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Office 2016 for Macの登場は長らく待たれていましたが、多くの新機能が追加され、Windows版との機能の互換性もこれまで以上に向上しました。Microsoftは、カスタマイズ可能な折りたたみ式リボンやクロスプラットフォーム対応のキーボードショートカットなど、ユーザーエクスペリエンスの合理化に大きく貢献していますが、Officeのメジャーアップデートには、ある程度の慣れが必要です。Word、PowerPoint、Excel、Outlook、OneNoteに関するこれらのヒントは役立つはずです。もし何か具体的な操作でお困りのことがあれば、コメント欄でお知らせください。
Office 2016 は Office365 サブスクライバー向けに提供されており、9 月にはより広範囲にリリースされる予定です。
これはおそらく最も重要なヒントです。保存を忘れずに！AppleがOS Xに自動保存とバージョン管理機能を導入したため、多くのMacユーザーはCommand+Sキーを頻繁に押すという習慣を失い始めました。残念ながら、Office 2016（OneNoteを除く。これについては後ほど詳しく説明します）は自動保存機能を利用していません。ですから、こまめに保存することを忘れないでください。バージョン管理機能も廃止されましたが、その分、「名前を付けて保存」の愛用者にとっては、ファイルメニューの適切な場所にコマンドが配置されているというメリットがあります。
どこからでもファイルにアクセスする必要がある場合、Office 2016 に搭載されている OneDrive と SharePoint の統合機能により、クラウドストレージを簡単に利用できます。OneDrive または SharePoint アカウントに保存するには、「保存」ダイアログボックスの左下にある「オンラインの場所」ボタンをクリックします。リストから既存のアカウントを選択するか、「+」ボタンをクリックして別の場所を追加してください。
違いは何でしょうか？ いい質問ですね。OneDriveはiCloud Driveのようなコンシューマー向けクラウドストレージ製品です。一方、SharePointは企業向けに設計されており、イントラネットのような機能を持ち、チーム間でファイルを共有したり共同作業を行ったりできます。
Office 2016 で再設計されたリボンは、すべてのプラットフォームで外観と機能を統一しています。しかし、リボンは多くのスペースを占有するため、やや煩雑になることがあります。画面のスペースを広く使いたい場合は、右端にある小さな矢印をクリックしてリボンを非表示にできます。矢印をクリックすると、リボンが再び表示されます。また、現在アクティブなタブをクリックしてリボンの表示/非表示を切り替えることもできます。もちろん、ウィンドウの左上隅にある緑色のフルスクリーンボタンをクリックすることで、Office 2016 アプリをフルスクリーンモードにすることもできます。
Office 2016では、ドキュメントの共有がとても簡単になりました。ウィンドウの右上隅にあるシルエットアイコンをクリックするだけです。ポップアップ表示される共有メニューから、共同作業に招待したり、公開リンクをコピーしたり、ドキュメントをメールに添付して送信したりできます。ファイルがMacのローカルに保存されている場合は、招待したり公開リンクをコピーしたりするには、まずクラウドに移動する必要がありますが、これはたった2回のクリックで完了します。
ナビゲーションパネルを使えば、複雑なドキュメント内を簡単に移動できます。ナビゲーションパネルを表示するには、「表示」>「サイドバー」>「ナビゲーション」を選択します。リスト内の項目をクリックすると、ドキュメント内のそのセクションに直接移動できます。また、ナビゲーションパネルは編集中にドキュメント内の位置を追跡し、現在作業中のセクションをハイライト表示します。
新しいスタイルパネルで、スタイルを素早く適用・作成できます。「ホーム」タブの右端にある「スタイルパネル」をクリックします。リストからスタイル名をクリックして適用するか、「新規スタイル」ボタンを使って新しいスタイルを一から作成します。ドキュメントに多くのスタイルが適用されている場合は、「スタイルガイドを表示」チェックボックスをオンにすると、ドキュメントに適用されているすべてのスタイルが色分けされたガイドで表示されます。
オートコレクトを使えば、文章作成がスピードアップします。同じ単語を頻繁にスペルミスする場合は、オートコレクト辞書に追加しましょう。「ツール」＞「オートコレクト」を選択し、エントリを追加すると、入力ミスの癖が自動的に修正されます。Wordの自動スペルチェック機能からオートコレクト辞書に追加することも可能です。スペルミスのある単語をControlキーを押しながらクリックし、コンテキストメニューからオートコレクト辞書に置換語を追加できます。
