匿名を希望する読者が、Office 2011 で定型文を作成する方法を探しています。その読者は次のように書いています。
Mac版Outlook 2011（またはEntourage 2008）を使ってメールの差し込み印刷をする方法を探しています。Windows版Outlookでは非常に簡単にできるのですが、Mac版Outlook 2011で（簡単に）行う方法が全く分かりません。何か良いアイデアはありますか？
効果的な定型レターを作成するための第一歩は、Outlookはデザインに一切関係がないことを理解することです。差し込み印刷はMicrosoft Word内で行います。Word 2011では、この方法で作成できます。
「ツール」→「差し込み印刷マネージャ」を選択します。小さな「差し込み印刷マネージャ」ウィンドウが表示されます。このウィンドウには6つのステップがあり、すべて実行して文書を作成します。
まず、新しい空白の文書を作成します。最初のステップで「新規作成」をクリックすると、定型書簡、ラベル、封筒、カタログのいずれかを作成するオプションが表示されます。ここでは「定型書簡」を選択します。
2つ目のステップでは、「リストを取得」をクリックし、フォームレターに挿入するデータのソース（名前、住所、電話番号など）を選択します。選択肢には、「新しいデータソース」、「データソースを開く」、「Officeアドレスブック（Outlookに付属）」、Appleアドレスブック（Appleのアドレスブックアプリケーション）、FileMaker Proなどがあります。ここでは「Appleアドレスブック」を選択します。
データを差し込みたい部分には余白を残しながら、定型レターの作成を始めましょう。差し込み印刷マネージャのウィンドウに戻り、3番目のステップをクリックします。ここでは、名、姓、住所、電話番号、メールアドレスといった一般的なデータタイプが確認できます。適切なデータタイプを定型レター内の適切な場所にドラッグしてください。
ステップ4では、メールにマージする受信者を指定します。「オプション」をクリックすると、「クエリオプション」ウィンドウが表示されます。この場合は、アドレス帳の受信者のグループを選択します。マージするグループを選択したら、「OK」をクリックします。
必要に応じて、フォームレターが適切に作成されているかプレビューできます。手順5で「差し込みデータを表示」アイコンをクリックし、右矢印ボタンまたは左矢印ボタンをクリックしてフォーム間を移動することで、プレビューを行うことができます。クリックするたびに、新しいレコードが文書に挿入されます。
最後に、手順6で差し込み印刷したメールメッセージを作成します。「プリンタに差し込み」、「新規文書に差し込み」、「電子メールメッセージを作成」の3つのオプションがあります。最後のオプションが目的のオプションです。これをクリックし、表示されるメール受信者ウィンドウで「件名」欄にメッセージの件名を入力し、「送信トレイに差し込み印刷」をクリックします。これで、Word によってカスタマイズされたメッセージが生成され、Outlook の送信トレイに配置されます。自動的に生成されない場合は、Apple の Mail を開き、「環境設定」を選択して「全般」タブをクリックし、Microsoft Outlook がデフォルトのメールリーダーとして設定されていることを確認してください。
