たとえば、あなたがMacファンで料理好きで、Apple（企業）に関するメッセージやリンゴ（果物）に関するメッセージが何百件も届いているとします。「リンゴ」という単語を検索しても、探しているメッセージは見つからないかもしれません。また、検索語ではなく「私の好きな果物」や「私のiMac」といった単語だけを含むメッセージを検索しても、検索に失敗する可能性があります。場合によっては、メッセージをトピック別のメールボックスに分類することでこの問題を回避できますが、それでも複数のトピックに関するメッセージは問題を引き起こす可能性があります。そのような場合に役立つのが、追加のメタデータ、つまりメッセージ自体には含まれていない情報です。
Entourageのカテゴリの使用：Entourageでは、1つまたは複数のユーザー定義カテゴリを使用してメッセージをラベル付けできます。これにより、場所やメッセージの内容で絞り込む代わりに、あるいはそれらに加えて、カテゴリで検索を行うことができます。これらのラベルは自分で作成して適用したものなので、目的のメッセージにたどり着く可能性が高くなります。
Entourage のカテゴリリストを編集するには、「編集」->「カテゴリ」->「カテゴリの編集」を選択します。「新規」ボタンをクリックし、名前を入力して、ポップアップメニューから色を選択することで、新しいカテゴリを作成できます。(メッセージリストでは、メッセージのタイトルは最後に割り当てられたカテゴリの色で表示されます。メッセージリストをカテゴリ別に並べ替えるには、「表示」->「並べ替え」->「カテゴリ」を選択します。) 既存のカテゴリの名前を変更するには、そのカテゴリをダブルクリックするか、選択して「削除」をクリックすると削除されます。カテゴリを適用するには、1 つまたは複数のメッセージを選択し、Entourage ツールバーの「カテゴリ」メニューまたは「編集」メニューの「カテゴリ」サブメニューから、必要なカテゴリを選択します。または、Command キーと; (セミコロン) キーを押してすべてのカテゴリのリストを表示し、必要なカテゴリを選択して「OK」をクリックします。
メッセージを分類したら、特定のカテゴリに属するメッセージを素早く検索できます。「編集」→「検索」を選択し、「すべて」をクリックします。プラス記号（+）アイコンをクリックし、「アイテムに含まれるもの」ポップアップメニューから「カテゴリ」を選択し、その横にあるポップアップメニューからカテゴリ名を選択します。Entourageは、そのカテゴリに指定されたすべてのメッセージを表示します。
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メールにタグを追加する：Appleのメールには分類機能がありません。しかし、Indevの30ドルのMailTags（ ）を追加すると、ユーザー定義のキーワード（カテゴリに相当）だけでなく、プロジェクト名、期限、色付きラベル、その他のメタデータもサポートされます。MailTagsを使用すると、これらの追加情報を受信メッセージと送信メッセージの両方に適用できます。また、メッセージをIMAPサーバーに保存すれば、MailTagsを実行している2台以上のMac間でデータを同期できます。
MailTags をインストールしたら、メッセージウィンドウの隅にあるタグ型のアイコンをクリックするか、メッセージを選択して「メッセージ」->「MailTags」->「メッセージにタグを付ける」を選択するか（または command-control-T キーを押す）、メッセージのメタデータの詳細をすべて編集できるペインを表示します。メッセージにタグを付けたら、Mail の組み込み検索ツールを使用してメタデータを検索します。検索フィールドに数文字入力すると、ツールバーのすぐ下に一連のボタンが表示され、検索範囲を選択できます。既存のオプション（「メッセージ全体」、「差出人」、「件名」など）に加えて、「キーワード」、「プロジェクト」、「メモ」などのメタデータも選択できるようになりました。
タグとカテゴリの豆知識：EntourageのカテゴリやMailTagsのキーワードは、将来必要になると思われるすべての新着メッセージにタグを付ける習慣を身につけた場合にのみ役立ちます。リストをざっと探す時間を無駄にしないよう、大まかなカテゴリやキーワードを適度に絞ったリスト（数十個程度）を作成することをお勧めします。1つのメッセージに複数のカテゴリやキーワードが設定できる場合もあるので、いくつか追加することをためらわないでください。そうすることで、新しいタグを作成するよりも簡単にメッセージを見つけられるかもしれません。
シニア寄稿者の Joe Kissell 氏は、TidBits のシニア編集者であり、OS X に関する多数の電子書籍の著者です。