MacとWindowsの両方を使っている方なら、キーボードショートカットの使い分けがどれほど面倒かご存知でしょう。MacでもWindowsと同じExcelショートカットを（ほぼ）使えるようになりました。Mac専用のコマンドキーショートカットも引き続き使えます（メニューにも表示されます）。もちろん、Windowsで既に使い慣れているショートカットもExcelで使えます。ただし、いくつか例外がありますので、Microsoftの便利なチートシートをご確認ください。
ExcelはMacのPDF機能と必ずしもうまく連携できるとは限りませんでした。しかし、Excel 2016ではこの問題は解決されています。印刷ダイアログのPDFドロップダウンメニューから「PDFとして保存」を選択すると、Excelスプレッドシートから単一のPDFファイルが作成されます。
スプレッドシートはデータ処理に最適ですが、最適な数式を作成するには試行錯誤を繰り返す必要があります。数式ビルダーは、Excelの構文に慣れていないユーザーにとって非常に便利です。Shift + F3キーを押すと新しい数式ビルダーが起動し、複雑なExcelの数式でもポイントアンドクリックでアクセスできます。
PowerPointの新しい発表者ビューを使えば、完璧なプレゼンテーションが完成します。ここでは、現在のスライド、次のスライド、そしてPowerPointデッキ全体のスクロール可能なサムネイルビューを確認できます。時計とタイマー機能でペースを維持し、各スライドのメモは見やすいので、重要なポイントを見逃すことはありません。
新しいアニメーションパネルからアニメーションを微調整できるようになりました。サウンド、タイミング、その他のアニメーションパラメータに簡単にアクセスでき、思い通りの効果を一か所で実現できます。
何時間もかけて最新のプレゼンテーションを完成させた後、Macでテストしてみると、一部のトランジションが使えず、期待通りの結果にならないことが分かりました。ありがたいことに、この問題はついに解決しました。MicrosoftがPowerPoint 2016 for Macに新しいトランジションを追加し、Windows版と同等の性能を実現しました。クロスプラットフォームの互換性は素晴らしいですね。
Outlookでは、カレンダーの上部に毎日の天気情報を表示できます。天気予報をクリックすると、拡大表示され、詳細情報が表示されます。また、MSN.comの天気予報ページに直接アクセスできるリンクも表示されます。リンクをクリックすると、現在地の天気予報情報も表示されます。外出時に天気予報を確認したい場合は、環境設定でチェックボックスをオフにしてください。
複数の予定表を同時に管理している場合、Outlook 2016 の新機能「サイドバイサイド」オプションを使えば、競合を簡単に見つけることができます。複数の予定表を並べて表示するには、ナビゲーションウィンドウのチェックボックスをオンにするだけです。すると、Outlook は現在の表示に基づいて、隣接するタブに複数の予定表を表示します。チェックを外して閉じるか、予定表のタブにある「X」ボタンを使って再び非表示にすることができます。
もちろん、すべてを一度に確認したい場合もあります。複数のカレンダーを表示した状態で、「整理」タブの「オーバーレイ」ボタンをクリックすると、複数のカレンダーを1つのビューに統合できます。もう一度「オーバーレイ」ボタンをクリックすると、選択したカレンダーが左右に並べて表示されます。
Outlook 2016では、スレッド表示が改善されました。受信メールは自動的にスレッドグループに分類され、スレッド全体または個々のメッセージに対して操作を行うことができます。展開三角形をクリックするとスレッド内の個々のメッセージが表示され、表示 > 配置 > スレッドをクリックするとスレッド表示がオフになります。
Outlookには、今必要なメッセージだけを素早く絞り込むための優れたツールがいくつか用意されています。Outlookのホームタブにあるフィルターボタンを使えば、今日、今週、今月受信したメールなど、特定のメッセージだけを簡単に表示できます。添付ファイル付きのメッセージ、未読メールなど、様々なフィルター機能も利用できます。特に便利な機能の一つは、カテゴリ別にフィルターできる機能です。送信者を関連するグループに分けるなど、少し手間がかかりますが、一度設定してしまえば、上司や家族など、必要なグループからのメッセージをボタン一つで簡単に分けることができます。
OneNoteはあらゆる種類の情報を収集・整理するのに最適です。しかし、OneNoteはすべてのデバイス間で同期されるため、特に他人の目に触れないようにしておきたい情報もあります。個人情報を不正なアクセスから守るために、OneNoteに搭載されているパスワード保護機能を活用しましょう。ノートブックのセクションをロックするには、「ノートブック」>「セクション」>「パスワード保護」>「このセクションを保護」を選択します。パスワードを入力して、不正アクセスを防止しましょう。
Office 2016の他の機能とは異なり、OneNoteはデータを自動的に保存し、Microsoftアカウントを介して同期します。これにより、複数のMac、PC、またはモバイルデバイスからOneNoteデータにアクセスできます。OneNoteノートブックの最終同期日時を確認するには、ノートブック名をクリックし、名前の右側にある矢印をクリックします。
