆月間にはまさにうってつけです！）—KM

プレビューで欠落しているPDFリンクを修正

PDFのホットリンクがプレビューで機能しない場合は、スクロールツールが選択されていることを確認してください。ツール：スクロールツールを選択するか、Command+1を押すか、ツールバーの移動ツールをクリックしてください。—Adam C. Engst

より速くファックス

OS X 10.4で文書をFAXで送信する最も簡単な方法は、CommandキーとPキーを押し、PDFをクリックし、ドロップダウンメニューから「PDFでFAX」を選択することです。OS Xは文書のPDFを作成し、Macの内蔵モデムを使ってFAXとして送信します。内蔵モデムをお持ちでない場合は、月額15ドルのjConnect PremierなどのメールからFAXを送信するゲートウェイサービスにご登録ください。このサービスの無償ソフトウェアは、PDFメニューに「J2 MessengerでFAX」コマンドを追加します。—JK

流れを制御する

Keynote 3やPowerPoint 2004では、マウスやトラックパッドを操作するよりも、キーボードでプレゼンテーションの進行を制御する方が便利です。ここでは、これらのプログラムで最も便利なショートカットをご紹介します。—TN

計算機で合計する

複雑な数式を計算するときも、最近のベークセールの売上を計算するときも、電卓（/アプリケーション）を忘れずに使いましょう。電卓の「紙テープ」ウィンドウ（表示：紙テープを表示）には、計算結果の概要が表示されますが、それだけではありません。例えば、計算を終えて、別のデータでやり直したいとします。紙テープをクリックし、数値を変更して「合計を再計算」をクリックします。紙テープに直接入力するときは、通常の演算子（+、-、*、/）と括弧を使用できます。—KM