iWorkとiCloud.comを使ってドキュメントを共同編集する方法

ドキュメントやプロジェクトで誰かと共同作業したい場合、AppleのiCloud.comには、他の人との共同作業を簡単にするコラボレーション機能が備わっています。友人や同僚にドキュメントにコメントを追加してもらいたい場合でも、他の人と共同でドキュメントを作成する場合でも、AppleのiWorkアプリ（Pages、Numbers、Keynote）とiCloud.comを使えば、このプロセスを効率化できます。

ここでは、iCloud.com で共同作業を行う方法、iCloud.com が提供する機能、不足している機能について説明します。

ドキュメントをクラウドに取り込む

iWorkドキュメントを作成したら、iCloud Driveに保存できます。ドキュメントをクラウドに保存したら、iCloud.comで他のユーザーと共有できます。iCloud Driveを使用するには、iOS 8以降またはOS X Mavericks以降が必要です。

Macでは、「システム環境設定」＞「iCloud」でiCloud Driveをオンにします。iOSでは、「設定」＞「iCloud」でオンにします。iCloud Driveを有効にすると、iWorkアプリや、この機能をサポートする他のアプリで作成した書類を保存できるようになります。（この機能は、Mac App Storeで販売されているiOSアプリとOS Xアプリでのみ利用可能です。）

iCloudではデフォルトで5GBの無料ストレージが提供されており、書類、写真、メール、iOSデバイスのバックアップを保存できます。iCloud Driveを頻繁に使用する予定がある場合は、より容量の大きいプランへのアップグレードをご検討ください。例えば、月額1ドルでストレージを50GBに増量でき、最大1TB（月額10ドル）のiCloudストレージを利用できます。

iOS上のiWorkアプリでドキュメントを作成する場合は、iCloudに保存する必要があります。OS X上のiWorkアプリでドキュメントを作成する場合は、ローカルに保存するかiCloud Driveに保存するかを選択できます。Macで作成したすべてのドキュメントをクラウドに保存する必要はおそらくありません。共有したいドキュメントや他のデバイスからアクセスできるようにしたいドキュメントだけを保存してください。

ドキュメントの共有

iCloud Driveに書類を保存したら、友人や同僚と共有できます。Pag​​es、Numbers、Keynoteで「共有」＞「iCloudでリンクを共有」を選択するか、ツールバーの「共有」ボタンをクリックします。書類を共有する相手に書類の編集を許可するか、閲覧のみを許可して変更は許可しない場合は「アクセス権」メニューから「読み取り専用」を選択します。「パスワードを追加」をクリックしてパスワードを設定することで書類を保護できます。パスワードは相手に安全に伝える必要があります。（電話やFaceTimeを使うのが最善の方法かもしれません。）

次に、相手をドキュメントに招待する方法を選択します。メール、メッセージ、Twitter、Facebookなどの方法で招待することも、リンクをコピーして自分で送信することもできます。Slackなどのコラボレーションツールを使って他の人とコミュニケーションを取る場合は、後者の方が便利です。「ドキュメントを共有」をクリックし、メールアドレスなどの必要な情報を入力して共有します。

共同編集者がドキュメントへのリンクを受け取ると、それをクリックしてiCloud.comでドキュメントを閲覧できます。iCloudアカウントは不要で、WindowsやAndroidを含むあらゆるウェブブラウザからドキュメントにアクセスできます。共同編集者は自分の名前を入力し（これにより、共同編集者が行った変更を追跡できます）、許可されている場合はドキュメントを編集できます。許可されていない場合は、ドキュメントを閲覧するだけです。

協力して

共同編集者に書類の編集を許可している場合、書類を開いている間は、共同編集者が行った変更が使用中のアプリに反映されます。例えば、Numbersでスプレッドシートを作成し、同僚がウェブ上でそれを編集すると、書類は自動的に更新されます。これはリアルタイムではなく、変更が反映されるまでに数秒かかります。

iCloud.com のウェブインターフェースで変更を行うことをお勧めします。共同編集者がドキュメントを編集しているときはカーソルが表示され、iCloud.com ツールバーのユーザーアイコンをクリックすると、ユーザー名をクリックして、どのセクションが変更されたかを確認できます。ただし、変更後は、正確な変更内容を確認することはできません。ユーザーポップアップでユーザー名をクリックすると、編集したセクションが表示される場合がありますが（常に表示されるとは限りません）、正確な変更内容は表示されません。

2 人以上のユーザーが同時に変更を加えることがあります。または、Pages、Numbers、Keynote でローカルに変更を加え、共同編集者が iCloud.com で編集を加えることもあります。このような状況が発生すると、両方に書類が同期されていないことを示すダイアログが表示され、書類の編集に招待されたユーザーは何も編集できなくなります。どちらのバージョンを残すかは書類の所有者が決定します (必要に応じて後で確認するために両方を残すことができます)。ただし、この場合も変更内容を比較することはできません。バージョンの日時と更新場所 (iCloud.com または特定のコンピュータ) のみが表示されます。書類の作成者と所有者は、複数のユーザーが同時に書類を編集しないようにすることが最善ですが、当然のことながら、この機能の有用性は制限されます。

バージョン履歴を閲覧するには、「ツール」アイコン（レンチ）をクリックし、「すべてのバージョンを参照」を選択します。ただし、異なるバージョンを完全に復元することしかできず、元のファイルや最終的なファイルと比較することはできません。Microsoft OfficeアプリやGoogleドキュメントで変更履歴の追跡に慣れている方は、iWorkアプリでのこの機能の使い勝手にがっかりするかもしれません。

ただし、Mac ではバージョンを参照できます。共有ドキュメントを開いた状態で iWork アプリケーションを開き、「ファイル」>「バージョンを戻す」>「すべてのバージョンを参照」を選択します。左側に現在のバージョン、右側に古いバージョンが表示されます。これらは、追加や編集のみを含む別のバージョン、または iCloud.com で編集されたバージョンである可能性があります。ローカルに保存されたバージョンを表示するときと同じように、これらのバージョン間を移動できます。これらのバージョンの一部はクラウド上にある場合があります。その場合は、クラウドアイコンに続いて「このバージョンを読み込む」というテキストが表示されます。このテキストをクリックすると、バージョンをダウンロードして表示し、最終的なドキュメントと比較できます。これらのバージョンのいずれかを復元したり、変更内容をメモしてドキュメントに適用したりできます。

iWorkのコラボレーション機能は興味深いものですが、その弱点により、ごく基本的な編集や変更にしか役に立ちません。iCloud.comでは、これらのコラボレーション機能を完全に使いこなすために、適切な変更追跡機能が不可欠です。特にMacを持っていない人にドキュメントを閲覧してもらうには最適な方法ですが、変更追跡機能がないため、編集内容に関する正確な情報を十分に把握できません。