TextUS.bizのReceptionistアプリは、シンプルな原理で動作します。ほとんどの企業、たとえ大企業であっても、もはやフロントデスクで誰かがオフィスに入ってくるのを待つ専任の受付係を雇用する必要はありません。小規模な共有ワークスペース、共同ワークスペース、中規模企業、あるいは大企業であっても、フロントデスクに到着した顧客、ベンダー、配達員と簡単に連絡を取る方法を探している可能性は高いでしょう。Receptionistは、iPadベースのフロントデスク受付を、まるで人間のような操作性へと進化させます。
Receptionistは2つのピースからなるパズルです。1つ目はReceptionistという無料のiPadアプリ、2つ目はTextUS.bizのReceptionistアカウントです。前者は、お客様が到着を知らせるために使用するタッチスクリーンインターフェースを提供し、後者はお客様に表示される画面を操作するバックエンドデータを提供します。
受付アカウントの料金は、最初の 30 日間の無料トライアル期間の終了後、最大 24 件の連絡先、無制限のメッセージ、1 台の iPad での訪問者のログ記録が付いた月額 49 ドルから、100 人以上の連絡先と複数の iPad で上記のすべてが付いた月額 249 ドルまでとなります。
すべての管理は、TextUs.BizウェブサイトとReceptionist管理インターフェースを使用して行います。サイトに初めてログインすると、設定手順が案内され、会社のロゴや紹介テキストメッセージの追加、顧客のチェックイン時に再生される音声プロンプトの設定、顧客のチェックイン情報の記録方法の選択などを行うことができます。Receptionistのログには、顧客のチェックイン時の画像が記録され、後で確認することができます。
Receptionist には、連絡先、配信、チェックアウトの 3 つのデフォルトのボタン オプションがあり、カスタム ボタンを作成するオプションもあります。
連絡先には、クライアントが到着を通知する相手の検索可能なリストが表示されます。連絡先は手動で追加することも、CSVファイルからインポートすることもできます。CSVファイルには、連絡先の氏名、各連絡先に固有の携帯電話番号、メールアドレスが含まれています。作成した連絡先は、カスタムボタンまたは連絡先ボタンに追加したり、配達物の到着時に通知する相手として設定したりできます。
配達ボタンについては、Receptionist には6つの配達会社があらかじめ用意されており、そのうち4社を配達画面で選択できます。配達メッセージは3種類から選択するか、独自の配達メッセージを作成することができます。
すべての基本設定 (請求情報の入力を含む) が完了したら、データを公開して、Receptionist iPad アプリから利用できるようにします。このアプリは、クライアントがチェックインに使用するキオスク デバイスとして使用するように設計されています。クライアントが到着すると、アプリの設定に応じて、連絡先のリストまたは定義したボタンが表示されます。連絡先を選択した後、名前と会社名を入力してサインインします。配送会社の場合は、配送会社を選択し、定義したメッセージのいずれかを選択します。いずれの場合も、チェックインされるとすぐに、選択した連絡先に SMS とメールでメッセージが送信され、連絡先に到着が通知されたことがゲストに通知されます。
SMSまたはメールでメッセージを受信すると、連絡先はSMSまたは事前定義されたメールで返信することができ、ReceptionistアプリはiPadの画面に連絡先の返信を表示します。チェックイン時には、Receptionistアプリは誰がチェックインしたかのログ情報を記録し、アプリで設定されている場合、クライアントの画像をキャプチャします。
全体的に見て、Receptionistは受付のないオフィスに最適な選択肢だと感じました。ただし、設定の変更、ボタンの追加・削除、顧客情報の更新など、操作が少し面倒だと感じました。Receptionistの管理サイトにログインしても、設定を変更するための明確なオプションが表示されません。代わりに、最初にアカウントを作成してアプリをセットアップしたときと同じ設定手順を踏む必要があります。
Receptionist のログ機能は非常に優れていると感じましたが、データを CSV 形式でエクスポートするオプションしかないため、クライアントがチェックインしたときにキャプチャされた画像をエクスポートすることはできません。
結論
TextUs.bizのReceptionistアプリは、顧客をオフィスに迎え、従業員に到着を知らせるための優れた代替手段を提供します。ログデータのエクスポートや設定情報の更新機能の強化には期待したいところですが、連絡ツールとしては素晴らしい機能を備えています。受付のないオフィスで働いている方にとって、Receptionistは十分にニーズを満たしてくれるでしょう。
