良いドキュメントスキャナーも持っています。OCR機能も優れていて、文書管理ソフトも持っています。紙の文書をデジタル化する確実なシステムも持っています。ほとんど印刷もしません。ペーパーレスオフィスに関する本も書きました。それなのに、どういうわけか自宅のオフィスには大量の書類がまだ残っていて、どんなに頑張ってもどんどん増えていきます。一体何が起こっているのでしょうか？
「ペーパーレスオフィスの実現可能性は、ペーパーレストイレの実現可能性と同じくらい低い」という古いジョークがあります。今のところ、ペーパーレストイレがどうやら流行りつつあるという事実は無視しましょう。ペーパーレスオフィスは本当に絶望的なのでしょうか？
ビジネス界は、紙の削減に向けてゆっくりと、しかし着実に前進しています。例えば、事務用紙の使用量は2000年から2011年にかけて40%減少し、銀行、公共料金、その他のサービスにおいて、ペーパーレスの請求・決済システムを導入していないところはますます少なくなっています。私たち小規模企業の経営者は、大企業の経営者とは異なり、独自のルールを設定する裁量が大きく、また、克服すべき慣習も少ないため、この取り組みをさらに推進するのに理想的な立場にあると言えるでしょう。
しかし、ペーパーレスオフィス実現の最大の障壁は、「ペーパーレス」という言葉そのものかもしれません。紙を少しでも使うことがペーパーレスの定義を満たさないことを意味するのであれば、私たちはこの概念を誤解しているのかもしれません。完全なペーパーレス生活を実現することはできないかもしれませんが、だからといってペーパーレスオフィスが神話や失敗作であるわけではありません。車を運転できるからといって、飛行機が失敗作であるとは限りません。ペーパーレス化を効果的に進めるために、すべてを「ペーパーレス」にするか、まったく「ペーパーレス」にするか、どちらかを選ぶ必要はありません。
目標を検討する
そもそも、なぜペーパーレス化を進めたいのですか?
ペーパーレスオフィスというアイデアが初めて浮上した1970年代当時、紙の管理は今日よりもはるかに大きな問題でした。経営陣はメモをテープに録音し、それをタイプライターで打ち込み、コピーし、手作業で回覧するといった作業を人に依頼していました。社外とのコミュニケーションには大量の手紙を書く必要があり、それぞれに封をし、切手を貼り、郵送し、開封し、返信するといった作業が必要でした。ファイリングには膨大なスペースが必要で、以前にファイリングした書類を探すのにも時間がかかることがよくありました。
つまり、紙の扱いは生産性を大きく阻害し、多くの人がその煩わしさから解放された未来を待ち望んでいたのです。しかし、こうした問題は大きく減少し、中には事実上消滅したものもあります。紙はまだたくさんあるかもしれませんが、紙にまつわる悩みは減っています。ペーパーレスオフィスの維持目標が生産性の向上にあるなら、紙そのものよりも、生産性の向上に重点を置く方が効果的かもしれません。
例えば、大量の印刷された書類を受け取り、その中の情報を探すのと、どこに保存するかを考えるのが主な問題である場合、スキャン・OCR・シュレッディングのルーチンが役立ちます。文字通り紙の量を減らすわけではありませんが、煩わしい煩わしさを解消してくれます。
それから、木々の問題もあります。森林保護や廃棄物の削減といった環境問題は、紙の使用量を減らすための確かに立派な理由です。私はその本能を称賛します。そして、紙媒体ではなくデジタルの新聞、雑誌、書籍を選ぶ良い理由だと思います。なぜなら、それらは本当に大量の紙を節約できるからです。しかし、たった2ページの文書を印刷するかどうかで悩むのは無駄です。より大きな問題に集中すれば、はるかに大きな効果が得られます。
皮肉に屈する
さらに、どれだけ努力しても、ペーパーレス化への道は、よりによって紙で舗装されているように思われます。
こんな実話があります。今年初めにVerizonでiPhone 5を購入したとき、すぐにオンラインアカウントアクセス、自動支払い、そしてペーパーレス請求に登録しました。数日後、郵便受けを開けると、Verizonから3通の別々の封筒が入っていました。それぞれの封筒には、私が受け取る紙の量を減らすために設計されたこれらのサービスのいずれかに登録したことを確認する手紙が入っていました。そうです。Verizonは、紙の請求書を送らなくなったことで、いかに環境に配慮しているかを伝えるために、私に手紙を送る必要があると考えたのです！
銀行や保険会社など、同じような話はいくらでもあります。どれも山ほどの無駄な書類を送りつけてくるんです。これらの会社が、避けられない法的通知義務に縛られている場合もあることは承知しています。ただ言いたいのは、大きな前進を数回達成するごとに、小さな後退を受け入れなければならないこともあるかもしれないということです。それは悪いことではありません。
物を見つけることに集中する
私にとって、ペーパーレスオフィスとは、何よりも利便性が重要です。デジタル文書は紙の文書よりも検索、共有、バックアップが容易で、実質的にスペースも必要ありません。文書をスキャンして検索可能なPDFに変換し、原本を（可能な限り）シュレッダーにかけるかリサイクルすれば、こうしたニーズに見事に応えられます。
もちろん、スキャンしたからといって紙の量が減るわけではありません。そもそも処理しなければならない紙の量が減れば、もっと嬉しいのですが、今まさにその目標に向かって努力しています。電子明細書を提供しているサービスはすべて既に利用しており、請求書はメールで送っています。簡単な契約書や秘密保持契約書、その他の合意事項は、スキャンした署名をPDFpenPro ( 
) で重ねて「署名」しています。
習慣を変える
ところが先日、同じテーブルで6人ほどの人と名刺交換をしたのですが、すぐに自分がバカみたいだと感じてしまいました。名刺交換アプリがあるんです！もちろん、机の上の名刺の山をスキャンすることもできますが、iPhoneやiPadのPrizmo（
）などのスキャンアプリで写真を撮って、そのまま名刺を返すこともできたはずです。領収書や商品パンフレット、そのほか、ついつい手に取ってしまう雑多な紙切れにも同じことが言えます。テクノロジーは持っているのですが、それよりも大きな障害は、自分の習慣を変える必要があるということです。
紙の使用量も減らそうと努力していますが、正直言って、もともとそれほど多くはなかったので、特に困ったことはありません。今年中にプリンター用紙を1箱全部使い切るなんてことになったら驚きですが、仮に600枚使ったとしても、罪悪感は感じません。
ほぼペーパーレスで誇り
私のオフィスは完全なペーパーレスではありませんし、おそらくこれからもそうなることはないでしょう。（え？ せっかくの古本を全部処分するの？）でも、私は気にしません。入ってくる紙がなくなるまでスキャンを続けます。その間、ファイリング、ファックス、スタンプ、郵送といった面倒な作業がなくなり、ほぼペーパーレスの未来を生きているという実感に浸りたいです。
