今月のAutomatorワークフロー: 強力なPDFトリック

PDFは文書を読むには素晴らしいフォーマットですが、読む以上のことをしようとすると、すぐに状況が複雑になることがあります。ありがたいことに、OS Xの組み込みワークフローツールであるAutomatorには、PDFファイルを扱うための便利なツールが組み込まれています。それでは、いくつか例を挙げてみましょう。

PDF文書を結合する

複数のPDFファイルを1つの文書として表示する方が便利な場合があります。例えば、同じプロジェクトに関連する3つのファイルなどです。Previewでは、最初のPDFファイルを開き、「表示」>「サムネイル」を選択し、別のPDFファイルをサムネイルパネルにドラッグすることで、PDFファイルを結合できます。しかし、このような手動のドラッグは、特に多くのファイルを扱っている場合は面倒です。Automatorを使えば、ワンステップで完了します。

Automatorを起動し、表示されるワークフロー選択から「アプリケーション」を選択し、「選択」をクリックします。ライブラリパネルから「PDF」を選択します。アクションパネルから「PDFページを結合」アクションをワークフロー領域にドラッグします。このアクションで「ページを追加」が有効になっていることを確認してください。次に、ライブラリパネルから「ファイルとフォルダ」を選択し、 「Finder項目を移動」アクションをワークフローの最初のアクションの下にドラッグします。ワークフローによって作成される結合PDFファイルの保存先（デスクトップまたは書類フォルダなど）を選択します。ワークフローをアプリケーションとして保存し、デスクトップに配置します。

PDFファイルを結合したい場合は、ファイルを選択してワークフローの上にドラッグするだけです。しばらくすると新しいPDFファイルに結合され、Automatorで配置するように指示した場所に表示されます。

作成されたPDFファイルでは、ドキュメントはアルファベット順に表示されます。並び順を気にする場合は、表示したい順に番号を付けてください（例：1 マーケティング戦略、2 営業活動、3 予測結果）。

これら 2 つのアクションにより、PDF ドキュメントを 1 つに簡単に結合できます。

PDFがテキスト編集に適したフォーマットであることに異論を唱える人はいないでしょう。しかし、PDFはテキスト編集に適したフォーマットではないため、PDFファイルからテキストをコピーし、テキストエディタやワープロソフトに貼り付けて、自由に編集したいという場合もあるでしょう。Automatorはここでも役立ちます。

アプリケーションワークフローを作成し、ライブラリパネルでPDFを選択し、 「PDFテキスト抽出」アクションをワークフローエリアにドラッグします。アクションの設定はお好みに合わせて行います。テキストをプレーンテキストまたはリッチテキストで出力することを選択し、ページヘッダーまたはフッターを追加し、出力ファイル名を指定します。

これで完了です。ワークフローをデスクトップに保存し、PDFファイルをドラッグして、文書のテキストをテキストエディットファイルに抽出します。文書にテキストブロックや列が含まれている場合、コピーされたテキストが乱れる可能性があることに注意してください。これらのブロックは個別の要素として解釈されず、前後のテキストの一部としてまとめられます。

ご存知の通り、プレビューでPDFファイルに注釈を付けることができます。「ツール」＞「注釈」を選択し、使用する注釈ツールの種類を選択します。追加されたテキストやハイライトは確かに便利ですが、別のテキスト文書に保存しておくと便利な場合もあります。例えば、学術論文やビジネスレポートの脚注として使用したい場合などです。Automatorを使えば、簡単に注釈を付けることができます。

さらに別のアプリケーションワークフローを作成します。ライブラリパネルでPDFを選択し、「PDF注釈を抽出」アクションをワークフローエリアにドラッグします。次に、ライブラリパネルで「テキスト」を選択し、「新規テキストエディットドキュメント」アクションをドラッグします。「PDF注釈を抽出」アクションで、テキストドキュメントに抽出する注釈の種類（テキスト、フリーテキスト、ハイライト）を有効にします。さらに、抽出するフィールド（ページラベル、ユーザー名、変更日、コンテンツ）を設定できます。